HR- ja palkkapalvelut murroksessa – oletko mukana vai ulkona?
Keskustelin kesäkuussa Taloushallintoliiton Kesäpäivillä erään tilitoimiston edustajien kanssa. Kyseinen yritys oli vastikään alkanut laajentamaan omaa palkkapalveluaan. Vielä vuosi sitten yrityksessä ei ollut tullut mieleenkään, että toimintaa laajennettaisiin erilliseen palkkahallintoon, ja vain puoli vuotta sitten ei oltu ajateltu lähteä laajentamaan henkilöstöhallinnon palveluihin. Nyt molempia vietiin innolla eteenpäin. Mistä asiassa on yleisemmin kyse?
2000-luvulla palkanlaskenta on siirtynyt talousosastojen alaisuudesta sinne minne se kuuluukin, eli henkilöstöjohdon alle. Henkilöstöhallinnon puolella palkanlaskennasta on tullut talousosastosta poikkeava funktio, se on oleellinen osa työsuhteen elinkaaren hallintaa pelkkien numeroiden sijaan. Kun HR:ssä hoidetaan työsuhde huolellisesti ja järjestelmällisesti, ei tästä ole kovin pitkä matka siihen, että työsuhteelle saadaan myös palkka tilille.
Digitalisaatio on kiertänyt palkanlaskennan kaukaa
Miten tämä kaikki sitten liittyy palkkahallinnon palveluihin? Hieman kärjistäen voisi sanoa, että palkkapalvelut ovat jämähtäneet 15 vuoden takaiseen tilaan. Tietoja liikutellaan edelleen sähköposteilla, kirjeillä tai jaettujen kansioiden kautta.
Toinen vaihtoehto olisi, että palvelun tuottaja ja asiakas käyttäisivät samaa järjestelmää. Ja vaikka näin tapahtuisikin, on erittäin todennäköistä, että palkanlaskennassa tietoja käsitellään manuaalisesti syöttämällä tietoja uudelleen tai seurataan tietoja erillisissä Excel-tiedostoissa, koska ohjelmat eivät pysy TES-säännösten perässä. Asia ei sinällään ole kenenkään syy, palkkahallintoa ei vain ole nähty yleisesti erillisenä liiketoimintamahdollisuutena yritysten luodessa palvelukonseptejaan. Palkanlaskenta on tehty muiden töiden ohessa.
Ihannetilanteessa asiakas ja palvelun- tuottaja käyttävät samaa järjestelmää
Mitäpä jos olisikin ohjelmisto, jolla palveluntuottaja ja asiakas voisivat yhteistuumin hoitaa kaikki palkanlaskentaan liittyvät toimenpiteet?
Asiakkaan näkökulmasta käytössä olisi ohjelmisto, jossa asiakkaan eri organisaatiotahot voivat syöttää tuntitietoja, tehdä loma- ja poissaolohakemuksia, perustaa uusia työsuhteita ja tehdä muutoksia olemassa oleviin työsuhteisiin halutuilla hyväksyntäprosesseilla. Kaikki tämä tieto olisi automaattisesti ja reaaliaikaisesti palkanlaskijan käytettävissä ja valmiina palkanlaskentaa varten. Käytännössä palveluntuottaja tarjoaisi asiakkaalle ohjelmiston työsuhteiden ja työajan hallintaan hyötyen siitä oleellisesti myös itse. Tällä ratkaisulla täydennettäisiin iso osa suomalaisten yritysten HR-tarpeista. Samalla palveluntuottaja loisi itselleen täysin sähköisen palkkaprosessin.
Oikealla ohjelmistolla pystyt laajentamaan tarjonnan HR-palveluihin
Yhä useammin asiakkaat haluavat saada HR:stä muutakin irti kuin pelkän työsuhteen hallinnan. Palvelutuottajan edun mukaista olisi tuottaa palvelukonsepti, josta voidaan avata henkilöstöhallinnon sisältöjä asiakkaan tarpeiden mukaan. Mietityssä konseptissa työsuhteen perustietojen lisäksi asiakas voisi hallita muun muassa perehdytystietoja, työsuhdedokumentteja, koulutuksia, kehityskeskusteluita ja varhaisen välittämisen mallia. Samaan palveluntuottajan luomaan konseptiin voisi kuulua automaattisia tiedotuksia asiakasyrityksen henkilöstölle päättyvistä pätevyyksistä, poissaolojen määrästä tai palvelusvuosista, sekä vakioituja henkilöstötilinpäätöksen raportteja. Kaikkea sitä, millä asiakasyrityksen henkilöstöresurssit voidaan vapauttaa tekemään asiantuntijatyötä.
Kaikki tämä tapahtuu samalla ohjelmistolla, millä palveluntuottaja tuottaa asiakasyrityksen palkanlaskennan. Parhaassa tapauksessa palveluntuottaja on tarjonnut omasta HR- ja palkkajärjestelmästään asiakkaille täysiverisen HR-järjestelmän.
Muutokseen reagoiva palveluntarjoaja kerää eurot
HR- ja palkkapalveluiden osalta kenttä elää murroksen aikaa. Perinteisten taloushallinto-ohjelmistojen palkanlaskenta ei usein riitä tehokkaan palkkapalvelun tuottamiseen. Tämän varmistavat alati muuttuvat TES-ehdot ja paikallisen sopimisen lisääntyminen erilaisten Kiky-ratkaisujen myötä, puhumattakaan lakisäädöksistä kansallisen tulorekisterin ja tietosuoja-asetusten muodossa. Väistämättä muutokset nostavat palkkapalvelun hintaa, tai palvelua joudutaan tuottamaan muiden palveluiden katteiden kustannuksella. Ne yritykset, jotka huomaavat olemassa olevan muutoksen ja lähtevät kehittämään omaa toimintaansa erilaisten palvelumallien ja uusien järjestelmien kautta, tulevat hyötymään muutoksesta. Henkilöstöhallinto koetaan usein kokonaisuutena, josta palveluntuottajilla ei ole tarpeeksi tietoa. Yksinkertaisuudessaan HR-palveluissa on kuitenkin kyse tiedon määrämuotoisesta säilyttämisestä ja sujuvien työsuhteiden hallintaa koskevien hyväksyntäkiertojen tarjoamisesta. Kaiken keskiössä on ohjelmisto, jossa palveluntuottaja ja asiakas elävät symbioosissa keskenään, tuottaen parasta mahdollista tukea asiakkaiden liiketoiminnalle. Palveluntuottajan ei tarvitse tarjota muutosjohtamisen konsultointia tai esimiesvalmennuksia ollakseen HR-palveluntuottaja. Pienemmälläkin pääsee liikkeelle.
Artikkelin on kirjoittanut Perttu Seppänen, Accountor HR Solutions.
Kirjoittaja on entinen palkanlaskija, nykyinen palkka- ja HR-ratkaisujen asiantuntija.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 4/2018.
