Tilitoimiston palvelut

Tilitoimiston palvelut voi jakaa neljään osaan

1 Tilinpäätös ja juokseva kirjanpito.
Palveluun kuuluu liiketapahtumien ja tositteiden kirjauskäsittely sekä sovitut päivittäiset tai viikoittaiset palvelut sekä lakisääteiset kuukausittaiset ja vuosittaiset viranomaisraportit kuten alv-raportit, tilinpäätökset ja veroilmoitukset. Erikseen on tärkeää sopia millaisia raportteja sinä yrittäjänä tarvitset ja haluat kirjanpidosta.

2 Palkanlaskenta.
Tilitoimistosi laskee puolestasi palkat ja työnantajasuoritukset. Peruspalveluun kuuluu lisäksi palkkalaskelman eli tilinauhan lähettäminen ja viranomaisilmoitukset eri jaksoilta. Lisäksi voit sopia lisäpalveluista kuten Kela-hakemukset, Tilastokeskuksen raportointi, jäsenmaksuasiat, ulosottoasiat sekä muut henkilöstöhallinnossa seurattavat asiat, kuten esim. koulutuspäivien ja sairauslomapäivien erillisseuranta henkilöittäin/henkilöryhmittäin.

3 Kokonaisvaltainen liikekirjanpidon eli ulkoisen laskennan palvelu.
Tilitoimistossa hoidetaan kaikki asiakkaan taloushallintoon kuuluvat asiat; maksatus, palkanlaskenta, myyntien ja ostolaskujen käsittely. Syvimmillään tilitoimiston tuki voi ulottua yrityksen tilausprosessista sähköiseen pysyväisarkistointiin.

4 Sisäinen laskenta eli johdon laskentatoimi. 
Kun tarvitset apua liiketoimintasi suunnittelussa tai esimerkiksi tuote- tai asiakaskannattavuuksien laskennassa, ovat sisäisen laskennan palvelut luonteva laajennus kirjanpidon peruspalveluihin. 

Kysy rohkeasti tilitoimistostasi, millaisia palveluita heillä on tarjota kuhunkin osa-alueeseen liittyen. Vaikka et heti ostaisikaan kaikkea, on hyvä tietää miten ja milloin saat tilitoimistoltasi lisäapua, kun liiketoimintasi kasvaa.

Voit aloittaa ulkoistamisen niinkin, että pidät osan toimista aluksi itselläsi esimerkiksi maksamisen ja laskuttamisen. Kun olet tyytyväinen tulokseen ja yhteistyö kirjanpitäjäsi kanssa sujuu, voit ulkoistaa lisää tehtäviä.

Jos yrityksessäsi on työntekijöitä, voit aloittaa ulkoistuksen myös esimerkiksi palkanlaskennasta. Se on tyypillinen tehtävä, jossa ulkoistus todella kannattaa.

Tilitoimiston vastuu

Tilitoimistolla on asiantuntijan vastuu. Se vastaa siitä työstä, jonka tilitoimisto tekee asiakkaan kanssa sovitulla tavalla asiakkaan toimittamasta materiaalista.

Asiakkaan vastuu on auttaa tilitoimistoa sen työssä toimittamalla kirjanpitomateriaalin oikeana ja oikeaan aikaan sekä muutoinkin myötävaikuttamaan siihen, että kirjanpidosta saadaan lainmukainen. Asiakkaan itsensä edun mukaista on, että yritykselle tärkeä tuloksenlaskentatieto saadaan asiakkaan hyödyksi.

Tilitoimisto ei vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas. 

Taloushallintoliiton jäsentilitoimistoilla on vastuuvakuutus.

Miten mittaat onnistumista

Varmista jo palvelun käynnistysvaiheessa, että käytössäsi on mittarit palvelun laadun seuraamiseen. Yksinkertaisimmillaan palvelukello on mittari, jonka avulla varmistat, että kaikki asiat tapahtuvat ajallaan ja että kirjapitäjäsi on huolehtinut kaikista sovituista asioista.

Esimerkkejä mittareista, joita voit soveltaa oman yrityksesi tarpeisiin:

Ajantasaisuus

Toimittiko tilitoimistosi palvelukellossa mainitut asiat määrähetkeen mennessä?

Helppokäyttöisyys

Tarjoaako tilitoimistosi käyttöösi selkeät ja ymmärrettävät sähköiset järjestelmät esimerkiksi ostolaskujen hyväksyntään? Saitko helppolukuiset raportit, jotka tiivistävät olennaisen liiketoimintasi kehityksestä ja tuloksesta?

Nopeus 

Lähtevätkö myyntilaskusi vuorokauden kuluessa siitä, kun olet antanut laskutusluvan?

Automaattisuus 

Lähtevätkö esimerkiksi jatkuvaan kuukausisopimukseen perustuvat laskusi ajallaan kuun viimeisenä päivänä asiakkaalle?

Tehokkuus 

Tekikö tilitoimisto työnsä nopeammin kuin olisit itse tehnyt?

Täsmällisyys

Huolehtiko kirjanpitäjä puolestasi, että säännölliset kuukausisuoritukset esimerkiksi verottajalle lähtivät varmasti ja että kaikki vuosi-ilmoitukset on tehty?

Kehittyvä palvelu 

Raportoiko kirjanpitäjäsi keskeiset epäkohdat ja seikat, joihin sinun tulisi yrityksen johtajana erityisesti kiinnittää huomiota? Onko hän ehdottanut mitään kehitystoimenpiteitä tai muutoksia viimeisen vuoden aikana?

TALOUSHALLINNON PALVELUKELLO

Taloushallinnon palvelukello kertoo, millaisia tehtäviä tilitoimisto hoitaa puolestasi ja miten se raportoi tilanteestasi. Kun olet ulkoistamassa kirjanpidon tehtäviä, sovi tilitoimistosi kanssa kuukausittaisista ja vuosittaisista rutiineista. Palvelukellosi voisi näyttää esimerkiksi tältä:

KUUKAUSITTAIN

Kuukausitilinpäätös ja analyysi
Seuraavan kuun 15.päivä
Huomiot poikkeamista ja suositukset toimenpiteistä

Arvonlisävero
Kuun 12. päivä ALV-tilitykset ja raportointi verotilille

Palkat
Palkat maksetaan kuun 15. päivä 
Työnantajatilitykset ja raportointi verotilille

Ennusteen päivittäminen
Kuukausipalaveri kuun ensimmäinen maanantai

NELJÄNNESVUOSITTAIN

Budjetointi
Budjetin päivittäminen neljännesvuosittain

VUOSITTAIN

Tilinpäätös
Muistio tilinpäätösneuvottelusta
(hallinto, osingonjakoehdotus, osakastapahtumat, lainat, vakuudet ja vakuutukset, jaksotukset jne.)
Tasekirjan allekirjoitus seuraavan helmikuun loppuun mennessä
Toimeksiantosopimuksen päivitys vastaamaan palvelujen tarvetta

Tuloveroilmoitus
Määräaikaan mennessä

Palkanmaksu
Vuosi-ilmoitukset tammikuun loppuun mennessä

Yhtiökokous
Tilikautta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä
Yhtiökokouspöytäkirja