Ammattilaisuudestaan ylpeä tekee kirjallisen asiakassopimuksen
Kirjallinen asiakassopimus takaa, että asiakkaan kanssa ollaan samalla viivalla. Apua sopimuksen laatimiseen on tarjolla.
Taloushallintoliitto edellyttää jäseniltään kirjallisia asiakassopimuksia. Sopimus suositellaan käymään läpi vuosittain, jotta se vastaa tosiasiallista tekemistä. Lisäksi tarvittavan palvelun sisältö ja laajuus on arvioitava säännöllisesti.
Kirjallinen sopimus määrittää yksiselitteisesti, mitä palveluun kuuluu, mitä palveluun ei kuulu, mikä sisältyy hintaan ja mikä on erikseen veloitettavaa lisätyötä.
Kannatko rajattoman riskin?
Mahdollisuus ajan ja vaivan säästämiseen voi houkutella oikotiehen – sovit palveluista jotakin alustavaa suullisesti ja pian jo tuotat täydellä teholla palvelua ilman kirjallista sopimusta. Tällöin otat riskin siitä, että asiakkaalle jää mielikuva, että palvelusi kattaa kaiken mahdollisen.
Tällaisessa tapauksessa riitaa voi aiheuttaa esimerkiksi tilanne, jossa asiakkaan liiketoimintaan liittyvä hakemus tai raportti myöhästyy ja hänelle syntyy taloudellista vahinkoa. Asiakas saattaa olettaa, että tilitoimistona huolehdit asiasta automaattisesti ja hän vaatii vahingon korvaamista. Ellei tehtävistä ole selkeästi sovittu, olet talouden hallinnan asiantuntijana vastuullinen huolehtimaan asioista laajasti.
Sopiminen vaatii osaamista
Ole avoin, mutta älä luota sokeasti uuteen sopimuskumppaniisi. Tunnista sopimuskumppanin henkilöllisyys luotettavasti sekä hanki luotto- ja rekisteritiedot. Hyvin hoidettu sopimushallinta vaikuttaa yrityksesi imagoon ja asiakastyytyväisyyteen.
Taloushallintoliitto on tehnyt sopimisesta helppoa luomalla KL2004-sopimuspaketin ja tarjoamalla KL2004-sopimuskoneen. Valmis paketti auttaa puolimatkaan, ja loppumatkankin voi puolittaa luomalla oman pohjan tyypillisesti tarjotuista palveluista ja tallentamalla sen mallipohjaksi.
Pyri sopimusta tehdessäsi selvittämään vaikeat kysymykset heti alussa. KL2004:n Yleisissä sopimusehdoissa kohdassa 25 sovitaan tilitoimiston huolimattomuudesta johtuvien välittömien vahinkojen vastuun enimmäismäärästä. Tämä asia on hyvä selventää asiakkaalle sopimistilanteessa.
Saatat sopimisen loppuun, kun sovit asiakkaan kanssa toimintatavoista ja selität olennaiset palvelun ja sopimuksen seikat sekä allekirjoitatte sopimuksen.
Joskus asiakkaan käynnistysprosessissa ei tunnu löytyvän sopimuksen tekemiselle sopivaa kohtaa. Liiton jäsen voi käyttää auktorisointia perusteluna: liitto vaatii jäseniään tekemään sopimukset kirjallisesti.
”Ei minulle ole vielä koskaan mitään sattunut”
Ja onneksi näin onkin! Toivottavasti ei satukaan! Kirjallinen sopiminen on myös apuväline ohjata myöhässä aineistoa toimittavia tai maksunsa myöhässä maksavia asiakkaita. Säännöllinen sopimuksen kattavuudesta huolehtiminen antaa toiminnasta ammattimaisen kuvan. Sopimus antaa selkeyttä tilanteeseen, jossa asiakas tai tilitoimisto irtisanoo palvelun tai haluaa keskeyttää palvelut ja purkaa sopimuksen.
Voit olla ylpeä omasta ammattimaisesta palvelustasi ja toimia ammattimaisesti myös sopimustilanteessa. Yleiset sopimusehdot on laadittu tasapuolisiksi asiakkaan ja tilitoimiston palvelusuhteeseen ja sopimuskoneen käyttö sekä jäsenille tarjotut Word-lomakkeet helpottavat sopimista olennaisesti.
Muista ylläpitää sopimuksiasi ja hyödynnä asiakastapaamiset mahdollisen uuden palvelun tarjoamiseen. Jäsenenä myös vanhat sopimukset voi saattaa kuntoon helposti nojaamalla liiton auktorisointivaatimukseen ja tekemällä sopimukset allekirjoitusta vaille valmiiksi.
Artikkelin ovat kirjoittaneet Eeva Lyytinen ja Sirpa Airola.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2017.
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!