Hyvä palkkahallintotapa

Tämän oppaan tarkoitus on kuvata mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti validin palvelun tuottamiseksi. Opas ei sisällä palkanlaskennan substanssia vaan kyseessä on toimintatapojen ja dokumentoinnin ohjeistus.

[Hyvä palkkahallintotapa aukeaa kokonaan, kun kirjaudut sisään jäsentunnuksillasi.]

Harva liiketoiminta kokee sellaista muutosta, mitä palkkahallinto on lähivuosien aikana kokenut: GDPR, tulorekisteri, suomi.fi ja paljon muuta kuten useita työlainsäädännön muutoksia. Kaikilla näillä on ollut mittava vaikutus palvelun prosesseihin ja mahdollisuuksiin tuottaa laadukasta palvelua. Tulorekisteri itsessään on aiheuttanut ja aiheuttaa edelleen opasta kirjoitettaessa syksyllä 2020 huomattavia muutos- ja korjauspaineita palkkajärjestelmille, joilla palvelua tuotetaan. Palkkahallinnon toimiala muuttuu ja kehittyy, ja tarjoaa jatkuvasti uusia haasteita ja kehittymismahdollisuuksia palkanlaskennan asiantuntijoille.

Tämän oppaan tarkoitus on kuvata mahdollisimman kattavasti palkkahallinnon hyviä käytäntöjä, jotka jokaisen palkkoja laskevan tilitoimiston tulisi ottaa huomioon laadukkaan ja juridisesti validin palvelun tuottamiseksi. Opas ei sisällä palkanlaskennan substanssia vaan kyseessä on toimintatapojen ja dokumentoinnin ohjeistus, jollaista ei ole Taloushallintoliiton toimesta aikaisemmin toteutettu. Opas on tarkoitettu hyödyksi oman toiminnan kehittämiseksi kaikille alan toimijoille, erityisesti tueksi pienille ja keskisuurille Taloushallint­oliiton jäsentoimistoille.

Tuliko valmista muutosten pyörteessä? Ei tullut. Tämä dokumentti on läpileikkaus nykytilanteesta, joka muuttuu sekä lakimuutosten että oikeuskäytäntöjen myötä. Lisäksi esimerkiksi rahapesulainsäädäntö on rajattu pois oppaasta, mutta se velvoittaa alan toimijoita kollektiivisesti. Asiantuntijaryhmä kehottaa kaikkia palkkahallinnon alalla toimivia aktiivisesti seuraamaan muun muassa tulorekisteriin kohdistuvia muutoksia ja digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia sekä päivittämään omien asiantuntijoiden osaamista.

Tämän oppaan tekemiseen on osallistunut Taloushallintoliiton palkka- ja henkilöstöhallinon asiantuntijaryhmä. Iso kiitos oppaan tekijöille ajastanne ja ammattitaidostanne yhteisen hyvän eteen: Mervi Nieminen, Annika Salo, Riikka Lehtinen, Maija Heiniö, Maria Backman, Jari Seppä (pj) sekä Janne Fredman ja Eija Männistö (Taloushallintoliiton edustajina).

Opas on jaettu kolmeen osaan

  1. Toimintaympäristön vaatimukset, joka sisältää kirjanpitolain vaatimuksia palkanlaskennalle sekä tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksen palkkahallinnossa.
  2. Palkanlaskennan hoitaminen, jossa käsitellään asiakassuhteen aloitusta ja palkanlaskennan palveluista sopimista sekä varsinaisen palkka-asiakkuuden hoitamiseen js asiakassuhteen päättymiseen liittyviä toimintatapoja.
  3. Arkistointi ja dokumentointi -osassa on kuvattu kirjanpitolain ja tietosuojasäännösten lisäksi palkanlaskennassa vaadittavia dokumentteja, joihin velvoitteet asettavat lainsäädäntö, verohallinnon ohjeet ja KILAn menetelmäohje.

Opasta päivitetään säännösten muuttuessa sekä toimintatapojen ja järjestelmien kehittyessä.