Alihankintasopimus tilitoimistossa
Asiakastöiden ostaminen alihankintana toiselta tilitoimistolta tai ammatinharjoittajalta on yleistynyt. Saamme paljon asiaan liittyviä neuvontapuheluja ja viestejä jäsentoimistoiltamme.
Alihankinta voi olla pysyvämpää tai vaikka vanhempainvapaan ajaksi sovittua. Se voi olla tietyn asiakkaan tarpeisiin hankittua tai se voi olla esimerkiksi palkkapalvelun ostamista asiakkaille palkanlaskennan osaamiseen panostaneelta kumppanitoimistolta.
Oli alihankinnan syy mikä tahansa, asiasta on syytä sopia kirjallisesti. Olemme koonneet listaa alihankintasopimuksessa huomioitavista asioista ja antaneet tämän listan avuksi jäsenillemme, jotka alihankintaa harkitsevat. Nyt lähdemme viemään ohjeistusta pidemmälle seuraavin askelluksin:
· Kokoamme tähän kirjoitukseen keskeiset kokemuksemme, näkemyksemme ja ohjeemme ja julkaisemme ne tässä hyödynnettäväksesi.
· Voit kommentoida ajatuksiamme ja ohjeitamme lähettämällä meilin janne.fredman@taloushallintoliitto.fi. Jos haluat pohtia asiaa puhelimessa, soita minulle 050 597 0223. Jos haluat käydä asiaa läpi muiden toimistojen asiantuntijoiden kanssa Teams-palaverissa, ilmoittaudu meilillä.
· Kommenttien jälkeen otamme asianajotoimistomme kanssa työn alle vakiomallisen alihankintasopimuksen laatimisen jäsenistömme käyttöön. Sopimuksen kohteena ajattelen olevan tilanteen, jossa
- Tilitoimisto tarjoaa asiakkailleen taloushallintopalvelua TAL2018-sopimuksen puitteissa.
- Tilitoimisto on Taloushallintoliiton jäsen ja sitoutunut noudattamaan hyvää taloushallintopalvelualan tapaa ja TAL-STA-standardia.
- Alihankintana hankittu työ on myös taloushallinnon palvelua, ei esimerkiksi IT-konsultointia, josta tyypillisesti sovitaan IT 2018 -sopimuksella.
Eräät tilitoimistot ovat kehittäneet verkostoitunutta toimintamallia ja käyttäneet alihankkijoita jo vuosia. Käytännöt ja sopimukset on hiottu timanttisiksi ja omaan toimintatapaan sopiviksi. Taloushallintoliiton alihankintasopimusmallista ei missään tapauksessa yritetä kehittää suositusta näille toimistoille. Pyrkimyksenä on tarjota käytännöllinen malli niille tilitoimistoille, joille asia on vähemmän tuttu.
Mistä hyvässä alihankintasopimuksessa sovitaan
Moni tilitoimisto on ohjeidemme perusteella hyödyntänyt TAL2018-sopimusta ja muokannut siitä alihankintasopimuksen. Palvelun sisällöstä sopimisessa on hyödynnetty palveluerittelyä ja muissa ehdoissa TAL2018 yleisiä sopimusehtoja. Tässäkin kirjoituksessa käytämme viitekehyksenä ja runkona TAL2018-sopimuksen sisältöä.
Kannattaa muistaa, että alla oleva ei ole kouliintuneen sopimusjuristin tekstiä vaan kahden, yhteensä kohta 40 vuotta tilitoimistoalaa seuranneen maallikon kokemuspohjaisia neuvoja. Eli asianajotoimistomme kanssa sorvaavamme sopimusmalli voi olla osin eri sisältöinen. Voit vaikuttaa asiaan myös omilla ideoillasi ja kommenteillasi!
Sopimusosapuolet
Sovi ja kirjaa sopimuksen osapuolet, yhteyshenkilöt ja yhteystiedot. Tässä mallina voi käyttää TAL2018-sopimuksen pääsivun yhteystietolaatikkoa. Voit hyödyntää myös muita TAL2018-sopimuksen etusivun tietoja tai sopia asiasta erillisissä liitteissä. Alla esimerkkejä käytännöistä.
