Puitteet toimeksiantojen hoitamiselle

Suunnitelmallisuus 

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee suunnitella toimintaansa siten, että sillä on pitkäjänteisesti riittävät edellytykset hoitaa toimeksiannot. 

Taloudelliset edellytykset

Taloushallinnon palveluyrityksellä tulee olla riittävät taloudelliset edellytykset vastatakseen toimintansa jatkuvuudesta, velvoitteistaan ja toimintaansa liittyvistä riskeistä. Mikäli nämä ovat olennaisesti heikentyneet, tulee käynnistää välittömästi toimet niiden palauttamiseksi. 

Riippumattomuus

Minkään ulkopuolisen tahon tai intressin ei tule vaikuttaa toimeksiannosta sopimiseen ja sen hoitamiseen tai ohjata toimeksiannon sopimista tai hoitamista siten, että palveluntarjoajan riippumattomuus vaarantuisi. 

Jos taloushallinnon palveluyrityksellä tai palveluyrityksen yhteyshenkilöllä kuitenkin on taloudellinen tai muu asiakkaan toimeksiannon hoitoon vaikuttava intressi, tulee siitä informoida asiakasta.  

Toiminnan vaatimustenmukaisuuden ja laadun varmentaminen

Taloushallinnon palveluyrityksellä tulee olla riittävät menettelyt, joilla voidaan säännöllisesti varmentaa, että sen linjaamia toimintatapoja, asiakkaan kanssa sovittuja käytäntöjä sekä lainsäädännön asettamia vaatimuksia noudatetaan.  

Osoituksena vaatimuksenmukaisesta toiminnasta voidaan hyödyntää asiakkailta, henkilökunnalta ja sidosryhmiltä saatua palautetta. 

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee varmistaa, että henkilökunta noudattaa sovittuja yhtenäisiä työ- ja dokumentointimenetelmiä. 

Taloushallinnon palveluyrityksellä tulee olla dokumentoitu ja ajantasainen varahenkilöjärjestelmä toimeksiantojen hoidon turvaamiseksi. 

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee toteuttaa toimintansa laajuuden mukaisesti tarpeelliset sisäisen valvonnan käytännöt väärinkäytösten estämiseksi.  

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia vakuutusturvastaan siten, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Vakuutusten kattavuutta tulee seurata vuosittain.  

Resurssit

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on käytössään riittävä asiantuntemus ja henkilöstö- ja muut voimavarat toimeksiantojen hoitamiseen. Sen on olennaista tunnistaa ne tilanteet, joissa sen on tarpeen pidättäytyä toimeksiannosta tai käyttää erityisasiantuntijoita.  

Taloushallinnon palveluyrityksen henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus.  

Taloushallinnon palveluyrityksen on huolehdittava henkilöstönsä pätevyydestä, ammattitaidon ylläpitämisestä sekä ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla, suunnitelmallisella ja tarkoituksenmukaisella kouluttamisella.  

Ammattitiedon lähteiden tulee olla ajan tasaista ja koko henkilökunnan käytettävissä. 

Teknologia ja tietoturva

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että sen tietoverkkoja, työvälineitä ja tietojärjestelmiä ylläpidetään asiantuntemuksella ja tietoturvallisesti. 

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että tietojärjestelmien tiedot ja sähköisessä muodossa olevat dokumentit varmuuskopioidaan automaattisesti siten, että ajantasaiset tiedot ovat ongelmatilanteissa helposti palautettavissa. 

Salassapito ja tietosuoja

Asiakkaan toimeksiantoon liittyvää aineistoa, liikesalaisuuksia ja muuta luottamuksellista tietoa on suojattava asianmukaisin fyysisin, teknisin ja hallinnollisin menettelyin. 

Kaikkien palveluyrityksen työ- tai sopimussuhteessa olevien työntekijöiden ja alihankkijoiden kanssa on laadittava kirjallinen salassapitosopimus, joka on voimassa myös sopimussuhteen päätyttyä. 

Tietoja luovutettaessa tulee varmistua siitä, että vastaanottaja on oikeutettu saamaan tiedon ja siitä, että hänet tunnistetaan luotettavasti.