Uusia toimintaohjeita asiakkaan konkurssin varalle
Konkurssilain 3 luvun 8 §:n mukaan konkurssipesällä on oikeus sitoutua velallisen eli konkurssiin asetetun yrityksen sopimukseen, esimerkiksi tilitoimiston kanssa solmittuun toimeksiantosopimukseen. Tämä oikeus on aiheuttanut tilitoimistoissa huolta. Monissa tilanteissa tilitoimistossa ei ole koettu taloudellisesti tai henkisesti mielekkääksi jatkaa toimintaa konkurssipesän kanssa. Jos konkurssiin on asetettu suurempi asiakas, on ollut hankalaa pitää henkilöstöä varattuna siihen, että pesänhoitaja kenties myöhemmin vaatii palveluksia. Näihin asioihin saatiin selkeää ja arvokasta ohjeistusta.
Sitoutumisoikeutta ei ole, jos toimeksiantosopimus ei ole enää voimassa konkurssiin asetettaessa
Jos toimeksiantosopimus on purettu tai irtisanottu asianmukaisesti ennen konkurssiin asettamista, ei tilitoimistolla ole velvollisuutta jatkaa palvelun tuottamista toimeksiantosopimuksen perusteella esimerkiksi kirjanpidon loppuun saattamiseksi. Toimeksiannon jatkaminen on tietenkin mahdollista, jos sekä tilitoimisto ja konkurssipesä (pesänhoitaja) sitä haluavat. Vaihtoehtona on myös, että tilitoimisto ja konkurssipesä tekevät uuden sopimuksen esimerkiksi konkurssipesän kirjanpidon hoidosta.
Käytännössä asiakasyrityksen talousvaikeudet heijastuvat usein laajemmin toiminnan ongelmina: aineistojen toimitus tilitoimistolle saattaa olla puutteellista tai asiakas saattaa kieltäytyä tilitoimiston esittämistä hyvän kirjanpitotavan mukaisista kirjausratkaisuista. Nämä seikat saattavat altistaa myös tilitoimiston ja sen työntekijät rikos- tai siviilioikeudellisille vastuille. Sen vuoksi kriisiyrityksen osalta tilitoimiston on syytä säännöllisesti ja kriittisesti pohtia onko toimeksiannon jatkamiselle perusteita.
TAL2018 Yleiset sopimusehdot sisältävät useita purkuperusteita.
Yleisten sopimusehtojen 8 kohdassa on kirjattu seuraavat palvelun keskeyttämisperusteet:
a) asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitsemän päivää
b) asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävaikuta palvelujen tuottamiseen
c) asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia
d) asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille.
Yllämainituissa tilanteissa tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus, jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän päivän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta.
Lisäksi TAL2018 Yleisten sopimusehtojen 10 kohdan mukaan tilitoimisto saa purkaa sopimuksen myös, jos asiakas hakee velkojiltaan akordia, asiakkaan omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai sitä haetaan yrityssaneeraus- tai velkajärjestelymenettelyyn.
Ylempänä kuvattujen purkuperusteiden lisäksi tilitoimistolla ja asiakkaalla on luonnollisesti mahdollisuus sopimuksen irtisanomiseen irtisanomisaikojen mukaisesti.
Jos sopimus on voimassa konkurssiin asettamishetkellä
Jos toimeksiantosopimus on voimassa konkurssiin asettamishetkellä, voi konkurssipesä velvoittaa tilitoimiston jatkamaan palvelun tuottamista sopimuksen perusteella. Konkurssilain 3 luvun 8 § mukaan vastapuolen eli tässä tapauksessa tilitoimiston ”tulee vaatia ilmoitusta siitä, sitoutuuko konkurssipesä sopimukseen. Jos konkurssipesä ilmoittaa kohtuullisessa ajassa, että se sitoutuu sopimukseen, sekä asettaa hyväksyttävän vakuuden sopimuksen täyttämisestä, sopimusta ei saa purkaa.”
Tässä tapauksessa tilitoimiston kannattaa pyytää välittömästi pesänhoitajalta päätöstä sopimukseen sitoutumisesta esimerkiksi 1–2 viikon kuluessa, jotta asia ei jää aiheetta roikkumaan ja hankaloita esimerkiksi tilitoimiston resurssisuunnittelua. Käytännössä myös pesänhoitajan intressissä on, että päätös toimeksiannon jatkamisesta tehdään ripeästi, koska pesäluettelo on laadittava kahden kuukauden kuluessa konkurssin alkamisesta. Jos toimeksiantoa jatketaan palvelujen osalta suppeampana kuin konkurssia edeltäneessä tilanteessa, kannattaa muuttunut tietosisältö kirjata sopimusmuutoksena.
Hyväksyttävänä vakuutena voidaan pitää vakuutta, joka turvaa tilitoimiston syntyvän saatavan. Tätä varten tilitoimiston tulee huolella ja riittävällä turvamarginaalilla arvioida toimeksiannon jatkamisesta aiheutuva työmäärä ja muut kustannukset, kuten esimerkiksi ohjelmistoveloitukset.
Muista säännöllinen laskutus
Konkurssiasiamiehen mukaan pesänhoitajat ovat tuoneet esiin sen, että konkurssitilanteissa tilitoimistoilla on usein pitkään kertyneitä saatavia konkurssiyritykseltä. Konkurssilain 16 luvun 2,2 §:n mukaan ”konkurssipesä vastaa myös velallisen kirjanpidon laatimisesta aiheutuneesta, konkurssin alkamista edeltäneiden viimeisten kahden kuukauden aikaan kohdistuvasta kohtuullisesta saatavasta”. Tilitoimistot ovat yrittäneet laskuttaa pesältä myös pidemmän aikaa kertyneitä saatavia, mikä on luonut kitkaa asioiden sujuvalle hoitamiselle.
Pesänhoitajan epäasiallinen toiminta
Toisinaan Taloushallintoliiton jäsenneuvontaan on tullut yhteydenottoja pesänhoitajien epäasiallisesta toiminnasta. Syynä on voinut olla esimerkiksi pesänhoitajan tietämättömyys alan sopimusmalleista tai halu saada pesän asiat hoidetuksi mutkia oikomalla. Eräässä tapauksessa konkurssiin mennyt yritys oli itse hankkinut käyttöönsä kirjanpito-ohjelmiston ja tilitoimisto oli tarjonnut vain kirjanpitopalvelua tällä asiakkaan ohjelmistolla. Pesänhoitaja oli painostanut tilitoimistoa ja esittänyt, että tilitoimiston velvollisuutena on hankkia pesänhoitajalle käyttöoikeus kirjanpito-ohjelmistoon.
Konkurssiasiamies valvoo konkurssipesien hallintoa laissa konkurssipesien hallinnon valvonnasta säädetyllä tavalla. Jos pesänhoitaja toimii asiattomasti, tilitoimisto voi ilmoittaa asiasta konkurssiasiamiehen toimistolle.