Alihankintatyön sisältö/kohde
Voit kirjata sisällön yksinkertaisissa tapauksissa pääsivulle tyyliin ”Kirjanpitopalvelua erillisten tilauksien mukaan” tai hyödyntää palveluerittelyä. Jos alihankkija tuottaa eri asiakkaille erisisältöistä palvelua, voitte laatia jokaista asiakasta kohden palveluerittelyn, jossa tuotettava palvelu kuvataan. Tarvittaessa listataan myös asiakkaittain, ketkä alihankkijan työntekijät palvelua tuottavat.
Alihankinnan hinta
Voitte sopia hinnasta sopimuksen pääsivulla, jos hinnoittelumalli on suoraviivainen (esimerkiksi yksi ja sama tuntihinta kaikelle työlle ja kaikille asiakkaille). Jos hinnoittelu on monivivahteisempaa, kannattaa laatia erillinen hinnastoliite. Muistakaa myös sopia, miten mahdollisten matkakulujen ja matka-ajan kanssa menetellään. Ja laskutetaanko yleisen tai asiakaskohtaisen perehdyttämisen ajalta?
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyn linjauksista vastaa rekisterinpitäjä eli asiakasyritys. Alihankintaa tilaava tilitoimisto vastaa puolestaan asiakasyritykselle alihankkijansa töistä kuin omistaan. Henkilötietojen käsittelystä asiakasyritys ja tilitoimisto ovat sopineet selkeästi ja yksityiskohtaisesti TAL2018-pakettiin kuuluvassa sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä. Mielestäni kätevintä on, että tilitoimisto ja alihankkija käyvät tämän sopimuksen huolella läpi. Tämän jälkeen alihankintasopimukseen voidaan kirjata esimerkiksi:
”Tilitoimisto X toimii tilitoimisto Y:n alihankkijana ja käsittelee tässä roolissa Y:n asiakasyritysten henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti. Tilitoimisto X on perehtynyt Y:n asiakasyritysten kanssa tekemien TAL2018 toimeksiantosopimusten ehtoihin ja sitoutuu noudattamaan kyseisissä sopimuksissa asetettuja tietosuojavelvoitteita. Tilitoimisto X on sitoutunut noudattamaan Y:n antamia henkilötietojen käsittelyn ohjeita.”
Käytännössä asiakkaan ja tilitoimiston välisen sopimuksen alihankkijalle asettamista velvoitteista voidaan mainita salassapitosopimuksen tekeminen kaikkien työntekijöidensä kanssa sekä velvoite huolehtia tietoturvasta sekä yleisellä tasolla riittävästi että yksityiskohtaisemmin asiakkaan tilitoimistolle antamien ohjeiden perusteella.
Sopimuksen voimassaolo tai irtisanomisaika
Sovi sopimuksen määräaikaisesta voimassaolosta tai toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisajasta. Sovi myös purkuperusteista esimerkiksi viittaamalla TAL yleisiin sopimusehtoihin.
Töiden teettämisen ja yhteydenpidon käytännöt
Sopimukseen kannattaa kirjata, millä mallilla taloushallinnon töitä alihankkijalla teetetään. Usein toimitaan niin, että tilitoimisto osoittaa alihankkijalle töitä tarpeen mukaan, aikatauluista sovitaan tapauskohtaisesti ja alihankkija tekee työt sovitussa aikataulussa. Jos töille on määritetty työmääräarvio, kannattaa sopia, että alihankkija ilmoittaa tilitoimistolle viivytyksettä, jos työmääräarvio uhkaa ylittyä.
Voidaan myös sopia, että asiakasyritys voi itse toimittaa alihankkijalla töitä ja ne tehdään sovittavassa aikataulussa sovittuun hintaan. Tällöin on selkeää, että alihankkija raportoi näistä asiakasyrityksen teettämistä töistä, jotta tilitoimistolla säilyy käsitys asiakkaalle tehtävästä työkokonaisuudesta. Alihankkijan tulee tiedottaa tilitoimistoa asiakkaan toimittamien aineistojen viiveistä ja puutteista, jotta kokonaiskuva asiakkaan tilanteesta säilyy kirkkaana – myös vastuukysymysten näkökulmasta.
