Millä tavoin tiedot yhtiökokouksen päätöksistä voi ilmoittaa rekisteröitäväksi PRH:lle?
Liikeosakeyhtiöiden on annettava tilinpäätös ja muut osakeyhtiölain edellyttämät asiakirjat ja tiedot rekisteröitäväksi kaupparekisteriin. Muiden yritysten on annettava tilinpäätöstiedot rekisteröitäväksi, jos kirjanpitolaissa säädetyt edellytykset täyttyvät (kts. KPL 3:9 §). Esim. kommandiittiyhtiön on annettava tilinpäätös rekisteröiväksi, jos sen vastuunalaisena yhtiömiehenä on osakeyhtiö.
Tilinpäätöksen yhteyteen on liitettävä yhtiökokouksen päätöksistä seuraavat tiedot:
- tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärä
- päätös tilikauden voiton tai tappion käsittelystä
- osingonjakopäätös.
Ilmoittamisen tapoja ja kanavia on monia. Useimmiten tiedot annetaan jo veroilmoituksen antamisen yhteydessä välitettäväksi edelleen kaupparekisteriin. Osakeyhtiön on annettava veroilmoitus sähköisesti. Harvoissa tilanteissa paperi-ilmoittaminen on enää nykyisin mahdollista.
Alle on koottu tietoa siitä, miten tiedot yhtiökokouksen päätöksistä voi antaa. Ohjeistus perustuu Verohallinnon ja Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kanssa käytyihin keskusteluihin ilmoittamisen tavoista. Ohjeistuksen jälkeen on mainitun keskustelun ulkopuolelta muutama kommentti yhtiökokouksen pöytäkirjan tai pöytäkirjan otteen käyttämisestä ilmoittamisessa.
Voiko tiedot antaa Verohallinnon OmaVero-palvelussa esim. verolomakkeella 63 välitettäväksi kaupparekisteriin?
- Tiedot voidaan antaa PRH:n tilinpäätöksen ilmoituslomakkeella, Verohallinnon 63-lomakkeella, pöytäkirjalla tai sen otteella. Myös muu vapaamuotoinen selvitys kelpaa, kunhan se sisältää yllä mainitut tiedot yhtiökokouksen päätöksistä.
- Tärkeää on, että annettava liitetiedosto on nimetty oikein. Liite pitää nimetä joko ”Yhtiokokouksen_ptkote” tai ”Voitonjakotiedot kaupparekisteriin” (ilman lainausmerkkejä). Jälkimmäistä liitetiedoston nimeä voi ryhtyä käyttämään OmaVero-palvelussa helmikuun 2024 puolivälistä lähtien. Se kuvaa paremmin liitteen sisältöä, kun tiedot antaa muuna kuin pöytäkirjan otteena. Mikäli tiedot antaa esim. rajapinnan yli omasta taloushallinnon järjestelmästä tai Verohallinnon Ilmoitin.fi-palvelussa, tiedostonimeä ”Voitonjakotiedot kaupparekisteriin” voi ryhtyä käyttämään vasta vuodelta 2024 annettavan veroilmoituksen yhteydessä.
- Verohallinnon kautta sähköisesti ilmoittaessa PRH:n ilmoituslomake, 63-lomake tai muu vastaava selvitys voi olla allekirjoittamaton.
- Huomaa, että yllä mainittu liitetiedosto välittyy vain kaupparekisteriin. Voitonjaosta pitää antaa tiedot myös Verohallinnolle. Tiedot ilmoitetaan joko veroilmoituksella 6B, OmaVero-palvelun Tilinpäätöstiedot ja osingonjako -toiminnallisuudella tai suoraan taloushallinnon järjestelmästä teknisen rajapinnan yli.
- Verohallinnon kautta paperisena ilmoittaessa PRH:n ilmoituslomake, 63-lomake tai muu vastaava selvitys pitää olla allekirjoitettu.
- PRH:lle suoraan paperisena ilmoittaessa ilmoituslomake pitää olla allekirjoitettu. PRH veloittaa 100 euron maksun, jos tilinpäätöstiedot ja mm. tiedot yhtiökokouksen päätöksistä antaa sille paperisina.
- YTJ:n kautta ilmoitettuna tieto ilmoitetaan palvelussa.
Jos tilinpäätöksen tarvittavine liitteineen antaa veroilmoituksen yhteydessä suoraan taloushallinnon järjestelmästä teknisen rajanpinnan avulla, voiko tiedot yhtiökokouksen päätöksistä antaa myös rajapinnan yli esim. PRH:n omalla lomakkeella ilman allekirjoitusta?
- Kyllä voi.
Voiko ilmoituksen antaa ilman allekirjoitusta myös Ilmoitin.fi-palvelussa?
- Kyllä voi.
Jos tilinpäätösilmoituksen antaa sähköisessä YTJ-palvelussa, voiko palvelussa ilmoitukseen liittää esim. yhtiökokouksen pöytäkirjan tai sen otteen?
- Ei, tiedot tilinpäätöksen vahvistamispäivästä ja osingonjaosta annetaan palvelussa.
Pöytäkirjasta ja sen otteesta
Kaupparekisteriin on ilmoitettava yllä mainitut tiedot yhtiökokouksen päätöksistä. Osakeyhtiölaissa (OYL 8:10 § 1 mom.) ei kuitenkaan edellytetä, että tiedot annettaisiin pöytäkirjalla tai sen otteella.
On hyvä huomata, että jos tilinpäätöksen yhteydessä annetaan rekisteröitäväksi koko pöytäkirja, se myös julkaistaan kaupparekisterissä kokonaisuudessaan.
Mikäli tiedot halutaan antaa pöytäkirjan otteella, tällöin kannattaa tutustua yhtiöoikeusjuristi Kalle Kyläkallion Tilisanomissa julkaistuun kirjoitukseen, jossa hän kertoo, mitkä ovat pöytäkirjan otteen yleiset vaatimukset ja sisältö. Laissa ei ole säännöstä pöytäkirjan otteesta vaan sen sisältö perustuu ns. tapaoikeuteen ja viranomaiskäytäntöön.
Tietoturvan, pöytäkirjan sisältämien mahdollisten liikesalaisuuksien vuoksi ja hallinnollisen työn kannalta turvallisin ja yksinkertaisin ratkaisu voi kuitenkin olla, että yhtiö antaa tiedot esim. PRH:n tilinpäätöksen ilmoituslomakkeella tai Verohallinnon 63-lomakkeella pöytäkirjan tai sen otteen sijaan.
Tilisanomat – Mikä on pöytäkirjan ote?
Lisäosingot
Mahdollisista myöhemmistä lisäosingoista pitää antaa tieto Verohallinnolle. Verohallinto odottaa, että tiedot annetaan ensisijaisesti OmaVero-palvelussa Tilinpäätöstiedot ja osingonjako. Lisäosingosta ei tarvitse ilmoittaa kaupparekisteriin.
