Toimeksiannon hoitaminen

Palvelun tuottaminen

Palvelu tuotetaan huolellisesti ja asiantuntemuksella, noudattaen voimassaolevaa lainsäädäntöä, tätä alempaa ohjeistusta, toimeksiantosopimusta ja taloushallintopalvelualan hyvää tapaa.  

Taloushallinnon palveluyrityksessä tulee olla tai sen tulee viipymättä hankkia siinä määrin ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kuin sillä on merkitystä toimeksiannon laadukkaalle hoitamiselle.  

Asiakas vastaa toimeksiannon perusteena olevan aineiston ja informaation oikeellisuudesta, riittävyydestä ja täydellisyydestä. Palveluyrityksen tulee ilmoittaa asiakkaalle tämän antamassa aineistossa tai informaatiossa havaitsemistaan olennaisista puutteista tai virheistä. 

Asiakkaalle annettava ohjaus

Asiakasta tulee ohjeistaa siitä, että toimeksiannon hoitaminen edellyttää tämän omaa aktiivisuutta oman toimialaansa ja toimintaansa koskevien lainsäädäntö- ja muiden muutosten seurannassa, tulkinnassa sekä niistä palveluyritykselle tiedottamisessa, jotta taloushallinnon palveluyritys voi omalta osaltaan toteuttaa palvelun toimeksiannon mukaisesti. 

Asiakkaalle tulee antaa tarvittaessa ohjausta hänen toimittamansa aineiston sisällöstä siten, että palvelu voidaan tuottaa oikein.  

Palveluyrityksen tulee selkeästi ja todennettavasti ohjeistaa asiakasta huolehtimaan siitä, että palveluyrityksen käytettävissä ovat aina ajantasaiset asiakkaan perustiedot.  

Palveluyrityksen on suositeltavaa myös ohjata asiakasta toimimaan oman taloushallintonsa hoitamisessa tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. 

Raportointi ja asiakasviestintä

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee tiedottaa asiakkailleen olennaisista taloushallinnon lainsäädäntömuutoksista tarpeen mukaan. 

Asiakkaalle tuotettavien raporttien ja informaation on hyvä vastata asiakkaan toiminnan laatua ja laajuutta.  

Asiakkaalle on hyvä antaa ohjausta raporttien tulkinnasta ja annettavan informaation merkityksestä. Jos palveluyritykselle käy asiakkaan toiminnasta ilmi jokin tämän maksuvalmiutta, vakavaraisuutta, kannattavuutta tai muuta taloutta uhkaava olennainen seikka, tästä on tärkeää kertoa asiakkaalle. 

Dokumentointi

Hallitakseen toimintaansa liittyviä riskejä ja palvelunsa laatua taloushallinnon palveluyrityksen on dokumentoitava työnsä ja työmenetelmänsä olennaisilta osiltaan tarkoituksenmukaisella ja henkilöriippumattomalla tavalla. Dokumentointi tulee järjestää riippumatta palveluyrityksen koosta. 

Taloushallinnon palveluyrityksen on säilytettävä toimeksiantoa koskevat perustiedot ja muu dokumentaatio vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä. 

Asiakaspalvelun sujuvuuden turvaamiseksi yksittäisten asiakkaiden perus- ja muita tietoja, sekä aineistot on dokumentoitava ja säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.  

Dokumentointi suoritetaan asiakasrakenteen laatu ja laajuus huomioiden tarkoituksenmukaisella tavalla. 

Asiakkaiden kanssa käydyt neuvottelut ja heille annettu olennaisia taloudellisia arvoja sisältävä konsultointi ja ohjeistukset tulee merkityksellisiltä osiltaan dokumentoida.  

Aineiston luovuttaminen sekä toimeksiannon aikana annetut olennaiset huomautukset ja muistutukset on dokumentoitava.