Yhteydenpidon käytännöt tulee sopia riittävän yksityiskohtaisesti, mutta kaikkia yksityiskohtia ei välttämättä kannata kirjata allekirjoitettavaan sopimiseen. Näin toimintamalleja voidaan kehittää ketterästi ja erilaisiin muutoksiin, esimerkiksi pidempien poissaolojen aiheuttamiin muutostarpeisiin voidaan reagoida ripeästi. Käytännössä sovitaan esimerkiksi, missä asioissa alihankkijalla on oikeus pitää yhteyttä asiakkaaseen ja minkälaista sähköpostiosoitetta alihankkija tähän käyttää.
Käytännössä pitää sopia myös loma-ajoista ja menettelyistä niiden aikana, varamiesjärjestelystä ja tarvittaessa tehdä sopimus sähköpostin lukuoikeudesta. Alihankkijalla on oikeus luovuttaa tietoja vain tilitoimistolta tiedoksi saamalleen yhteyshenkilöille. Asiakkaan yhteyshenkilöiden muutokset sovitaan tilitoimiston kanssa. Myös viranomaisten tiedonantopyyntöihin vastaa yleensä tilitoimisto.
Vastuukysymykset
Tilitoimiston ja asiakkaan välinen sopimus luo perustan vastuukysymyksille. Tilitoimisto vastaa alihankkijan töistä kuin omistaan. Kun alihankintatilanteessa on mukana kolme toimijaa, korostuu tarve sopia töistä, työnjaosta ja aikatauluista yksityiskohtaisesti. Jos käytät alihankkijaa, pidä asiakassopimuksen palveluerittely varmasti ajan tasalla ja sovi yksityiskohtaisesti asiakkaan kanssa, mitä palvelu pitää sisällään ja mikä on laskutettavaa lisätyötä. Sovi asia myös alihankkijan kanssa samalla tarkkuudella.
Työn tekemispaikka ja työvälineet
Sopikaa myös työn tekemispaikat ja työvälineet. Osassa tilitoimistoja alihankkijat tekevät töitä varsin itsenäisesti omissa konttoreissaan tai kotoa käsin. Toisaalla taas alihankkijan työntekijä toimii tilitoimiston tiloissa käytännössä kuten yksi omista työntekijöistä. Kumpi on teidän tapanne toimia?
Sopikaa myös, millä koneilla töitä tehdään – alihankkijan vai toimiston. Sopikaa myös esimerkiksi käytettävistä sähköpostitileistä ja ohjelmistojen ylläpidosta. Myös tietoturvakäytännöistä tulee sopia asianmukaisesti.
Töiden dokumentointi, tuntikirjaus ja tehtävänkäsittely
Miten tunnit ja tehtävät kirjataan? Käytetäänkö esimerkiksi tilitoimiston tehtävänkäsittelyjärjestelmää? Miten alihankkija kirjaa tunnit laskutusta, laskutuksen valvontaa ja asiakaskannattavuuden seurantaa varten? Sopikaa käytännöt yksityiskohtaisesti mutta käytännönläheisesti. Pitkäksi ja vakiintuneeksi suunnitellussa alihankintasuhteessa suosittelen tilitoimiston oman toiminnanohjausjärjestelmän avaamista alihankkijalle. Järjestelmistä löytyy yleensä tähän valmis käyttöoikeusrooli.
Kannattaa myös huomioida TAL-STA:n vaatimukset. Jos alihankkija antaa asiakkaalle konsultointia ja neuvontaa, tulee olennaiset seikat saattaa tilitoimiston tietoon. Tämäkin onnistuu sujuvasti tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmän kautta.
Laskutusprosessi
Jämptisti hoidettu tuntikirjanpito, tehtäväkirjaukset ja dokumentointi luovat perustan laskutukselle. Miltä jaksolta työt laskutetaan ja millä maksuajalla? Laskuttaako alihankkija vai hoidetaanko asia tilitoimiston itselaskutuksena?
