Verkostoitumisella asiantuntevampaa palvelua
Yrittäjä Janika Hotakainen perusti Palkka-apu yrityksensä vuonna 2011 työskenneltyään sitä ennen vuosia erilaisissa taloushallinnon tehtävissä. Palkka-apu tarjoaa palkanlaskentaa alihankintana tai ulkoistettuna esimerkiksi tilitoimistoille. “Mielestäni hyvin hoidettu palkanlaskenta on luonteeltaan tukitoiminto, jotta päämiestilitoimisto saa keskittyä itselleen keskeisiin palveluihin.”
Toimitttajalta:
Viime vuosien aikana olen keskustellut monen tilitoimistoyrittäjän kanssa jaksamisesta. Tekniikan kehitystä pitäisi pystyä seuraamaan, asiakkaat odottavat yhä laajempaa palvelua ja viranomaisrintamalta sataa rakeita niskaan tasaiseen tahtiin. Miten tilitoimistoyrittäjän aika ja energia riittää, kun pitäisi olla toimitusjohtaja, customer success manager, chief competence development officer ja lisäksi myös CTO ja usein myös se vaativimpien kirjanpito- ja veroasioiden neuvontapiste?
Olen seurannut myös palkanlaskijan ammatin kehittymistä ja eriytymistä kirjanpitäjän ammatista. Palkanlaskennan osaamisvaateet ovat nousseet esimerkiksi ulkomaisen työvoiman, ulkomaisten yritysten, yhä monipuolisempien palkkamallien sekä lisääntyneiden viranomaisvaateiden myötä. Monissa tilitoimistoissa palkanlaskentaa joudutaan hoitamaan aika pienellä tiimillä, usein jopa yhden hengen voimin, mikä tekee sijaisjärjestelyt hankaliksi ja lisää toiminnan henkilöriskiä.
Yllä mainitut seikat huomioiden olen ihmetellyt, milloin alalle tulisi yrityksiä, jotka tarjoavat tilitoimistoille palkanlaskentaa alihankintana. Näin tilitoimiston johdolta tippuisi yksi osaamisvaade huolten joukosta. Monissa pienemmissä tilitoimistoissa yrityksen ansainta sekä johdon suurin kunnianhimo ja rakkaus kohdistuu nimenomaan kirjanpitoon ja yritysverotukseen, joten palkanlaskenta on myös henkisesti helppoa ulkoistaa kumppanille.
Jaksamis- ja riskinhallintanäkökulman ohella palkanlaskennan ulkoistaminen mahdollistaa laadukkaamman ja asiantuntevamman palvelun tarjoamista loppuasiakkaalle. Palkkapalveluun erikoistuneella yrityksellä laajempi tiimi mahdollistaa henkilöstön kehittämisen ja kehittymisen, useamman palkkajärjestelmän ja työehtosopimuksen osaamisen ja pitkällä tähtäimellä myös erilaisten henkilöstöhallinnon lisäpalvelujen kehittämisen.
Näillä tausta-ajatuksilla lähdin haastattelemaan yhden palkanlaskentaan erikoistuneen tilitoimiston Palkka-avun perustajaa ja toimitusjohtajaa Janika Hotakaista. Mukaan haastatteluun tunki myös kollegani Eija Männistö, joka oli myös aiheesta innoissaan.
Miten sinusta tuli palkanlaskennan asiantuntija Janika?
– Olen laskentatoimen merkonomi 90-luvulta. Olen aina ollut kiinnostunut kirjanpidosta ja laajemmin laskentatoimesta, mutta tein nuorempana vaihtelevia hommia. Olin välillä töissä tilitoimistossa ja pari vuotta myös ulkomailla au pairina. Aloitin vuonna 2006 Delta-konsernin ostoreskontrassa ja siirryin sitten siellä palkkapuolelle. Se oli opettavaista aikaa, koska jouduin käytännössä itse opettelemaan palkanlaskennan tyhjästä. Vastasin lopulta koko palkkatiimistä ja tuhannen työntekijän palkanlaskennasta.
