Tilitoimiston arjen näkymätön aikasyöppö
Taloushallintoliiton määritelmän mukaan kirjanpidon tärkein tehtävä on tuottaa tietoa yritykselle itselleen. Tilitoimiston roolina on tukea tätä tehtävää ja auttaa asiakasta ymmärtämään tuotettua tietoa erilaisten raporttien ja laskelmien avulla. Samalla kirjanpitäjien arkea kuormittaa edelleen toistuva, mutta usein näkymätön rutiini: tietojen manuaalinen hakeminen ja siirtely OmaVerossa.
Viime vuosina digitalisaation kehitys on helpottanut monia taloushallintoalan haasteita, erityisesti työvoimapulaa. Kun aineistot ovat sähköistyneet, kirjanpito-ohjelmistot ovat kehittyneet ja manuaalisia rutiineja on onnistuttu automatisoimaan ohjelmistorobotiikan tai tekoälyn avulla, kirjanpitäjille on vapautunut enemmän aikaa tärkeimpään tehtäväänsä: asiakkaiden neuvontaan ja sparraamiseen.
Vaikka kirjanpidon ensisijainen tehtävä on yrityksen sisäinen raportointi, syntyy työn ohessa myös erilaisia sidosryhmille suunnattuja raportteja. Näistä ehkä tunnetuin ja konkreettisin on raportointi Verohallinnolle. Ovathan ALV-pullat (tai nykyaikaisena versiona ALV-smoothiet) osa tilitoimiston arkea. Kirjanpitäjän vappuaatto eroaa myös insinöörin vappuaatosta aika lailla – vähintään muutama veroilmoitus jää nykyäänkin aina sille illalle tehtäväksi.
Manuaaliset rutiinit asiantuntijatyön kuormittajana
Verottajan digitaalinen murros on ollut viime vuosina vaikuttavaa niin yritysten kuin yksityishenkilöiden osalta. Tieto liikkuu yhä useammin sähköisesti myös tilitoimistojen ja verottajan välillä. Esimerkiksi ALV-ilmoitukset hoituvat nappia painamalla suurimmassa osassa kirjanpito-ohjelmistoja.
Tästä huolimatta vielä tänäkin päivänä yksi asia korostuu, kun kirjanpitäjiltä kysytään aikaa vievistä rutiineista, erityisesti pienemmissä tilitoimistoissa: OmaVero-palvelussa asioiminen.
Kirjanpitäjät kirjautuvat OmaVeroon päivittäin, joskus useita kertoja. Tarkistetaan asiakkaiden verotietoja, noudetaan selvityspyyntöjä ja muita asiakirjoja, täsmäytetään saldoja. Monesti tietoa siirretään käsin, kopioi-liitä-menetelmällä. Tämä on aikaa vievää, tehotonta ja altista inhimillisille virheille.
Merkittävä riski piilee siinä, että prosessi on usein yhden henkilön vastuulla. Poissaolot tai ruuhkahuiput, kuten tilinpäätösaika, voivat aiheuttaa sen, että selvityspyynnöt jäävät huomaamatta tai oma-aloitteiset verot täsmäyttämättä. Tällöin seurauksena voi olla viivästyskorkoja, lisämaksuja sekä ristiriitoja asiakkaiden kanssa. Kaikki tämä vie aikaa ja rasittaa työyhteisöä, pahimmillaan vaikuttaen asiakassuhteisiin ja henkilöstön jaksamiseen.
Automaatiolla apua arjen haasteisiin
Jotta tilitoimistot pystyvät palvelemaan asiakkaitaan odotetulla tavalla, niiden kannattaa keskittyä prosessien tehostamiseen. Esimerkiksi asioiminen OmaVerossa on mahdollista automatisoida Verohallinnon rajapinnan avulla. Kun tietojen nouto hoidetaan automaattisesti, voidaan varmistaa, että tieto on aina ajan tasalla, ilman manuaalista kirjautumista tai käsityötä. Tämä tuo myös mielenrauhaa, koska automaatio hoitaa tehtävänsä sovitusti ja ajallaan.
