Automaatiot supervoimana: Talenomin matka kirjanpidon tulevaisuuteen
Talenom toimii hyvänä esimerkkinä yrityksestä, joka on onnistunut viemään automaatioiden kehityksen voimakkaasti osaksi arjen prosesseja. Automaatioiden ja robotiikan rooli on noussut puhutuksi teemaksi taloushallinnon kehitystyössä. Yhä useampi organisaatio omaksuu vaiheittain niitä osaksi päivittäistä toimintaansa.
Tapasin Tuija Annalan, Vesa Filppulan ja Sanna Tervon, jotka avasivat, miten Talenomilla on hyödynnetty automaatioita kirjanpidon prosesseissa ja millaisia vaikutuksia automaatioilla on ollut yrityksen toimintaan, kulttuuriin ja asiakaskokemukseen.
Automaatiot osaksi yrityskulttuuria
”Työskentelemme Talenomilla tiimissä, joka keskittyy kirjanpidon prosessien kehittämiseen ja automaatioihin. Tiimimme vastuulla on kehittää kirjanpidon prosesseja, selvittää liiketoiminnan kehitystarpeita ja määritellä näitä tarpeita yhdessä liiketoiminnan kanssa. Yhteistyössä ohjelmistokehitystiimiemme kanssa toteutamme tarvittavat muutokset järjestelmiin”, kertoo tiiminvetäjänä toimiva Tuija Annala.
”Lisäksi tiimimme tehtävänä on kouluttaa uusia prosesseja ja järjestelmiä taloushallinnon asiantuntijoille. Toimimme myös kirjanpidon asiantuntijoiden tukena järjestelmiin liittyvissä kysymyksissä. Tiimissäni on myös kirjanpidon sovellustuki”, Annala jatkaa.
Kun tarkastelemme Talenomin automaatiostrategiaa voimme huomata, että se on osa organisaation kulttuuria.
“Automaatioajattelu on dna:ssamme. Ilman automaatioita emme pystyisi tarjoamaan asiakkaillemme tällaista erinomaisen asiakaspalvelun tasoa, joka on meille tärkeää”, kertoo Vesa Filppula, Talenomin kehitysjohtaja.
Talenomin automaatiomatka on ollut yrityksen ydinstrategiaa jo pitkään. Heidän kulttuurinsa ja tapa työskennellä ja kehittää toimintaa pohjautuu siihen, että automaatiot otetaan osaksi kaikkea tekemistä. Ajatusmalli on siirtynyt laajasti yrityksessä muun muassa asiakaspalveluun, prosessien kehittämiseen ja jopa rekrytointiin.
Alkuvaihe: Kehitys omalla ohjelmistolla
Erilaisia ohjelmistoratkaisuja on saatavilla markkinoilla monenlaisiin tarpeisiin. Talenom päätti kuitenkin ottaa oman ammattitaitonsa käyttöön ja kehittää omat ohjelmistonsa.
“Meillä on oma kirjanpito-ohjelmisto, jota olemme kehittäneet koko ajan itse. Näin olemme mahdollistaneet sen, että voimme yksittäisten osien sijaan automatisoida koko prosessin”, kertoo Annala.
Prosessien automatisointipäätös oli merkittävä, sillä se mahdollisti täydellisen mukautumisen yrityksen erityistarpeisiin. Sen avulla Talenom pystyi luomaan ohjelmiston, joka tukee yrityksen kulttuuria ja kehitysstrategiaa.
Miten automaatiot toimivat käytännössä?
Talenomin automaatiot näkyvät käytännössä kaikessa, mitä he tekevät.
“Esimerkiksi kirjanpidon tiliöinnit voidaan automatisoida sääntöpohjaisella automaatiolla monimutkaisemmissakin tilanteissa. Lisäksi automaatiota käytetään kuukausittain samoina toistuvien kirjausten tekemiseen, erilaisten laskelmien tekemiseen muun muassa tilinpäätöksessä sekä virheiden tarkastamiseen. Olemme vähentäneet manuaalista työtä ja parantaneet laatua huomattavasti”, Tervo selittää.