– Törmäsin jo tuolloin palkanlaskennan työvoimapulaan. Meillä oli jatkuvasti pula palkanlaskijoista ja jouduin kouluttamaan heitä alkeista. Jo 2000-luvun alussa oli päteviä palkanlaskijoita vaikeaa löytää, vaikka meillä oli hyvä palkkataso ja ison konsernin edut.
Mistä idea palkanlaskentaan keskittyneeseen tilitoimistoon?
– Minulla oli kertynyt mielestäni hyvää osaamista alasta. Irtisanouduin vuonna 2011 ja päätin pitää pienen tauon. Ajattelin, että osaavalle palkkahallinnon ihmiselle löytyy aina töitä. Perustin vuonna 2011 toiminimen ja päätin kokeilla palkanlaskentaa yrittäjänä. Sain pian asiakkaaksi muutamia tilitoimistoja sekä myös joitakin suoria asiakkaita. Sain hyviä kokemuksia ja itseluottamusta, kun laitoin parin huonossa hoidossa olleen asiakkaan palkanlaskennan kuntoon. Tilitoimistojen ja suorien asiakkaiden johtoon kehittyi hyvät suhteet, ja sitä kautta sain uusia asiakkaita. Nyt meitä on jo 14 palkanlaskennan ammattilaista.
Mitkä ovat tärkeitä näkökohtia päämiestilitoimiston ja alihankkijan suhteessa?
– On tärkeää oppia tuntemaan päämiestilitoimiston toiminta ja tavoitteet. Millaisia kehitystarpeita sillä on? Onko tavoitteena asiakasmäärän voimakas kasvattaminen vai onko toiminta luonteeltaan defensiivisempää? Tässä mielessä alihankkijan rooli on varsin kameleonttimainen, pitää pystyä mukautumaan erilaisiin tilanteisiin ja toimintamalleihin. On tärkeää, että minulla synkkaa päämiestilitoimiston johdon kanssa ja tunne on molemminpuolinen.
– Mielestäni hyvin hoidettu palkanlaskenta on luonteeltaan tukitoiminto, jotta päämiestilitoimisto saa keskittyä itselleen keskeisiin palveluihin, joissa sen osaaminen on vahvin. Tärkeintä, on että tilitoimistoyrittäjä voi luottaa palkanlaskijan osaamiseen, eikä hänen tarvitse käyttää aikaa ja voimavaroja asiaan. Tilitoimistojen isommissa ja vaativimmissa palkka-asiakkuuksissa taas palkanlaskentaan keskittyneen toimiston osaaminen tuo selkeää lisäarvoa sekä tilitoimistolle että loppuasiakasyritykselle.
– Tärkeää on myös kyetä tarjoamaan joustavasti eri toimintamalleja. Alihankkijayritys kuten me, voi hoitaa palkanlaskennan kokonaan päämiestilitoimiston puolesta. Voidaan myös soveltaa hybridimallia, jossa alihankkijapalkanlaskija hoitaa osan asiakkaista, tarjoaa lomasijaisuuksia sekä toimii varmistuksena, jos päämiehelle tulee äkillisiä kiireitä tai resurssipulaa.
Miten ratkotte palkanlaskennan työvoimapulaa?
– Tilitoimistoissa osaamisvaatimukset ovat aivan eri luokkaa kuin yrityksissä. Kaksi vuotta tilitoimiston palkkatiimissä kasvattaa jo huiman asiantuntemuksen verrattuna siihen, että yhdessä yrityksessä pyörittää yhtä ja samaa TESsiä yhdellä ja samalla ohjelmalla. Tämä on etu rekrytoinnissa.
Jo 2000-luvun alussa oli päteviä palkanlaskijoita vaikeaa löytää, vaikka meillä oli hyvä palkkataso ja ison konsernin edut.
– Uusia työntekijöitä saa käytännössä vain kouluttamalla. Olemme kouluttaneet kymmenessä vuodessa useita asiantuntijoita ja koulutamme uusia alan tekijöitä jatkuvasti ”hautumossa”. Kun työntekijä aloittaa meillä, hän tekee työtä kouluttajan ohjauksessa. Puolen vuoden jälkeen sitä yleensä kuvittelee osaavansa kaiken. Vuoden kohdalla yleensä tulee ”tipahdusvaihe”. Osaanko mitään ja olenko tehnyt kaiken väärin? Siis epäusko omaan osaamiseen iskee. Siitä sitten alkaa varsinainen osaamisen kasvu ja itsenäinen vastuunotto.
