Varautumisen työkaluja

Tähän osioon on kerätty erilaisia varautumista käsitteleviä dokumentteja ja dokumenttipohjia. Kaikki nämä dokumentit ovat vapaasti käytettävissä ja hyödynnettävissä. Dokumentit on laadittu ensisijaisesti taloushallintoalan yritysten tarpeita silmällä pitäen huomioiden toimialan erityispiirteitä.

Erilaisia työkaluja tai dokumentteja selaillessa kannattaa huomioida, että poolin tuottama aineisto ei ole laadittu yksittäisen yrityksen nykytilan pohjalta, eikä se huomioi esimerkiksi yksittäisessä yrityksessä käytettyjä ohjelmistoja tai palveluita. Lähtökohtana on, että kukin toimija täydentää ja rikastaa valmiita pohjia päivittämällä niihin itsellä käytössä olevia työkaluja tai ohjelmistoja. Suunnitelmiin voi ja kannattaa linkittää jo aiemmin muodostettuja dokumentteja tai ohjeita häiriötilanteiden hallitsemiseksi.

Varautumissuunnitelma

Varautumissuunnitelma on yrityksen dokumentoitu suunnitelma toiminnasta häiriön kohdatessa. Suunnitelma voi sisältää yksityiskohtaisia ohjeita tai toimintakortteja häiriötilanteen vaikutusten pienentämiseksi tai keston lyhentämiseksi. Varautumissuunnitelman täyttämiselle kannattaa varata hetki aikaa ja työhön voi osallistua useitakin henkilöitä. Suunnitelman ei tarvitse kattaa kaikki mahdollisia kuviteltavissa olevia häiriötilanteita heti alusta asti, vaan sitä voi täydentää ajan kuluessa. Poolin tuottamassa varautumissuunnitelman pohjassa on huomioitu yleisimpiä häiriötilanteita ja ympäröivän yhteiskunnan häiriötilanteita. Kunkin yrityksen ja organisaation on hyvä käydä sisäistä keskustelua juuri teihin kohdistuvista riskeistä ja uhista, joihin on syytä varautua sekä ennen kaikkea miten niiden vaikutuksia kyetään hallitsemaan.

Osana varautumissuunnittelua kannattaa etukäteen pohtia ja sopia viestinnästä mahdollisen häiriön sattuessa. Viestintä kattaa sekä sisäisen- että ulkoisen viestinnän. Kommunikoimalla häiriöstä sisäisesti saadaan aktivoitua suunnitelma ja korjaustoimet viipymättä sekä varmistettua että oman organisaation henkilöstö pysyy tietoisena vallitsevasta tilanteesta. Ulkoisen viestinnän avulla voidaan helpottaa asiakkaiden ja / tai sidosryhmien kokemaa häiriön vaikutusta ja antaa heille ajantasaista totuuteen perustuvaa tietoa häiriön kestosta. Erilaisten häiriöiden yhteydessä virheellisen tiedon määrä voi olla merkittävä ja siten aiheuttaa lisää ei toivottuja vaikutuksia. Tästä syystä tilanteenmukainen ja faktoihin pohjautuva viestintä on tärkeä elementti varautumissuunnitelmaa.

Varautumissuunnitelman ylläpito kannattaa kytkeä osaksi yrityksen muuta liiketoiminnan suunnittelun vuosikelloa. Suunnitelmaa kannattaa alkuvaiheen jälkeen katselmoida vähintään vuosittain. Suunnitelma on syytä myös viestiä yrityksen koko henkilöstölle. Suunnitelmaa voi harjoitella oma-aloitteisesti ja tältä sivustolta löydät harjoitusohjeen omatoimiseen harjoitteluun.

Lataa varautumissuunnitelma tästä.

Varautumisohjeita taloushallintoalan

Huoltovarmuusorganisaation Taloushallintoalan pooli on tuottanut yksityiskohtaisempia varautumisohjeita eräisiin taloushallintoalan keskeisimpiin häiriötilanteisiin. Näitä ohjeita tuotetaan jatkossa lisää ja olemassa olevia päivitetään tarpeen mukaan.