Miten hoidat ALV-yhteenveto-ilmoitukset helposti
Tilitoimistoja työllistää yhä enemmän asiakkaiden ALV-yhteenvetoilmoitusten toimittaminen ajallaan Verohallintoon. Työtä tehdään käsin, ja tehokkuus on matala. Fennoan ratkaisussa urakka on pitkälti automatisoitu, ja samalla kirjanpitäjä saa helpotusta työnhallintaan.
Yksi tilitoimiston kuukausirutiini on laatia ja lähettää joka kuukauden 20. päivään mennessä oma-aloitteisten verojen veroilmoitus edellisen kuukauden myyntilaskuista, joilla kirjanpitoasiakas on toimittanut tavaraa tai palvelua toiseen EU-maahan.
Osallistuttuamme Taloushallintoliiton ohjelmistofoorumiin saimme tiedon, että tilitoimistoja työllistää yhä enemmän asiakkaiden ALV-yhteenvetoilmoitusten toimittaminen ajallaan Verohallintoon. Myöhästymisestä kirjanpitoasiakkaalle koituu 100 tai 200 euron myöhästymismaksu per myöhässä ollut yhteenvetoilmoitus. Tämän myötä halusimme toteuttaa Fennoassa ALV-yhteenvetoilmoitusten toiminnallisuuden mahdollisimman suoraviivaiseksi. Tarkoitus on vähentää kaikkien Fennoaa käyttävien tilitoimistojen rutiinityötä ja hiuksien harmaantumista tälläkin osa-alueella.
Kaksi haastetta ratkaistu
Fennoa on pitkälle automatisoitu taloushallinnon pilvipalvelu, joka on tehty helpottamaan tilitoimiston töitä. Se tarjoaa työpöydän tilitoimiston asiakasyrityksen kirjanpidon, myyntilaskutuksen, ostolaskujen, maksuliikenteen, ostokuittien sekä asiakirjojen käsittelyä varten.
Käytännön haasteena kirjanpitäjän työssä on kerätä tieto yksittäisistä myyntilaskuista ja laskea myyntilaskujen loppusummat yhteen ALV-tunnuskohtaisesti. Tämä on joissakin ohjelmissa jopa täysin käsityötä, vaikka tieto on täysin koneellisesti kerättävissä ja laskettavissa myyntireskontrasta ilmoitukselle.
Toinen kirjanpitäjien kohtaama haaste on ollut saada tieto tai heräte kuukausittain siitä, mitkä heidän kirjanpitoasiakkaistaan ovat edellisen kuukauden aikana laskuttaneet asiakkaitaan toiseen EU-maahan vähintään yhdellä käännetyn verokannan myyntilaskulla.
Fennoan ratkaisussa ALV-yhteenvetoilmoituksen tiedot kerätään myyntilaskuilta kirjanpitäjän puolesta yhdellä hiiren klikkauksella. Valmis yhteenvetoilmoitus lähtee vastaavasti yhdellä klikkauksella suoraan Verohallintoon.
Myyntilaskun syötössä puolestaan laskun laatijaa vaaditaan antamaan asiakkaansa ALV-tunnus. Tämän myötä kirjanpitäjän ei tarvitse enää yhteenvetoilmoituksen lähetysvaiheessa kysyä näitä ilmoitukselle pakollisia tietoja kirjanpitoasiakkaaltaan.
Ohjaamo auttaa työn hallinnassa
Fennoa Ohjaamo vie kirjanpitäjän työn hallinnan vielä askelta pidemmälle. Aina Fennoan mukana tuleva Ohjaamo koostaa kaikki kirjanpitäjän Fennoa-palvelussa olevat asiakkaat yhdeksi selkeäksi listaksi, jossa kaikki tekemistä odottavat työt kerrotaan selvästi kirjanpitäjälle.
Tarttuessamme Taloushallintoliiton heittämään haasteeseen automatisoida yhteenvetoilmoituksiin liittyvät rutiinit, oli selvää, että Ohjaamo on juuri oikea paikka tälle toteutukselle. Ohjaamon tulee osata kertoa kirjanpitäjälle suoraan reaaliajassa kootusti, mitkä kirjanpitoasiakkaat minäkin kuukautena ovat tehneet vähintään yhden myyntilaskun toiseen EU-maahan, ja onko yhteenvetoilmoitukset näistä jo lähetetty vai ei. Ohjaamo pitää lisäksi kirjaa sekä tulevista että myöhässä olevista ilmoituksista ja päivittää työlistaansa täysin automaattisesti.
Tyytyväisten tilitoimistoasiakkaidemme palautteen perusteella voimme ylpeinä todeta näiden toiminnallisuuksien olevan nyt tuotantokäytössä täysin automaattisena ja äärimmäisen helppokäyttöisinä.
Kirjanpitäjä näkee jokaisen yhteisömyyntilaskun tehneen asiakkaansa Tulevat EU-yhteenvetoilmoitukset -listalla ja heti kun yhteenvetoilmoituksen tekee, Ohjaamo päivittää kyseisen asiakkaan yhteenvetoilmoituksen tehdyksi.
Artikkelin on kirjoittanut Mikko Kalliovaara, Fennoa Oy.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 1/2019.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!