Esittelyssä Taloushallintoliiton tilitoimistotarkastajat
Viiden vuoden välein pidettävä tilitoimistotarkastus on keskeinen osa Taloushallintoliiton auktorisointivalvontaa. Kaiken ei tarvitse olla tip top, tavoitteena on kehittää yhdessä tilitoimiston liiketoimintaa ja varmistaa Taloushallintoliiton jäsenvaatimusten täyttyminen.
Aarto Hirvi
tilitoimistotarkastajana vuodesta 2012 lähtien
Tilitoimistotarkastuspäivä on aina antoisa kokemus. Tarkastuspäivän tavoitteena on varmistaa liiton sääntöjen mukaisten jäsenvaatimusten täyttymisen lisäksi se, että päivän aikana syntyisi uusia ajatuksia ja näkökulmia tarkastuskohteen tilitoimistoliiketoiminnan kehittämisestä. Luottamuksen kautta syntyvä avoin vuorovaikutus on avainasemassa niin johdon keskustelussa kuin henkilöstön haastatteluissakin.
Ulkopuolisena tilitoimistotarkastajana minulla ei ole useinkaan parempaa tietoa siitä, kuinka kyseisen tilitoimiston liiketoimintaa ja palveluita tulisi kehittää. Keskustelujen ja haastattelujen kautta ideat saattavatkin syntyä tilitoimiston omasta aloitteesta ja lähtökohdista. Tarkastuspäivänä johdon keskusteluissa käy usein ilmi, että pienimmilläkin tilitoimistoilla on oma strategia, missio ja visionsa, vaikka niitä ei ole nimetty niin. Niitä ei ole myöskään usein kirjattu ylös.
Taloushallintoliitto on viime vuosina kehittänyt tarkastustoimintaa oikeaan suuntaan. Etukäteen täytettävä tarkastusraportti yhdenmukaistaa tarkastuspäivän kulkua ja antaa hyvät lähtökohdat hedelmälliseen keskusteluun. Lisäksi liiton tarjoama laadukas tarkastajakoulutus tarjoaa hyviä eväitä tarkastusprosessiin ja omankin tilitoimiston jatkuvaan kehittämiseen.
Jarmo Castrén
tilitoimistotarkastaja vuodesta 2005 lähtien
Toimiessani yli 30 vuotta tilitoimistoyrittäjänä minulla on ollut samoja haasteita ja kehittämiskohteita kuin tarkastettavilla jäsenyrityksillä on tälläkin hetkellä. Minulla on ollut etuoikeus tilitoimistotarkastajana vierailla lähes 150:ssä eri jäsentoimistossa viimeisen 16 vuoden aikana ja tuoda keskusteluihin mukaan oma kokemukseni. Parasta tilitoimistotarkastajan tehtävässä on ollut se, että olen saanut kohdata eri kehitysvaiheissa olevien jäsentoimistojen henkilökuntaa. Keskustelut tilitoimiston johdon ja työntekijöiden kanssa ovat olleet antoisia.
Tarkastustoiminta on jäsenpalvelua parhaimmillaan. Etukäteen täytettävä tarkastuspohja ja tietoturvan itsearviointilomake ovat auttaneet jäsenyritystä löytämään kehityskohteita omassa liiketoiminnassaan. Tarkastuksen luonne on enemmän keskusteleva. Jos tarkastettavan toimiston jäsenvaatimukset eivät täyty tarkastushetkellä, siitä annetaan huomautus. Samalla sovitaan aikataulu, jolla puutteet hoidetaan kuntoon.
Kokemukseni mukaan kaikki jäsenyritykset ovat olleet hyvin halukkaita huolehtimaan jäsenvaatimukset ajan tasalle. Tarkastajat ovat antaneet jäsenyrityksille vapaaehtoisia suosituksia, joilla ohjataan ja kannustetaan jäsenyritystä kehittämään omaa liiketoimintaansa. Näillä lukuisilla suosituksilla on ollut vaikutusta jäsenyrityksien laadun parantumiseen.
Tulevaisuudessa tilitoimiston sisäisen laadunvarmistuksen tarve kasvaa. Vuodesta 2017 lähtien tarkastustoiminta on muuttunut enemmän prosessimaiseksi. Tarkastuksessa painotetaan prosessien, kontrollien ja ohjeistusten tarkastamista, ei niinkään yksittäisen aineiston tarkastamista. Tarkastajia on nykyisin vähemmän, mutta samalla tarkastajien koulutukseen on panostettu enemmän. Tarkastuksesta on saatu näin tasalaatuisempaa.