– Vain yksi kymmenestä aloittavasta on sellainen, että parissa kuukaudessa huomaa, että hänestä tulee tosi kovan luokan tekijä. Loput yhdeksän ovat sellaisia, että kehittyminen menee pidemmän kaavan kautta, mutta heistäkin voi tulla ja on tullut erinomaisia tekijöitä opiskelun ja perehtymisen kautta.
Miten vältätte kilpailun päämiestilitoimistojenne kanssa suorista asiakkuuksista?
– Itse asiassa en halua kilpailla heidän kanssaan ja teemme myöskin asiasta kirjallisen sopimuksen. Mieluiten toimimme nimenomaan tilitoimistojen kautta. Tilitoimistot ovat luotettavia asiakkaita ja suorissa asiakkuuksissa on oma hallinnollinen vaivansa. Suorat asiakkaamme ovat pitkälti vanhaa perua ja uusia suora-asiakkaita otamme vain harkiten.
– Eri tilitoimistojen kautta tulee erilaisia asiakkaita, erilaisia toimintamalleja ja TESsejä sekä eri ohjelmistoja. Se tarjoaa työntekijöillemme hyvät oppimisen edellytykset.
Digitalisaation ja etätyön aikana asiakasyhteyksiin ja viestintään tulee aktiivisesti kiinnittää huomiota, kun henkilökohtaisia kohtaamisia on yhä vähemmän.
Mitä palkanlaskijan osaamisvaatimuksia haluaisit nostaa esille?
– Nostan esille ehkä vähän yllättävänkin teeman, viestintä- ja asiakaspalvelutaidot. Nämä ovat nousseet esille ja näiden merkitystä ei ole välttämättä ymmärretty kaikissa tilitoimistoissa. Aiemmin asiakaskontaktit hoituivat nokikkain, kun asiakas toi tuntilistat ja vastaavat. Digitalisaation ja etätyön aikana asiakasyhteyksiin ja viestintään tulee aktiivisesti kiinnittää huomiota, kun henkilökohtaisia kohtaamisia on yhä vähemmän. Viestintä ja palvelupyynnöt pitää hoitaa ripeästi ystävällisesti. Asiakkaan pitää kokea, että häntä halutaan auttaa ja apu tulee nopeasti. Asiakkaiden oma liiketoiminta on yhä nopeatempoisempaa, mikä lisää reagointinopeuden vaatimuksia.
– Asiointi hoidetaan yhä enemmän sähköpostilla ja muilla sähköisillä kanavilla. Tekstin tuottaminen on tärkeä taito. Sähköpostillakin pitää pystyä välittämään sujuvaa tekstiä inhimillisellä ja ystävällisellä otteella. Iltaisin ei meilejä kuitenkaan sopisi lähetellä. Se antaa kuvan resurssipulasta ja siitä että toimintaa ei ole organisoitu. Kannattaa myös pyrkiä olemaan edellä asiakasta. Lähetämme esimerkiksi kaikille asiakkaille tiedon kertyneistä lomapäivistä lomavuoden vaihteessa, ennen kuin asiakas edes niitä meiltä pyytää.
Pakko kysyä tätä lopuksi sinultakin. Syökö tekoäly palkanlaskijat?
– Ei todellakaan. Automatiikalla voidaan hoitaa kappalemääräisesti valtaosa tapahtumista. Jäljelle jäävät kuitenkin ne haastavimmat ja tulkintaa vaativat kysymykset. Keskittyminen näihin vaativiin tulkinta- ja neuvontakysymyksiin tulee lisäämään alan arvostusta, kun rutiininomainen tallennustyö jää yhä enemmän pois.
Yrittäjä, toimitusjohtaja, vastaava palkka-asiantuntija
Palkka-apu Oy
Palkanlaskentaan erikoistunut yritys, joka on toiminut vuodesta 2011.
Henkilöstöä 14
Tarjoaa palkanlaskentaa sekä alihankintana tilitoimistoille tai palvelukeskuksille ja ulkoistettuna palveluna kaikenkokoisille yrityksille.