Tilitoimiston palvelut voi jakaa neljään osaan
1 Tilinpäätös ja juokseva kirjanpito.
Palveluun kuuluu liiketapahtumien ja tositteiden kirjauskäsittely sekä sovitut päivittäiset tai viikoittaiset palvelut sekä lakisääteiset kuukausittaiset ja vuosittaiset viranomaisraportit kuten alv-raportit, tilinpäätökset ja veroilmoitukset. Erikseen on tärkeää sopia millaisia raportteja sinä yrittäjänä tarvitset ja haluat kirjanpidosta.
2 Palkanlaskenta.
Tilitoimistosi laskee puolestasi palkat ja työnantajasuoritukset. Peruspalveluun kuuluu lisäksi palkkalaskelman eli tilinauhan lähettäminen ja viranomaisilmoitukset eri jaksoilta. Lisäksi voit sopia lisäpalveluista kuten Kela-hakemukset, Tilastokeskuksen raportointi, jäsenmaksuasiat, ulosottoasiat sekä muut henkilöstöhallinnossa seurattavat asiat, kuten esim. koulutuspäivien ja sairauslomapäivien erillisseuranta henkilöittäin/henkilöryhmittäin.
3 Kokonaisvaltainen liikekirjanpidon eli ulkoisen laskennan palvelu.
Tilitoimistossa hoidetaan kaikki asiakkaan taloushallintoon kuuluvat asiat; maksatus, palkanlaskenta, myyntien ja ostolaskujen käsittely. Syvimmillään tilitoimiston tuki voi ulottua yrityksen tilausprosessista sähköiseen pysyväisarkistointiin.
4 Sisäinen laskenta eli johdon laskentatoimi.
Kun tarvitset apua liiketoimintasi suunnittelussa tai esimerkiksi tuote- tai asiakaskannattavuuksien laskennassa, ovat sisäisen laskennan palvelut luonteva laajennus kirjanpidon peruspalveluihin.
Kysy rohkeasti tilitoimistostasi, millaisia palveluita heillä on tarjota kuhunkin osa-alueeseen liittyen. Vaikka et heti ostaisikaan kaikkea, on hyvä tietää miten ja milloin saat tilitoimistoltasi lisäapua, kun liiketoimintasi kasvaa.
Voit aloittaa ulkoistamisen niinkin, että pidät osan toimista aluksi itselläsi esimerkiksi maksamisen ja laskuttamisen. Kun olet tyytyväinen tulokseen ja yhteistyö kirjanpitäjäsi kanssa sujuu, voit ulkoistaa lisää tehtäviä.
Jos yrityksessäsi on työntekijöitä, voit aloittaa ulkoistuksen myös esimerkiksi palkanlaskennasta. Se on tyypillinen tehtävä, jossa ulkoistus todella kannattaa.
Tilitoimiston vastuu
Tilitoimistolla on asiantuntijan vastuu. Se vastaa siitä työstä, jonka tilitoimisto tekee asiakkaan kanssa sovitulla tavalla asiakkaan toimittamasta materiaalista.
Asiakkaan vastuu on auttaa tilitoimistoa sen työssä toimittamalla kirjanpitomateriaalin oikeana ja oikeaan aikaan sekä muutoinkin myötävaikuttamaan siihen, että kirjanpidosta saadaan lainmukainen. Asiakkaan itsensä edun mukaista on, että yritykselle tärkeä tuloksenlaskentatieto saadaan asiakkaan hyödyksi.
Tilitoimisto ei vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas.
Taloushallintoliiton jäsentilitoimistoilla on vastuuvakuutus.
Miten mittaat onnistumista
Varmista jo palvelun käynnistysvaiheessa, että käytössäsi on mittarit palvelun laadun seuraamiseen. Yksinkertaisimmillaan palvelukello on mittari, jonka avulla varmistat, että kaikki asiat tapahtuvat ajallaan ja että kirjapitäjäsi on huolehtinut kaikista sovituista asioista.
Esimerkkejä mittareista, joita voit soveltaa oman yrityksesi tarpeisiin:
Ajantasaisuus |
Toimittiko tilitoimistosi palvelukellossa mainitut asiat määrähetkeen mennessä? |
Helppokäyttöisyys |
Tarjoaako tilitoimistosi käyttöösi selkeät ja ymmärrettävät sähköiset järjestelmät esimerkiksi ostolaskujen hyväksyntään? Saitko helppolukuiset raportit, jotka tiivistävät olennaisen liiketoimintasi kehityksestä ja tuloksesta? |
Nopeus |
Lähtevätkö myyntilaskusi vuorokauden kuluessa siitä, kun olet antanut laskutusluvan? |
Automaattisuus |
Lähtevätkö esimerkiksi jatkuvaan kuukausisopimukseen perustuvat laskusi ajallaan kuun viimeisenä päivänä asiakkaalle? |
Tehokkuus |
Tekikö tilitoimisto työnsä nopeammin kuin olisit itse tehnyt? |
Täsmällisyys |
Huolehtiko kirjanpitäjä puolestasi, että säännölliset kuukausisuoritukset esimerkiksi verottajalle lähtivät varmasti ja että kaikki vuosi-ilmoitukset on tehty? |
Kehittyvä palvelu |
Raportoiko kirjanpitäjäsi keskeiset epäkohdat ja seikat, joihin sinun tulisi yrityksen johtajana erityisesti kiinnittää huomiota? Onko hän ehdottanut mitään kehitystoimenpiteitä tai muutoksia viimeisen vuoden aikana? |
TALOUSHALLINNON PALVELUKELLO
Taloushallinnon palvelukello kertoo, millaisia tehtäviä tilitoimisto hoitaa puolestasi ja miten se raportoi tilanteestasi. Kun olet ulkoistamassa kirjanpidon tehtäviä, sovi tilitoimistosi kanssa kuukausittaisista ja vuosittaisista rutiineista. Palvelukellosi voisi näyttää esimerkiksi tältä:
KUUKAUSITTAIN
Kuukausitilinpäätös ja analyysi
Seuraavan kuun 15.päivä
Huomiot poikkeamista ja suositukset toimenpiteistä
Arvonlisävero
Kuun 12. päivä ALV-tilitykset ja raportointi verottajalle
Palkat
Palkat maksetaan kuun 15. päivä
Työnantajatilitykset ja raportointi verottajalle
Ennusteen päivittäminen
Kuukausipalaveri kuun ensimmäinen maanantai
NELJÄNNESVUOSITTAIN
Budjetointi
Budjetin päivittäminen neljännesvuosittain
VUOSITTAIN
Tilinpäätös
Muistio tilinpäätösneuvottelusta
(hallinto, osingonjakoehdotus, osakastapahtumat, lainat, vakuudet ja vakuutukset, jaksotukset jne.)
Tasekirjan allekirjoitus seuraavan helmikuun loppuun mennessä
Toimeksiantosopimuksen päivitys vastaamaan palvelujen tarvetta
Tuloveroilmoitus
Määräaikaan mennessä
Palkanmaksu
Vuosi-ilmoitukset tammikuun loppuun mennessä
Yhtiökokous
Tilikautta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä
Yhtiökokouspöytäkirja
