Nyt tarkkana! PRH:lle lähetetty henkilö- ja passitietoja sisältäviä asiakirjoja – julkaistavaksi kaupparekisterissä
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on tarkastanut teknisellä eräajolla kaupparekisteriin julkaistavaksi lähetettyjen asiakirjojen sisältöjä. Tarkastuksessa on käynyt ilmi, että yrityksistä on lähetetty henkilötunnuksia ja passikopioita sisältäviä asiakirjoja julkiseen rekisteriin. Lähes 3 500 tällaista henkilö- tai passitietoja sisältävää asiakirjaa on nyt siirtynyt rekisteristä edelleen kaupparekisteritietojen hyödyntäjille – puolet tosin eri viranomaistahoille.
PRH:n julkaisemasta tiedotteesta löytyy linkki listaan yrityksistä, joista on lähetetty henkilö- tai passitietoja, ja jotka ovat nyt levinneet rekisteristä eteenpäin. Tiedotteessa on myös linkki ohjeeseen niille henkilöille, joiden tietoja on tässä yhteydessä välittynyt rekisteristä. Vastaavan välttämiseksi PRH ottaa teknisen tarkastusajon pysyvästi käyttöön, ja se salaa henkilötunnus- ja passitietoja sisältävät asiakirjat.
PRH muistuttaa, että tarvittavista päätöspöytäkirjoista voi ilmoittaa otteet ja koko pöytäkirjaa ei tarvitse toimittaa rekisteröitäväksi.
Osakeyhtiöt antavat tilinpäätöstiedot rekisteröitäväksi jo veroilmoituksen antamisen yhteydessä (kts. PRH:n ohje). Mikäli kaikkia tarvittavia tietoja ei ole olemassa jo veroilmoituksen jättöaikana, annettuja tietoja on myöhemmin täydennettävä. Näiden tilinpäätöstietojen mukana annetaan myös tieto tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärästä ja yhtiökokouksen voitonjakopäätöksestä. Riittää, että PRH saa nämä äsken mainitut tiedot omalla rekisteriöintilomakkeellaan. Yhtiökokouksen pöytäkirjaa tai sen otetta ei tarvitse näin liittää rekisteröitäviin tietoihin.
Kerroimme kesäkuussa 2019 (tiedote) menettelystä, jota yritykset ja tilitoimistot voivat noudattaa, kun ne lähettävät yhtiökokoustietoja rekisteröitäväksi. Tätä menettelyä voi noudattaa yhä edelleen. OmaVero-palvelun lisäksi näitä tietoja voi lähettää myös Ilmoitin.fi-palvelussa.
