Kir­jaus

To­sit­teen poh­jal­ta yri­tyk­sen kir­jan­pi­tä­jä tekee kir­jauk­set kir­jan­pi­toon. Kir­jaus­ten pe­rus­teel­la laa­di­taan yh­tiön ti­lin­pää­tös joka si­säl­tää muun muas­sa tu­los­las­kel­man ja ta­seen.

Miten kir­jaus teh­dään

Ote­taan esi­mer­kik­si ai­em­min ku­vat­tu to­si­te suur­sii­vouk­ses­ta Hir­si­mäen au­to­kor­jaa­mos­sa. Hir­si­mäen au­to­kor­jaa­mon kir­jan­pi­tä­jä Mark­ku tekee Mirka-​Cleanin myyn­ti­las­kun pe­rus­teel­la kir­jauk­sen:

Missä ajas­sa kir­jauk­set täy­tyy tehdä

Kir­jan­pi­don tie­to­jen poh­jal­ta laa­di­taan Ve­ro­hal­lin­toon ar­von­li­sä­ve­roil­moi­tus, yleen­sä kuu­kausit­tain. Ar­von­li­sä­ve­roil­moit­ta­mi­sen mää­rä­ajat luo­vat siis ta­ka­ra­jan kir­jan­pi­don kir­jaus­ten te­ke­mi­sel­le eli kir­jan­pi­don laa­din­nal­le. Ai­ka­ra­jo­jen kans­sa tulee olla tark­ka­na, koska Ve­ro­hal­lin­to mää­rää myö­häs­ty­neis­tä il­moi­tuk­sis­ta myö­häs­ty­mis­mak­sua.

Säh­köi­nen ar­von­li­sä­ve­roil­moi­tus on toi­mi­tet­ta­va Ve­ro­hal­lin­toon vii­meis­tään kuu­kau­den ja 12 päi­vän ku­lues­sa koh­de­kuu­kau­den päät­ty­mi­ses­tä. Hel­mi­kuun kir­jan­pi­don tulee siis olla val­mii­na huh­ti­kuun 12. päi­vään men­nes­sä.

Jos yri­tys on myy­nyt ta­va­raa tai pal­ve­lua EU-​alueelle, sen on teh­tä­vä myös ar­von­li­sä­ve­ron yh­teen­ve­toil­moi­tus. Sen ai­ka­tau­lu on tiu­kem­pi kuin ar­von­li­sä­ve­roil­moi­tuk­sen. Hel­mi­kuun EU-​myynneistä on teh­tä­vä yh­teen­ve­toil­moi­tus jo 20. maa­lis­kuu­ta.

Kä­tei­sel­lä ra­hal­la ta­pah­tu­nei­den mak­su­jen kir­jauk­set on teh­tä­vä vii­py­mät­tä päi­vä­koh­tai­ses­ti – käy­tän­nös­sä vä­hin­tään vii­koit­tain.

Mak­se­tuis­ta pal­kois­ta on teh­tä­vä il­moi­tus tu­lo­re­kis­te­riin vii­den päi­vän ku­lues­sa mak­sus­ta. Ve­rot­to­mis­ta ku­lu­kor­vauk­sis­ta kuten päi­vä­ra­hois­ta ja ki­lo­met­ri­kor­vauk­sis­ta tulorekisteri-​ilmoitus on teh­tä­vä mak­su­kuu­kaut­ta seu­raa­van kuun vii­des päivä (tässä ku­vat­tu ai­ka­tau­lu pe­rus­tuu 2019 lo­ka­kuus­sa luon­nos­vai­hees­sa ole­vaan hal­li­tuk­sen esi­tyk­seen ja as­tu­nee voi­maan 2020).

Mitä kir­jauk­ses­ta seu­raa?