Sari Hakala
tilitoimistotarkastajana vuodesta 2018 lähtien
Tilitoimistotarkastuksen ”suola” on keskustelu. Parasta on päästä tutustumaan erilaisiin tilitoimistoihin, yrittäjiin ja työntekijöihin. On ilo nähdä, kuinka ihmiset tykkäävät omasta työstään. Sitä kun saisi näytettyä opiskelijoille, niin saisimme uusia kykyjä houkuteltua alalle.
Suomessa aika iso osa tilitoimistoista on pieniä. Yrittäjä tai toimiston vetäjä on varsin yksin pohtiessaan toimiston kehittämistä. Oma tausta tarkastajana ja entisenä tilitoimistoyrittäjänä auttaa tuomaan erilaisia näkemyksiä. Moni on kertonut minulle, että on kiva saada sparrailla ulkopuolisen henkilön kanssa ja saada varmuutta siihen, millä tasolla ollaan eri jutuissa. Keskustelu soljuu vapaammin kuin esimerkiksi oman paikkakunnan toisen tilitoimistoyrittäjän kanssa.
Tilitoimistotarkastuksessa ei oleteta, että kaikki on täydellisesti. Siinä pyritään selvittämään, missä mennään sillä hetkellä ja mitkä ovat mahdolliset kehityskohteet. Kenenkään ei tarvitse olla täydellinen.
Olen mukana nyt neljättä vuotta, ja aika samojen juttujen kanssa ollaan edelleen tekemisissä. Rahanpesulain vaatimusten täyttäminen ja kirjalliset toimeksiantosopimukset ovat isoja kokonaisuuksia, jotka haluttaisiin hoitaa hyvin, mutta aina ei ole ihan varmuutta siitä, mikä riittää. Näistä keskustellaankin lähes jokaisessa tilitoimistotarkastuskohteessa. Palvelun laatu on pääosin loistavaa, ja lainsäädännön tuomat uudistukset, kuten PMA ja liitetietotositteet, on hyvin huomioitu tilinpäätöksissä.
On ollut mielenkiintoista nähdä, kuinka erilaista ja toisaalta samanlaista toiminta on ympäri Suomea. Olen ihaillut toimintaa esimerkiksi Turussa, kuinka siellä tilitoimistoyrittäjät ovat luoneet verkostoa ympärilleen ja järjestävät tapahtumia yhdessä. Turengissa taas olen ihaillut yli 30 vuotta kestäneitä työsuhteita. Mielenkiintoista on ollut havaita toimialan sukupolvenvaihdoksia, kun seuraava polvi innokkaita yrittäjiä on astumassa perheyrityksen ruoriin tai on perustanut uusia tilitoimistoja. Kaikki se into ja ilo – työn parhaita puolia.
Kati Stenman
jäsenvastaava, Taloushallintoliitto
Olen seurannut tarkastustoimintaa pitkään Taloushallintoliitossa. Tarkastustoiminnan koordinoinnin tehtävän tekee mielenkiintoiseksi sen haastavuus. Se olisikin helppoa, jos työvälineenä olisi kristallipallo. Valittu tarkastaja ei ole vain nimi sähköpostiviestissä, myös tilitoimistossa jännitetään, millainen tarkastuspäivä on tulossa. Usein jännitys helpottaa molemmin puolin, kun tarkastuspäivästä sovitaan ja huomataan, että tarkastaja ja tilitoimisto puhaltavat yhteen hiileen. Tavoite on entistä laadukkaampi palvelu.
Koen tarkastuspäivästä saadun palautteen merkityksellisenä. Se alleviivaa minulle, että tarkastustoimintaa on johdettu oikeaan suuntaan. Palaute kiteyttää sen, että tarkastuksen keskustelut ovat olleet hedelmällisiä kaikin puolin. Olen iloinen, kun saan jakaa hyvää palautetta tarkastustoiminnasta Taloushallintoliiton tarkastuslautakunnassa, jonka tehtävä on antaa suuntaviivat tarkastustoiminnalle.
Tarkastuspäivä voidaan toteuttaa etäyhteydellä
Mahdollisuus tehdä tarkastus etäyhteydellä oli vuonna 2017 yksi tarkastustoiminnan kehittämistavoitteista. Vuonna 2020 ja 2021 suurin osa tarkastuksista on tehty jo Teamsin välityksellä etänä. Tämä on ollut erityisen hyvä ja tehokas tapa monitoimipaikkaisille jäsenille.
Tarkastusraporttiin on myös lisätty kohta, jossa tarkastaja voi kommentoida monitoimipaikkaiselle jäsenelle sen eri toimipaikkojen mahdollisista toimintatapojen eroista. Tästä palvelusta yritysryhmän johto on antanut positiivista palautetta.
Artikkelin on kirjoittanut Kati Stenman.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 5/2021.
