Kokemuksia uudesta tarkastuskonseptista ja sen pilotoinnista
Tilitoimistojen tarkastukseen on kehitetty uutta konseptia. Sitä on pilotoitu useassa tarkastuksessa, viime syksynä niin sanotuille vanhoille jäsenille sekä talven aikana toteutetuissa uusien jäsenhakijoiden tarkastuksissa. Kaikkiaan uutta konseptia on testattu yli kymmenessä kohteessa.
Uuden tarkastuskonseptin keskeisenä tarkoituksena on a) aiempaa selkeämmin pystyä toteamaan jäsenkriteerien täyttyminen sekä b) auttaa jäsentä samalla hahmottamaan keskeisimmät tilitoimistoliiketoimintansa kehittämistarpeet.
Uusi tarkastuskonsepti on kehittynyt ja uudistunut selkeästi pilotoinnin aikana, ja kehitystyö jatkuu yhä. Olemme tarkastuslautakunnassa tiedostaneet kohtia, joita täytyy vielä muuttaa. Siitä huolimatta kokemukset pilotoinnista ovat alun ensimmäisistä kehitysversioista alkaen olleet hyvin myönteiset. Suoritettujen pilotointien myötä voidaan todeta, että molemmat edellä mainitut tavoitteet ovat täyttyneet.
TAL-STA määrittelee hyvän tilitoimistotavan
Keskeistä uudessa tarkastuskonseptissa on TAL-STA-toimialastandardin ja sen kaikkien kohtien läpikäynti. Taloushallintoliiton sääntöjen mukaan jäsenelle tulee olla hyvät edellytykset noudattaa hyvää tilitoimistotapaa, minkä käytännössä määrittelee TAL-STA.
Ensin tarkastuksen kohde itsearvioi kunkin kohdan toteutumisen osaltaan. Arviointi toteutetaan pisteyttämällä kohdat 1–5-asteikolla. Konseptiin on kirjattu kuvaukset perusteista, joilla voi saada arviointikohdasta 1-, 3- tai 5-arvosanan. 3-taso edustaa kuvauksissa niin sanottua hyvää TAL-STA-tasoa, jolloin asian voidaan todeta olevan kunnossa. 1-taso tarkoittaa sitä, että kyseisen arviointikohdan osalta tilitoimistolla on selkeästi kehitettävää. Vastaavasti 5-taso tarkoittaa sitä, että asia on tilitoimistolla erinomaisessa kunnossa. Tasoille 2 ja 4 ei ole laadittu kuvauksia, mutta pisteitä niille voi toki myös antaa, mikäli kuvatut tasot 1, 3 ja 5 eivät täysin vastaa tilitoimiston toimintaa.
Tarkastuksen kohde voi halutessaan asettaa itselleen myös tavoitetason kullekin arvioitavalle osa-alueelle. Tämä helpottaa kehittämistarpeiden määrittämistä, kehittämistä vaativien osa-alueiden valintaa. Tarkastuspäivänä tarkastaja muodostaa vielä omat johtopäätöksensä tarkasteltavista osa-alueista. Tarvittaessa pisteytyksiä siis muutetaan tarkastajan tekemien havaintojen perusteella.
Lisäksi konseptiin on mallinnettu myös sellaisia liiketoiminnan osa-alueita, jotka eivät suoraan käy ilmi TAL-STAsta, kuten johtajuus ja strategia, asiakastarpeet ja -tyytyväisyys, teknologia, henkilöstö ja suorituksen johtaminen. Näiden osa-alueiden arviointi on kuitenkin vapaaehtoista. Ne eivät ole jäsenkriteerejä. Ilahduttavaa on ollut havaita, että useat tarkastuksen kohteet ovat innolla lähteneet arvioimaan myös näitä vapaaehtoisia kohtia ja asettamaan niille myös tavoitetasoja.
Arvioinnin ja pisteytyksen tuloksia voidaan tarkastella sekä taulukkomuodossa että graafisesti ja haluttaessa verrattuna tavoitetasoihin. Malliin on kehitetty myös oma sivu tarkastajan suosituksille. Ajatuksena on, että tarkastaja kirjaa samaan arviointidokumenttiin omat suosituksensa sitä, mitä tarkastuksen kohteen kannattaisi tehdä kehittääkseen liiketoimintaansa.
Tarkastajajoukko tiivistyy
Uusi konsepti ei ole vielä valmis laajamittaisesti käyttöön otettavaksi. Muutamia kohtia täytyy vielä muuttaa ennen konseptin virallistamista. Seuraava isompi vaihe tarkastustoiminnan kehittämisessä on määrittää kriteerit tuleville tarkastajille ja valita heidät. Tarkastajien joukko tulee selkeästi supistumaan tähänastisesta noin 40 henkilöstä. Tulemme korostamaan tarkastajien valinnassa vahvaa kokonaisnäkemystä tilitoimistoliiketoiminnasta, laadun kehittämisestä ja nykyaikaisista tilitoimistojen työvälineistä sekä riippumattomuutta ja sitoutumista tarkastusten tekemiseen useaksi vuodeksi sekä useisiin tarkastuksiin vuodessa.
Tietojen luottamuksellisuus on aiheuttanut jonkin verran huolta kehitetyssä tarkastuskonseptissa. Kun tilitoimistot ja heidän tarkastajansa ryhtyvät antamaan pisteitä tilitoimiston suoriutumisesta ja liiketoiminnan keskeisten kriteereiden tavoitetasoista, tulee tarkastuksessa esille tulleet tiedot pystyä pitämään luottamuksellisina. Tämän vuoksi kaikilta tarkastustoimintaan ja niistä kertyvien tietojen käsittelyyn osallistuvilta tulee edellyttää suurta huolellisuutta sekä luottamuksellisuutta.
Joka tapauksessa nyt kehitetystä ja pilotoidusta tarkastuskonseptista kannattaa pitää kiinni ja jalostaa siitä vielä parempi. Tarkastusten myötä tilitoimisto voi saada uutta potkua tilitoimistoliiketoimintansa kehittämiseen. Me Taloushallintoliitossa haluamme pitää jäsenemme, vaikuttaa myönteisesti jäsenten laadun ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä saada samalla myös yhä enemmän jäseniä suorittamamme laadunvarmennuksen piiriin.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2018.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!