Tietojen säilyttäminen viranomaisen verkkopalvelussa
Yritys vastaa juridisesti aina kirjanpitoaineistonsa arkistoinnista, mutta säilytys on ulkoistettu usein kolmannelle osapuolelle kuten tilitoimistolle, ohjelmistotalolle, pankille tai viranomaiselle. Usein kirjanpitoa säilyttää yrityksen puolesta useampi eri taho.
Eräät viranomaiset ovat sitoutuneet säilyttämään omissa järjestelmissään kirjanpitovelvollisilta vastaanottamansa ja näille toimittamansa tiedot kirjanpitolain mukaisen minimisäilytysajan. Esimerkiksi Verohallinto on sitoutunut säilyttämään OmaVero-palvelun tiedot yrityksen puolesta kirjanpitoaineistona. Myös kaupparekisterissä säilytettävien ja julkisestikin tarjolla olevien tilinpäätösten voi luottaa säilyvän PRH:n palvelussa.
KELA on puolestaan verkkosivuillaan ja siellä tarkemmin kohdassa “Päätösten katsominen” ilmoittanut, että yritys tai valtuutettu voi hakea päätöstietoja kuluvan vuoden ja sitä edeltävän kuuden vuoden ajan, mikä kattaa kirjanpitolain mukaisen tositteiden ja liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon kuuden vuoden minimisäilytysajan. Maksutietoja ja aiemmin lähetettyjä asiakirjoja yritys voi puolestaan hakea kuluvan vuoden ja sitä edeltävän kahden vuoden ajan. Näiden osalta yrityksen on siis pohdittava, ovatko ne kirjanpitoaineiston asemassa ja tarvittaessa otettava aineistot säilytykseen itselleen.
Myös Ulosottolaitos säilyttää maksukieltoon liittyviä asiakirjoja vähintään 10 vuotta. Yrityksen ja sen valtuuttaman tahon on mahdollista hakea tietoja Ulosottolaitoksen verkkopalvelusta Suomi.fi-valtuuksilla. Ulosottolaitos ei kuitenkaan tältä osin ole antanut sitoumusta, että se säilyttäisi asiakirjoja niiden vastaanottajan puolesta sähköisessä asioinnissa tämän lukuun. Tämän vuoksi kirjanpitovelvollisen on perusteltua harkita niiden säilyttämistä itse.
Myöskään tulorekisteri ei tietojemme mukaan ole sitoutunut säilyttämään kirjanpitoaineistoa kirjanpitovelvollisen puolesta, vaikka se joka tapauksessa säilyttää tiedot omiin tarkoituksiinsa. Eri viranomaisia koskevassa lainsäädännössä saattaa olla tietojen luovutusta koskevia rajoituksia.
Aineiston säilytyksestä kirjanpitolain mukaan
Ulkoistetussakin arkistoinnissa yritystä velvoittavat samat kirjanpitolain säännökset. Alla näistä arkistoinnin ulkoistamisen näkökulmasta keskeisin.
2:7 § Kirjanpitoaineisto
“Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.”
Esimerkiksi tilintarkastaja voi tilintarkastuksen yhteydessä huomauttaa, että jos kirjanpitoaineiston tarkastaminen edellyttää kirjautumista ja tietojen hakemista yksitellen kirjanpitovelvollisen tai esimerkiksi tilitoimiston työntekijän Suomi.fi-tunnuksilla viranomaisten verkkopalvelusta, ei kirjanpitoaineistoa voi vaikeuksitta tarkastella.
Käytännössä nämä huomiot tulevat kuitenkin yleensä esiin jo tilikauden päättymisen jälkeen tehtävässä tilintarkastuksessa. Yksi toimintamalli voikin olla se, että yritys säilyttää tiedot itse omilla palvelimillaan, kunnes tilintarkastus on suoritettu ja sen jälkeen (halutessaan) poistaa tiedot omilta palvelimiltaan.
“Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen. Sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa myöskään sen jälkeen, kun 6 §:ssä tarkoitettu ilmoitus on tehty tai kirjanpitovelvollinen on julkistanut tai antanut ulkopuolisen käyttöön aineistosta laatimansa välitilinpäätöksen tai muun vastaavan asiakirjan.”
Viranomaisen hoitamassa säilytyksessä muuttumattomuuteen voi luottaa.
