Miten tiedostojen hallinnan haasteet taltutetaan
EU:n tietosuoja-asetuksen myötä yrityksen henkilötietoja sisältävien tiedostojen käsittely, kansioiden käyttöoikeuksien hallinta ja käyttöhistoriatietojen saatavuus korostuvat. GDPR:n velvoitteiden mukaisesti yrityksen on esimerkiksi varmistuttava ulkoistuspalveluiden tietojen käsittelyn tavoista ja voitava tarvittaessa todentaa, kuka ja milloin asiakkaan tietoja on käsitellyt.
Tilitoimistojen yleisimmät tiedostojen käyttämisen haasteet liittyvät tiedostosijainnin ja käyttöliittymien käytettävyyteen, tiedostojen synkronointiin sekä tiedostojen käyttöoikeuksien hallittavuuteen.
EU:n tietosuoja-asetuksen myötä myös tiedostojen turvallisuuteen ja sijaintiin liittyvät näkökulmat korostuvat: tiedostojen käyttämisen pitäisi samaan aikaan olla ajasta, paikasta ja päätelaitteesta riippumatonta sekä tietoturvallista että tarvittaessa myös hallittavaa ja raportoitavissa olevaa. Asiakkaat saattavat jatkossa vaatia tilitoimistoaan tekemään selvityksen, kuka asiakasyrityksen tiedostoja on käyttänyt ja missä tiedostot sijaitsevat.
Lisäksi usealla paikkakunnalla toimivan tilitoimiston toimipisteiden välillä usein ilmenee kansioiden yhteiskäyttöön ja tiedostojen versiohistorian saatavuuteen liittyviä tarpeita. Jokaisen kirjanpitäjän myös pitää pystyä liikuttelemaan tiedostoja asiakkailleen tietoturvallisesti.
Tilitoimiston tyypillisiä haastetilanteita tiedostojen hallinnassa:
- Asiakas toimittaa inventaarilistoja tai ostokuitteja kirjanpitäjälleen kuukausittain paperisina tai sähköpostitse.
- Tilitoimiston tulee toimittaa asiakkaalle raportteja ja selontekoja tietoturvallisesti niiden valmistuessa
- Asiakas lähettää työntekijöidensä lääkärintodistuksia tai muita henkilötietoja sisältäviä dokumentteja palkanlaskentaan avoimessa sähköpostissa
- Hallituksen ja yhtiökokouksien pöytäkirjat halutaan pitää sekä asiakkaan että tilitoimiston saatavilla
- Asiakkaan yrityskauppaan liittyvät selvitykset ja dokumentit halutaan pitää kaikkien osallisten (asiakasyritys, tilitoimisto, konsultit, asianajajat ym.) saatavilla ja kommentoitavissa
- Tiedostojen yhteiskäyttö eri paikkakunnilla sijaitsevien toimipisteiden välillä
Magic ShareFile – Tietoturvallista ja helppoa tiedostojen hallintaa
Toimivan, joustavan ja luotettavan pilvipalvelun avulla voidaan vastata tilitoimistojen tiedostojen hallinnan haasteisiin. Suomalainen Magic Cloud Oy tuottaa Magic ShareFile -tiedostojen jako- ja hallintapalvelua, joka vastaa lukuisiin tilitoimistojen jokapäiväisiin aineistojen liikutteluun ja arkistointiin liittyviin haasteisiin.
Palvelu tuotetaan Magic Cloudin Suomessa sijaitsevista konesaleista, joten palvelua käyttävien tilitoimistojen tiedot säilytetään Suomessa.
Magic ShareFile & GDPR
EU:n tietosuoja-asetuksen velvoitteiden täyttyminen tulee ajankohtaiseksi toukokuussa 2018. Magic ShareFile vastaa GDPR:n vaatimuksiin seuraavasti:
- Tiedot sijaitsevat Suomessa
- Sensitiivisten tiedostojen jakaminen ja säilyttäminen tietoturvallisesti pilvipalvelussa
- Kansioiden käyttöoikeuksien helppo hallinta
- Tiedostojen ja kansioiden käytön raportointi: esimerkiksi raportit siitä, kuka tiedostoja on käyttänyt.
- Lisäksi Magic Cloud on suomalainen palveluntarjoaja, jonka kanssa GDPR:n vaatimusten toteutumisesta on helppo viestiä ja kysyä.
Magic ShareFile vastaa tilitoimistojen tarpeisiin muun muassa seuraavilla tavoilla:
- Kirjanpitäjä voi lähettää sähköpostin liitteitä asiakkaalle tietoturvallisesti
- Asiakas voi lähettää tiedostoja tietoturvallisesti kirjanpitäjälle Magic ShareFileen tehtyyn tiedostojen pyytämisen linkkiin
- Tiedostot käytettävissä helposti ja reaaliaikaisesti tilitoimiston eri toimipisteiden välillä
- Mahdollisuus esimerkiksi kirjanpitokansion yhteiskäyttöön asiakkaan kanssa
- Mahdollisuus rajata kansioiden ja tiedostojen käyttöä ja jakamista
- Mahdollisuus tuottaa asiakkaalle raportteja asiakasta koskevan materiaalin käyttämisestä
- Pilvipalvelun tarjoamat rajapinnat vähentävät kirjanpitäjän manuaalista tallennustyötä
- Tiedostojen versiohistoria on palvelun käyttäjien itsensä saatavilla helposti ilman erillisiä palautuksia varmistuspalvelimilta
- Tietosuoja-asetuksen datan sijaintiin ja tietoturvaan liittyvät vaatimukset täyttyvät, sillä tiedostot ovat turvassa Magic Cloudin Suomessa sijaitsevilla palvelimilla
Palveluntarjoajana Magic Cloud luonnollisesti myös vastaa palvelun tietoturvapäivityksistä ja salauksista. Monipuolinen Magic ShareFile soveltuu erinomaisesti niin pienten kuin isojenkin tilitoimistojen käyttöön ja vastaa tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.
Artikkelin on kirjoittanut Terhi Meriläinen, Magic Cloud.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 1/2018.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!