To­sit­teet kir­jan­pi­don poh­ja­na

To­si­te kuvaa lii­ke­ta­pah­tu­man si­säl­lön ja kir­jan­pi­tä­jä tekee kir­jauk­sen to­sit­teen pe­rus­teel­la.

Mitä laki sanoo to­sit­teis­ta

Kir­jan­pi­to­lain 2:5 § sanoo to­sit­teis­ta seu­raa­vas­ti:

Kir­jauk­sen on pe­rus­tut­ta­va päi­vät­tyyn ja jär­jes­tel­mäl­li­ses­ti nu­me­roi­tuun tai vas­taa­val­la ta­val­la yk­si­löi­tyyn to­sit­tee­seen, joka to­den­taa lii­ke­ta­pah­tu­man. Lii­ke­ta­pah­tu­man, to­sit­teen ja kir­jauk­sen vä­li­sen yh­tey­den tulee olla vai­keuk­sit­ta to­det­ta­vis­sa.

Me­no­to­sit­tees­ta on käy­tä­vä sel­vil­le vas­taa­no­tet­tu tuo­tan­non­te­ki­jä ja tu­lo­to­sit­tees­ta luo­vu­tet­tu suo­ri­te. Tuo­tan­non­te­ki­jän vas­taan­ot­toa­jan­koh­ta ja suo­rit­teen luo­vu­tusa­jan­koh­ta on voi­ta­va osoit­taa to­sit­teen avul­la.

Aika ym­mär­ret­tä­vää asiaa ja pe­rus­tel­tua teks­tiä! To­sit­tees­ta pitää käydä sel­keäs­ti ilmi, mitä on os­tet­tu ja myyty. Muu­ten kir­jan­pi­tä­jän on mah­do­ton­ta tehdä oi­ke­aa kir­jaus­ta tai ti­lin­tar­kas­ta­jan ja ve­ro­tar­kas­ta­jan ar­vioi­da, kuu­luu­ko han­kin­ta lain­kaan yri­tyk­sen ku­lui­hin. Toimitus-​ ja vas­taan­ot­toai­ka tar­vi­taan, jotta kir­jauk­set ja ar­von­li­sä­ve­rot saa­daan koh­dis­tet­tua oi­keal­le ti­li­kau­del­le ja kuu­kau­del­le.

Ar­von­li­sä­ve­ro­lain 209 § si­säl­tää tar­kem­pia vaa­ti­muk­sia myyn­ti­las­kun si­säl­löl­le, kes­kei­sim­pi­nä.

Alle 400 euron las­kuis­sa sekä vä­hit­täis­kau­pan ja ra­vin­to­loi­den las­kuis­sa sekä hen­ki­lö­kul­je­tus­ten las­kuis­sa ja py­sä­köin­ti­mit­ta­rien tuot­ta­mis­sa las­kuis­sa riit­tää ke­vyem­pi tie­to­si­säl­tö. Myös nii­den osal­ta pa­kol­li­nen si­säl­tö on ku­vat­tu ar­von­li­sä­ve­ro­lain 209 §:ssä.

Eri toi­min­to­jen to­sit­tei­ta

Pie­nen­kin yri­tyk­sen toi­min­taa voi­daan tar­kas­tel­la toi­min­toi­na. Se myy, ostaa, har­joit­taa mak­su­lii­ken­net­tä, las­kee palk­ko­ja ja niin edel­leen. Alla ole­vas­sa lis­tas­sa on esi­mer­kin­omai­ses­ti esi­tet­ty eri toi­min­to­jen tuot­ta­mia to­sit­tei­ta.

Myyn­ti­toi­min­nan to­sit­tei­ta:

Os­to­toi­min­nan to­sit­tei­ta

Pal­kan­las­ken­nan to­sit­tei­ta

Mak­su­lii­ken­teen to­sit­tei­ta

Kir­jan­pi­toai­neis­toon si­säl­tyy tyy­pil­li­ses­ti myös mat­ka­las­ku­ja, ma­te­ri­aa­li­hal­lin­non to­sit­tei­ta kuten in­ven­taa­ri­lis­tat sekä py­sy­vien vas­taa­vien kir­jan­pi­don to­sit­tei­ta kuten pois­to­las­kel­mat. Li­säk­si yri­tys tai sen kir­jan­pi­tä­jä laa­tii usein itse to­sit­tei­ta, joil­la kor­ja­taan ai­em­pia kir­jauk­sia, jak­so­te­taan tehty han­kin­ta tai myyty tuote useam­mal­le kuu­kau­del­le tai kor­ja­taan ta­sees­sa ole­van omai­suuse­rän arvoa. Näitä itse laa­dit­tu­ja to­sit­tei­ta kut­su­taan muis­tio­to­sit­teik­si. Muis­tio­to­sit­tee­seen tulee mer­ki­tä to­sit­teen laa­ti­ja, esi­mer­kik­si kir­jan­pi­tä­jän nimi.

Kes­keis­tä to­sit­tees­sa on tie­to­si­säl­tö

To­sit­tees­ta tulee käydä ilmi kaik­ki kir­jauk­seen tar­vit­ta­va tie­to­si­säl­tö – mitä on myyty, koska toi­mi­tet­tu ja niin edel­leen. To­sit­teet voi­daan käy­tän­nön ti­lan­teis­sa laa­tia eri ta­voin – tästä muu­ta­ma esi­merk­ki alla.

