Kirjanpitovelvollisuus

Kaikkien yritysten kannattaa pitää kirjanpitoa ja useimmiten se on pakollista. Velvoitteet kirjanpidon pitämiseen ja tilinpäätöksen julkistamiseen riippuvat yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Alla tärkeimmät raja-arvot ja asiat, jotka vaikuttavat siihen, minkälaista kirjanpitoa yrittäjän tai yhtiön on pidettävä.

Kirjanpidon vaatimukset määräytyvät yrityksen koon mukaan

Kirjanpidon vaatimukset määräytyvät yrityksen koon mukaan. Mitä suurempi yritys, sitä vaativammat ovat myös kirjanpito- ja erityisesti tilinpäätösvaatimukset. Näitä vaatimuksia ajatellen yritykset ryhmitellään seuraaviin kokoluokkiin:

Yritys on mikroyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

  1. Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa
  2. Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa
  3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Yritys on pienyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

  1. Yrityksen taseen loppusumma 6 000 000 euroa
  2. Yrityksen liikevaihto 12 000 000 euroa
  3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

  1. Yrityksen taseen loppusumma 20 000 000 euroa
  2. Yrityksen liikevaihto 40 000 000 euroa
  3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä

Pienyrityksen ja suuryrityksen väliin jäävät yritykset, joilla ylittyy vähintään kaksi pienyrityksen rajoista mutta toisaalta liikevaihto, taseen loppusumma tai henkilömäärä eivät ylitä tai ylittävät korkeintaan yhden arvon kohdalla suuryrityksen rajat. Näiden kohdalla puhutaan usein keskisuurista yrityksistä, jotka eivät voi käyttää mikro- tai pienyritysten helpotuksia, mutta joiden ei toisaalta tarvitse noudattaa suuryritysten vaatimuksia.

Toiminimiyrittäjä – liikkeen- ja ammatinharjoittaja

Kirjanpitovaatimuksissa on merkittäviä helpotuksia, kun yksityishenkilö harjoittaa omissa nimissään liike- ja ammattitoimintaa. Toki yrittäjän on hyvä miettiä, mitä hän odottaa kirjanpidolta ja mitä mahdollisesti ulkopuoliset tahot, kuten rahoittajat ja viranomaiset odottavat yrittäjän kirjanpidolta – ja mitä helpotuksia on järkevää hyödyntää.

Kun liikkeen- ja ammatinharjoittaja harjoittaa toimintaa mikroyrityskokoluokassa, hän voi kirjanpitolain mukaan jättää tilinpäätöksen laatimatta. Mikäli rajat ylittyvät, tilinpäätös on laadittava.

Yrittäjän on kuitenkin laadittava lähes tilinpäätöstä vastaava veroilmoitus ja monissa tilanteissa myös muut viranomaiset ja rahoittajat saattavat odottaa yrittäjän laativan tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen laatimista tai laatimatta jättämistä on siis hyvä arvioida omien tarpeiden ja ulkopuolelta tulevien odotusten perusteella.

Liikkeen- ja ammatinharjoittaja voi lisäksi valita, pitääkö hän ns. kahdenkertaista vai yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista raja-arvoista ylittyy päättyneenä että sitä edeltäneellä tilikaudella:

  1. Yrityksen tase 100 000 euroa
  2. Yrityksen liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 200 000 euroa
  3. Yrityksen palveluksessa yli 3 henkilöä.

Mikäli yrittäjä käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, kuten tilitoimistoa, kirjanpito toteutetaan yleensä ns. kahdenkertaisena kirjanpitona. Näin syystä, että käytettävissä olevat kirjanpito-ohjelmat on yleensä rakennettu niin, että liiketapahtumat viedään ohjelmaan kahdelle kirjanpidon tilille – tuloslaskelmaan ja taseeseen päätyville tileille. Esimerkiksi asiakkaan pankkikortilla maksaman tavaran tai palvelun myynti kirjataan myyntitilille, joka päätyy tilinpäätöksessä liikevaihtoon ja myyntiä vastaava maksusuoritus pankkitilille, joka päätyy taseessa yrityksen varoiksi rahoihin ja pankkisaamisiin.

Kahdenkertaista kirjanpitoa ei tarjota yrittäjille yksinomaan sovellusteknisten syiden vuoksi vaan erityisesti siitä syystä, että yrittäjän pitää kirjanpidon perusteella voida jatkuvasti osoittaa ostovelkojen ja myyntisaamisten määrä. Tämä on yksinkertaisinta toteuttaa, kun kirjanpitoa pidetään kahdenkertaisena. Tällöin laskulla myyty tavara tai palvelu viedään kirjanpidossa myyntitilin lisäksi myyntisaatavien tilille ja laskulla tehdyt tavaroiden tai palveluiden hankinnat oikealle ostotilille ja ostovelkojen tilille. Näin myyntisaatavat ja ostovelat on jatkuvasti osoitettavissa varsinkin, jos laskumäärät ovat myyntien tai ostojen osalta merkittävät, jolloin niiden muulla tavalla tehtävä seuranta on työlästä ja hankalaa.

Yritystoiminnan alkaessa

Kirjanpidon eli ensimmäisten kirjanpitomerkintöjen tekeminen alkaa yritysmuodoittain seuraavasti:

  • Toiminimiyrittäjä – liikkeen ja ammatinharjoittaja ensimmäinen tilikausi ja kirjanpitovelvollisuus alkaa siitä päivästä, kun yrittäjä on tosiasiallisesti ryhtynyt harjoittamaan liike- ja ammattitoimintaa.
  • Henkilöyhtiötä (avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö) kirjanpitovelvollisuus alkaa yhtiösopimuksen allekirjoituspäivänä tai liiketoiminnan aloittamishetkestä, jos liiketoimintaa on ryhdytty harjoittamaan jo ennen yhtiösopimuksen laatimista.
  • Osakeyhtiössä ensimmäinen tilikausi alkaa viimeistään perustettavan yhtiön osakkeiden merkintäpäivästä ja osuuskunnassa perustamiskirjan allekirjoituspäivämäärästä. Jos osakeyhtiö ottaa vastattavakseen sellaisia toimia, jotka on tehty sen lukuun ennen perustamista, on näitä toimia kuvaavat liiketapahtumat merkittävä osakeyhtiön kirjanpitoon syntymishetkensä mukaisesti. Tällöin osakeyhtiön ensimmäisen tilikauden alkaminen tulee laskettavaksi ensimmäisestä liiketapahtuman syntymisestä. Sama koskee osuuskuntaa.

Yritystoiminnan loppuessa

Yritystoiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä pitää huolehtia siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään asianmukaisesti.

Liikkeen- ja ammatinharjoittaja, avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies, yrityksen hallitus tai muu vastaava toimielin tai kirjanpitovelvollisen oikeudenomistaja vastaavat siitä, että kirjanpitoaineistoa säilytetään asianmukaisesti myös toiminnan päättymisen jälkeen.

Rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.