Vinkkejä ohjelmistorobotin käyttöönottoon
Taloushallinnon alalla hyödynnettävä automaatio lisääntyy jatkuvasti ja ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) kasvattaa suosiotaan tilitoimistoissa. Se tehostaa yrityksen toimintaa vähentäen prosessien läpimenoaikaa ja virheitä. Ohjelmistorobotiikkaan ja sen käyttöönottoon liittyy myös haasteita.
Vaikka ohjelmistorobotiikka onkin käsitteenä yleistynyt, on se suurelle osalle taloushallinnon ammattilaisista vielä terminä epäselvä. Ohjelmistorobotit ovat ohjelmistoja, jotka käyttävät toisia sovelluksia ja järjestelmiä ihmisen tavoin. Ne voivat tehdä itsenäisesti kaikkia työtehtäviä, joiden työnkulku on mallinnettavissa ja työt tehtävissä hiiren ja näppäimistön avulla. Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan automatisoida sääntöihin perustuvia, toistuvia ja kuormittavia prosesseja.
Ohjelmistorobotiikan ongelmakohtiin keskittyneessä opinnäytetyössä (Jurvanen 2021) saatiin selville, että ohjelmistorobotiikan käyttö tilitoimistoissa on pääosin ollut positiivinen kokemus. Hyvistä kokemuksista huolimatta käyttöönottoihin on liittynyt myös haasteita.
Opinnäytetyön kyselyssä selvisi, että kyselyyn vastanneiden tilitoimistojen prosesseista ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään eniten ostolaskujen käsittelyssä.
Opinnäytetyön kyselyssä selvisi, että kyselyyn vastanneiden tilitoimistojen prosesseista ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään eniten ostolaskujen käsittelyssä. Yksi kyselyyn vastanneista henkilöistä kertoi ohjelmistorobotiikan säästävän ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa, mutta totesi sen olevan myös riski. Kun robotti ehdottaa automaattisesti tietylle toimittajalle tiliöintiä ja ALV-kantaa, ei välttämättä tulla ajatelleeksi, menikö ne oikein. Vastaajan näkemys oli kuitenkin se, että on kaikkien etu, jos prosesseja saadaan nopeutettua ja manuaalista työtä vähennettyä.
Kyselyn tulosten perusteella merkittävimpänä haasteena ohjelmistorobotiikan käyttöön liittyen nähdään robotin käyttöönottoon ja hallinnointiin kuluva aika. Liikaa aikaa kuluu henkilökunnan koulutukseen sekä robotin ohjelmointiin ja hallinnointiin. Yhden vastaajan mukaan aikaa kuluu myös nimenomaan siihen, että prosessit saadaan hiottua robotiikan kanssa toimiviksi. Kaikki muutokset käyttöliittymissä luovat riskin robotin toimivuudelle. Tietojärjestelmien päivitysten ja prosessimuutosten jälkeen on aina tarkistettava myös robotin toimivuus.
Ajan lisäksi myös vääränlaisen prosessin automatisointi on osoittautunut ongelmaksi. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa oleellista on valita oikeanlainen prosessi, muuten robotiikan tuomia hyötyjä ei saada kokonaisvaltaisesti irti. Vaikka ohjelmistorobotiikan investoinnilla on yleensä nopea takaisinmaksuaika, nousi yhdeksi käyttöönoton haasteeksi myös raha. Kun prosessin automatisointi ei suju toivotulla tavalla, kuluu resursseja hukkaan ja tämä voi tulla myös kalliiksi.
Myös ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon liittyvän osaamisen puute on ongelma: robotin tehtävien ja sääntöjen määrittäminen nähdään haasteellisena. Vaikka lähtökohtaisesti robotin käyttöönotto ei ole vaikeaa, on prosessianalyysi- ja koodausosaamisesta hyötyä. Kyselyyn vastanneista useamman näkemys on se, ettei ohjelmistorobotiikkaa voida käyttää kaikkien asiakkaiden kohdalla. Esimerkiksi kustannuspaikkojen nähdään luovan haasteita robotiikan käytölle, etenkin jos kustannuspaikkajaon määrittelee itse asiakas, tilanteesta riippuen. Toinen vastaaja myös tuo esiin sen, että lakien ja työehtosopimusten jatkuva muutos luovat rajat ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle.