Usein on niin, että myyn­ti­las­ku ei si­säl­lä luet­te­loa myy­dyis­tä tuot­teis­ta tai nii­den toi­mi­tus­ajois­ta vaan nämä tie­dot ovat eril­li­sel­lä lä­het­teel­lä. Täl­löin myyn­ti­las­ku ja lä­he­te muo­dos­ta­vat yh­des­sä to­sit­teen.

> To­si­te voi siis koos­tua yh­des­tä tai useam­mas­ta asia­kir­jas­ta.

Aja­tel­laan seu­raa­vak­si vä­hit­täis­kaup­paa. Menet mar­ket­tiin ja ostat ken­gät, lihaa ja kes­kio­lut­ta. Saat os­tos­ta kui­tin. Seu­raa­va asia­kas kas­sal­la ostaa näk­kä­riä ja tu­pak­kaa ja saa kui­tin. Nämä ovat mar­ke­tin kan­nal­ta eril­li­siä lii­ke­ta­pah­tu­mia. Ja sa­ma­na päi­vä­nä kau­pas­sa käy to­den­nä­köi­ses­ti moni muu­kin. Kaup­pa voi yk­sit­täis­ten kuit­tien si­jaan toi­mit­taa kir­jan­pi­tä­jäl­le ra­por­tin, jossa on lis­tat­tu esi­mer­kik­si päi­vän myyn­nit tuot­teit­tain. Tämä ra­port­ti toi­mii to­sit­tee­na kai­kil­le päi­vän myyn­neil­le yk­sit­täis­ten kuit­tien si­jaan.

> Yh­des­sä to­sit­teel­la voi to­sit­taa usei­ta lii­ke­ta­pah­tu­mia.

Yri­tys on vuo­kran­nut toi­sel­le huo­neis­ton ja asias­ta on laa­dit­tu so­pi­mus, josta käy ilmi vuo­krat­ta­van huo­neis­ton tie­dot. Vuo­kra­lai­nen mak­saa vuo­kran­sa joka kuu­kausi so­pi­muk­sen mu­kai­ses­ti ilman eril­lis­tä las­kua. Vuo­kra­nan­ta­ja on toi­mit­ta­nut so­pi­muk­sen kir­jan­pi­tä­jäl­leen, joka tekee kir­jauk­sen oi­keal­le ti­lil­le joka kuu­kausi.

> Sama asia­kir­ja, esi­mer­kik­si vuo­kra­so­pi­mus voi toi­mia to­sit­tee­na useas­sa tois­tu­vas­sa lii­ke­ta­pah­tu­mas­sa, kuten vuo­krauk­ses­sa/vuo­kran­mak­sus­sa.

Jos­kus ul­ko­puo­li­sen an­ta­man to­sit­teen tie­to­ja on syytä täy­den­tää itse

Jos yri­tyk­sen toi­mi­tus­joh­ta­ja nos­taa pank­ki­au­to­maa­til­ta rahaa yh­tiön pank­ki­ti­lil­tä, toi­mii ti­lio­te to­sit­tee­na ja do­ku­men­toi ti­lil­tä­oton. Kir­jan­pi­tä­jän on kui­ten­kin mah­do­ton­ta tehdä kir­jaus­ta, koska hän ei tiedä miksi rahat on nos­tet­tu. Onko ne nos­tet­tu kä­teis­kas­saan? Onko niil­lä mak­set­tu kä­tei­sel­lä os­tet­tu hyö­dy­ke? Tässä ta­pauk­ses­sa ra­ho­jen nos­ta­jan tulee il­moit­taa kir­jan­pi­tä­jäl­le kir­jal­li­ses­sa muo­dos­sa vaik­ka­pa säh­kö­pos­til­la ra­ho­jen nos­ton syy.

Toi­nen esi­merk­ki on edustus-​ ja ko­kous­ku­lut. Kuit­tei­hin tai nii­den pe­rus­teel­la laa­dit­tuun mat­ka­las­kuun on syytä mer­ki­tä kes­ti­tyt hen­ki­löt ja kes­ti­tyk­sen syy. Kir­jan­pi­tä­jän tulee myös tie­tää onko kyse vä­hen­nys­kel­poi­ses­ta ko­kous­ku­lus­ta (pa­la­ve­ri asiak­kaan kans­sa päi­vä­sai­kaan, lou­naat ja lasi vii­niä) vai rai­lak­kaas­ta ravi-​illasta asiak­kaan os­ta­jien kans­sa (ra­vien jäl­keen kylän yk­kös­ra­vin­to­laan ja siel­tä ”yk­sil­le”).

Tämän op­paan alus­sa käy­tim­me esi­merk­ki­nä lii­ke­ta­pah­tu­mas­ta Mirka-​Cleanin suo­rit­ta­maa suur­sii­vous­ta Hir­si­mäen au­to­kor­jaa­mon pa­jal­la. Tässä esi­mer­kis­sä Hir­si­mäen au­to­kor­jaa­man kir­jan­pi­dos­sa oston to­den­ta­va­na to­sit­tee­na toi­mii Mirka-​Cleanin myyn­ti­las­ku, jossa on asian­mu­kai­ses­ti esi­tet­ty kir­jan­pi­to­lain ja ar­von­li­sä­ve­ro­lain edel­lyt­tä­mät tie­dot, kuten