Automaatiot mahdollistavat myös sen, että asiakkaat voivat nähdä liiketoimintansa tilan lähes reaaliaikaisesti.
“Asiakkaat saavat nyt nopeampaa ja tarkempaa tietoa liiketoiminnastaan, mikä auttaa heitä päätöksenteossa”, Filppula toteaa.
Vaikka automaatiot ovat tehneet prosesseista huomattavasti tehokkaampia, asiakaspalvelu ei ole jäänyt taustalle.
“Automaatioiden avulla asiantuntijat voivat keskittyä enemmän asiakaspalveluun ja poikkeamien käsittelyyn. Rutiinit on otettu pois, mutta asiantunteva tuki asiakkaalle on edelleen keskiössä”, Annala sanoo.
Haasteet ja muutosjohtaminen
Automaatiot tuovat monia etuja, mutta etuja ei ole saavutettu täysin ilman haasteita.
“Automaatioiden käyttöönotto ja kehittäminen on toki teknistä kehitystä, mutta kehitystä on pitänyt käydä läpi myös kulttuurimuutoksen osalta”, Filppula toteaa.
“Kehitys on vaatinut organisaatiolta muutosjohtamista, jotta kaikki voivat luottaa siihen, että automaatiot toimivat ja jokainen oppii käyttämään niitä tehokkaasti. Kirjanpitäjän asiantuntijatyö pysyy jatkossakin, se vain muuttuu erilaiseksi. Asiantuntijoita tarvitaan teknologian opettamisessa ja asiantuntijuutta vaativissa tehtävissä tulevaisuudessakin. Vain toistuvat rutiinityöt kannattaa automatisoida,” Filppula jatkaa.
Talenom on panostanut jatkuvaan koulutukseen ja kehityksen tukemiseen. He ovat järjestäneet automaatiotyöpajoja, joissa asiantuntijat voivat päivittää osaamistaan ja jakaa kokemuksiaan.
“Koulutamme ja tuemme työntekijöitä jatkuvasti, jotta automaatioiden käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa”, Tervo selittää.
”Se, että työntekijät voivat keskittyä samoina toistuvien tehtävien sijaan asiantuntijatehtäviin ja asiakaspalveluun, on ollut iso etu. Jos asiantuntijoiltamme nyt kysyttäisiin, että palataanko entiseen, vastaus olisi varmasti ei kiitos”, Tervo jatkaa.
Tavoitteena täysi automaatiotaso
Talenomin tulevaisuuden tavoitteena on saavuttaa automaatio kaikilla tasoilla.
“Tavoitteemme on päästä lähes 100 prosentin automaatiotasoon. Osa kuukausittain tehtävistä kirjanpidoistamme on jo täysin automatisoituja, ja jatkossa haluamme laajentaa tätä entisestään”, Filppula sanoo.
Tulevaisuudessa Talenom aikoo jatkaa ohjelmistonsa kehittämistä ja etsiä uusia tapoja hyödyntää automaatioita kaikissa prosesseissa.
“Meidän unelmamme on, että asiantuntijamme voivat keskittyä konsultoivaan asiakaskokemaa parantavaan palveluun, ja peruskirjanpitoprosessi hoituu automaattisesti”, Annala visioi.
“Reaaliaikainen kirjanpito, joka hoitaa itse itsensä, on tulevaisuuden suunta.”
Kirjoitussarjan tekijä Linda Paasikallio on liiketoiminnan kehittämisen ammattilainen, joka on työskennellyt verkkokoulutuksen ja mikro-oppimisen edistämisessä Suomessa kansainvälisen koulutusyhtiön maajohtajana. Hänellä on vuosien kokemus talousammattilaisten rekrytoinneista sekä IT- ja talousalan koulutusohjelmien kehittämisestä. Nykyään yrittäjänä Linda keskittyy yritysten arvokkaimman voimavaran – ihmisten – kehittämiseen, integroimalla henkilöstön osaamisen johtaminen tiiviisti osaksi liiketoiminnan strategiaa.