Monet opinnäytetyön kyselyyn vastanneista tilitoimistoista olivat ottaneet ohjelmistorobotiikan käyttöön ulkopuolisen toimijan avulla. Jos ei osaaminen riitä omasta takaa, voi olla hyvä tukeutua asiantuntijan apuun. Yhdellä kyselyyn vastanneista tilitoimistoista ohjelmistorobotiikan käyttö oli aloitettu läpilaskutukseen liittyvällä prosessilla. Haasteita oli kuitenkin aiheuttanut se, että prosessin kehittäjä oli määrittänyt robotille väärän prosessin laukaisevan tekijän. Tämä kuitenkin johtui kommunikaatiokatkoksesta, ja alun ongelmien jälkeen prosessit ovat toimineet ja väärinymmärryksiltä on vältytty.
Seuraavaksi on listattu muutamia asioita, jotka tulisi muistaa ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa suunniteltaessa. Kokemuksia on varmasti yhtä monia kuin käyttöönottoja, ja monin eri tavoin voi päästä onnistuneeseen lopputulokseen, mutta tietyt asiat olisi kuitenkin hyvä pitää mielessä, jotta vältytään suuremmilta sudenkuopilta.
Muista nämä seikat ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa suunnitellessasi:
1. Valitse käyttöönotettavaksi prosessi, joka siihen soveltuu
Automatisoitavaksi soveltuu prosessi, joka perustuu sääntöihin ja toistuu samalla kaavalla kerrasta toiseen. Jos siis prosessi sisältää paljon harkinnanvaraisia, luovuutta ja inhimillistä älykkyyttä vaativia vaiheita, ei se ole potentiaalisin mahdollinen automatisointikohde. Vääränlaisen prosessin automatisoinnista voi seurata turhaa ajan- ja rahanhukkaa, joten prosessin valintaan on syytä kiinnittää huomiota.
2. Suunnittele automatisointiprosessi ja sen vaiheet huolella
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa suunnittelu voi säästää myöhemmiltä ongelmilta. Henkilökunnan koulutukseen ja robotin oppimiseen menee joka tapauksessa aikaa, mutta jos koulutus ja opetus on etukäteen suunniteltu ja asiaan perehdytty, voi se hoitua melko vaivattomastikin. Kun automatisointiprosessi on etukäteen suunniteltu huolella, ei ikäviä yllätyksiä pääse syntymään.
3. Hyödynnä tarvittaessa organisaation ulkopuolista osaamista
Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon ja hallinnointiin erikoistuneita toimijoita on alalla useita. Voi olla hyvä idea ulkoistaa ohjelmistorobotiikan käyttöönotto, jolloin robotin integrointiin ja opettamiseen ei itse tarvitse niin syvällisesti perehtyä. Opinnäytetyön tutkimuksesta kävi ilmi, että myös ongelmatilanteisiin saatiin nopeasti ulkopuoliselta toimijalta apua, eli ongelmien ilmetessäkään ei tarvitse jäädä yksin.
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa, kuten varmasti monessa muussakin asiassa, huolellinen suunnittelu ja asiaan perehtyminen ovat kaiken a ja o. Toivottavasti ohjelmistorobotiikan tarjoamia mahdollisuuksia tutkiessasi nämä seikat edesauttavat onnistuneita käyttöönottoja.
Kirjoittajat:
Johanna Jurvanen valmistui 2021 laskentatoimen tradenomiksi LAB-ammattikorkeakoulusta. Hän tutki opinnäytetyössään ohjelmistorobotiikan käyttöönoton ongelmakohtia tilitoimistoissa. Tavoitteena on poistaa esteitä ja mahdollistaa ohjelmistorobotiikan laajempi käyttö taloushallinnon alalla. Opinnäytetyö tehtiin RoboCamp-hankkeen toimeksiantona.
Marianne Viinikainen työskentelee taloushallinnon lehtorina LAB-ammattikorkeakoulussa ja on ohjannut opinnäytetyön. Hän toimii myös projektipäällikkönä ohjelmistorobotiikan osaamista edistävissä hankkeissa Etelä-Karjalan alueella: RoboCamp (EAKR, 1.9.2019-31.12.2021) ja RoboGrowth (ESR, 1.1.2022-31.8.2023).
Lähteet:
Jurvanen, J. 2021. Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon liittyvät ongelmakohdat tilitoimistoissa. AMK-opinnäytetyö. LAB-ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Lappeenranta. Viitattu 21.1.2022. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021121425924
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!