Kirjanpitäjät kirjautuvat OmaVeroon päivittäin, joskus useita kertoja. Tämä on aikaa vievää, tehotonta ja altista inhimillisille virheille.
On tärkeää muistaa, ettei automaatio poista asiantuntijan työtä, vaan nimenomaan vapauttaa aikaa siihen. OmaVerossa ei tarvitse enää kuluttaa tunteja viikossa, vaan kirjanpitäjä voi keskittyä asiakasarvon tuottamiseen: taloudelliseen neuvontaan, suunnitteluun ja analytiikkaan. Siihen oikeaan asiantuntijatyöhön. Automaatio parantaa tiedonkulkua ja yhtenäistää prosesseja, mikä omalta osaltaan vähentää virheriskiä ja tukee tilitoimiston laatulupausta omille asiakkailleen.
Automaatio: enemmän kuin tehokkuutta
Automatisointi tuo mukanaan monia hyötyjä.
- Mielenrauha: Tiedot ovat aina ajan tasalla, eikä niitä tarvitse tarkistaa erikseen.
- Ajansäästö: Manuaalisten rutiinien väheneminen vapauttaa kirjanpitäjien aikaa asiantuntijatyöhön.
- Virheiden väheneminen: Automaattinen tiedonsiirto vähentää inhimillisiä unohduksia ja virheitä.
- Riskien hallinta: Kun prosessi ei ole yhden henkilön takana, poissaolot eivät vaikuta toimintaan.
- Työhyvinvointi: Työntekijät jaksavat paremmin, kun kuormittavat rutiinit eivät lisää painetta kiiren keskellä.
Automatisoinnin tärkein tehtävä on helpottaa ihmisten työtä, jotta he voivat keskittyä olennaiseen. Kirjanpitäjällä tämä tarkoittaa asiakkaiden sparraamista talousasioissa. Sille voi nykypäivänä vapauttaa aikaa automatisoimalla myös tietojen noudon Verohallinnon palveluista.
Yksi luku lisää automaation voittokulkuun.
Rajobitin veroautomaatiot hoitavat verottajan tietojen hakemisen kirjanpitäjän puolesta – ilman turhaa näppäilyä.
Lue lisää: https://www.rajobit.com/verottajan-automaatiot
- Verottajan tietojen automatisoinnin mahdollisuudet: https://www.rajobit.com/verottajan-automaatiot
- Inspiroidu asiakastarinoista: https://www.rajobit.com/referenssit
- Lue lisää oivalluksia blogista: https://www.rajobit.com/blogi
Rajobit Oy
Rajobit on oululaislähtöinen, vuonna 2018 perustettu älykkään automaation palvelutalo, joka tarjoaa avaimet käteen -periaatteella toteutettuja ratkaisuja tietotyön automatisointiin. Yrityksen juuret ovat ohjelmistorobotiikassa, mutta nykyisin palvelut kattavat laajasti erilaiset älykkään automaation kokonaisuudet.
Rajobitin palvelut on suunniteltu erityisesti tilitoimistojen ja taloushallinnon tarpeisiin, mutta automatisointiratkaisuja toteutetaan kaiken kokoisille yrityksille eri toimialoilla. Skaalautuva toimitusmalli mukautuu joustavasti asiakkaan tarpeisiin, maantieteellisestä sijainnista riippumatta.
Asiakkaita on Pohjoismaiden lisäksi myös Benelux-maissa.
Joni Ranta-Eskola, toimitusjohtaja
joni@rajobit.com, p. 0400 893 359
Joni Ranta-Eskola on Rajobitin perustaja ja toimitusjohtaja. Hänellä ja yhtiökumppani John Alanderilla on yhteensä yli 20 vuoden kokemus tilitoimistoalalta. Ennen Rajobitin perustamista Ranta-Eskola ehti toteuttaa yli 13 vuoden ajan digitalisaatio- ja automaatioprojekteja Suomen johtavassa tilitoimistossa.
Rajobit Oy on Taloushallintoliiton yhteistyökumppani.