Kir­jan­pi­to­la­ki sanoo, että kir­jan­pi­to jär­jes­tet­tä­vä siten, että kir­jauk­sia voi­daan tar­kas­tel­la ai­ka­jär­jes­tyk­ses­sä ja asia­jär­jes­tyk­ses­sä. Ai­ka­jär­jes­tys tar­koit­taa käy­tän­nös­sä kir­jaus­ten esit­tä­mis­tä to­si­te­nu­me­ron mu­kai­ses­sa jär­jes­tyk­ses­sä. Ai­ka­jär­jes­tyk­sen pe­rus­ta­na voi olla esi­mer­kik­si lii­ke­ta­pah­tu­man tapahtuma-​ajankohdan tai to­si­te­nu­me­ron mu­kai­nen jär­jes­tys. Asia­jär­jes­tys on to­sit­tei­den esit­tä­mis­tä ti­li­nu­me­ron mu­kai­ses­sa jär­jes­tyk­ses­sä. Kun jo­kai­ses­sa kir­jauk­ses­sa syö­te­tään aina sekä kir­jauk­sen päi­vä­mää­rä että ti­li­nu­me­rot, saa­daan kir­jauk­set kirjanpito-​ohjelmistosta au­to­maat­ti­ses­ti aika- ja asia­jär­jes­tyk­seen pa­pe­ril­le, tie­dos­toon tai tie­to­ko­neen ruu­dul­le. Ta­lous­hal­lin­non slan­gil­la ai­ka­jär­jes­tyk­ses­sä ole­vaa lis­taa sa­no­taan päi­vä­kir­jak­si ja asia­jär­jes­tyk­ses­sä ole­vaa pää­kir­jak­si.

Kir­jauk­set ovat myös au­to­maat­ti­ses­ti mu­ka­na yri­tyk­sen ra­por­toin­nis­sa. Yllä ole­vas­sa esi­mer­kis­sä 1000 euroa näkyy tu­los­las­kel­mas­sa ku­lu­na, 1.240 euroa näkyy yri­tyk­sen os­to­vel­ko­jen seu­ran­nas­sa (am­mat­tis­lan­gil­la os­to­res­kont­ra) os­to­vel­ka­na kun­nes se mak­se­taan. 240 euroa tulee vä­hen­net­tä­väk­si myyn­nin ar­von­li­sä­ve­ros­ta tam­mi­kuul­ta an­net­ta­vas­ta ar­von­li­sä­ve­roil­moi­tuk­ses­sa. Ja jos os­to­las­ku on mak­sa­mat­ta ti­li­kau­den päät­tyes­sä, se näkyy ta­seen ve­lois­sa, la­ki­ter­mein ta­seen vas­tat­ta­vaa puo­lel­la.

Muuta huo­mioi­ta­vaa kir­jaus­ten te­ke­mi­ses­sä

Os­to­las­ku­jen hy­väk­syn­tä

Yri­tys­ten kir­jan­pi­to voi­daan käy­tän­nös­sä or­ga­ni­soi­da eri ta­voil­la. Mo­nes­ti yri­tyk­sen os­to­las­kut oh­ja­taan suo­raan ti­li­toi­mis­toon – verk­ko­las­kui­na tai pa­pe­ri­las­ku­na. Täl­löin ti­li­toi­mis­ton kir­jan­pi­tä­jä ei voi tie­tää, onko lasku ai­heel­li­nen ja saako sen mak­saa. Tämän vuok­si ti­li­toi­mis­to lait­taa las­kun asiak­kaal­le asia­tar­kas­tus­ta ja hy­väk­syn­tää var­ten. Tämä hoi­de­taan yleen­sä säh­köi­ses­ti kirjanpito-​ohjelmiston os­to­las­ku­jen kä­sit­te­ly­toi­min­nol­la.

Jos taas yrit­tä­jä mak­saa itse os­to­las­kun­sa, ei mi­tään eril­lis­tä hy­väk­syn­tää tar­vi­ta. Asia­kas toi­mit­taa ti­li­toi­mis­toon vain ai­heel­li­set las­kut, jotka se on mak­sa­nut tai aikoo mak­saa.

Muis­tio­to­sit­tei­den hy­väk­syn­tä

Ai­em­min kir­joi­tim­me muis­tio­to­sit­teis­ta, jotka siis ovat yri­tyk­sen oman kir­jan­pi­tä­jän tai ti­li­toi­mis­ton laa­ti­mia to­sit­tei­ta. Jos muis­tio­to­sit­teis­sa pu­hu­taan oleel­li­sis­ta eu­ro­mää­ris­tä ja asia ei ole au­to­maat­ti­ses­ti kuu­kau­des­ta toi­seen tois­tu­va asia, kir­jan­pi­tä­jä pyy­tää asiak­kaan joh­don edus­ta­jal­ta, yleen­sä toi­mi­tus­joh­ta­jal­ta, hy­väk­sy­mis­mer­kin­nän muis­tio­to­sit­teel­le. Tämä on tar­peen, koska asial­la on usein olen­nai­nen mer­ki­tys tu­lok­seen, ta­see­seen tai mo­lem­piin.