Laatukysymykset
Taloushallintoliiton jäsentoimisto noudattaa hyvää taloushallintopalvelualan tapaa ja TAL-STA-standardia. Myös alihankkijaa käytettäessä nämä vaatimukset koskevat tuotettavaa palvelua. Esimerkiksi asiakkaalle annettavan ohjauksen, tuotettavan informaation ja ohjeistuksen tulee noudattaa TAL-STAa.
Tilitoimiston tulee ohjata alihankkijaa tilitoimiston työmenetelmien noudattamisessa ja järjestää tarkoituksenmukainen laadunvalvonta. Virheistä ja muista poikkeamista raportoinnista tulee sopia. Käytännössä alihankkijan tulee ilmoittaa tilitoimistolle asiakkaiden ja alihankkijan aikataulujen ylityksistä sekä molempien osapuolten virheistä. Lisäksi on syytä sopia säännöllinen palaverikäytäntö, jossa tilitoimisto ja asiakas käyvät läpi asiakkaan palvelutuotannon tilan, ongelmat ja kehitysmahdollisuudet.
Osaamisen kehittäminen ja ylläpito
Taloushallintoliiton jäsenenä tilitoimisto on velvoitettu varmistamaan, että sen henkilöstön ammattitaito vastaa palvelun vaatimuksia. Käytännössä riittävää osaamistasoa tulee vaatia myös alihankkijan henkilöstöltä. Myös alihankkijan on huolehdittava henkilöstönsä pätevyydestä, ammattitaidon ylläpitämisestä sekä ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla, suunnitelmallisella ja tarkoituksenmukaisella kouluttamisella.
Tilitoimiston ja asiakkaan on perusteltua sopia toimintamallista tai -tavoista, jolla varmistetaan alihankkijan henkilöstön osaamistaso ja osaamisen ylläpito. Yksittäisen yrittäjän toimiessa alihankkijana osaaminen voidaan varmistaa esimerkiksi henkilökohtaisen tuntemisen ja kehityskeskustelujen avulla.
Vakuutusasiat
Tilitoimiston pitää selvittää, miten sen vakuutus korvaa alihankkijoiden aiheuttaman vahingon. Sen jälkeen on syytä pohtia, millaista vakuutusturvaa alihankkijalta edellytetään. Varallisuusvakuutus lienee perusvaatimus, mutta onko tietoturvavakuutus myös tarpeen. Mitä enemmän alihankkija on kytkeytynyt tilitoimiston tietojärjestelmiin, sen suurempi on riski, että vaikka verkkorikollinen iskee alihankkijan kautta tilitoimiston verkkoon.
Muita perinteisiä sopimuslausekkeita
Todennäköisesti sopimukseen halutaan selkeä sapluuna kilpailukiellolle ja rekrytointirajoituksille sekä klausuulit salassapidosta. Halutaanko lisäksi rajoittaa alihankkijan oikeutta tuottaa alihankintaa muille tilitoimistoille? Miten sopimuksen sisältöä voidaan päivittää? Missä ja miten mahdolliset riita-asiat ratkotaan? Onko tarvetta sopimussakoille? Voidaanko sopimus siirtää toiselle osapuolelle esimerkiksi liiketoimintakaupan seurauksena?
Lopuksi
Tämä kirjoitus toivottavasti herätti huomaamaan, kuinka monia asioita tilitoimiston alihankinnassa on syytä selvittää ja sopia. Tilitoimisto ja alihankkija voivat soveltaa monenlaista toimintamallien kirjoa – yksittäisen asiakkaan tai sijaisuuden hoidosta syvään yhteistyöhön tilitoimiston tietojärjestelmiä hyödyntäen. Tämän vuoksi en usko, että voimme laatia valmista sopimusta, jossa vain laitetaan nimet alle ja rastit ruutuun.
Uskon kuitenkin, että saamme luotua hyvän mallin, jossa keskeiset asiat on tunnistettu ja kirjattu. Ja kuhunkin kohtaan on kirjoitettu esimerkkejä, jotka konkretisoivat asiaa ja helpottavat kunkin toimiston oman mallin dokumentointia selkeästi ja yksikäsitteisesti.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 5/2021.
