Tarkastukseen valmistautuminen erinomaista itsensä kehittämistä
Tilitoimistotarkastus ja siihen valmistautuminen tarjoaa tilitoimistolle arvokkaan tilaisuuden pysähtyä hetkeksi miettimään omaa toimintaansa. Tarkastuspäivään kannattaa valmistautua huolella ja tehdä sitä yhdessä tilitoimiston työntekijöiden kanssa.
Syksyllä 2021 tehtiin 145 jäsentoimiston tarkastusta, joissa annettiin yhteensä 152 huomautusta ja 314 suositusta.
”Teemme vuosittain noin 140 tilitoimistotarkastusta, jotka painottuvat syksyyn”, kertoo Ari Lahdenkauppi. “Koronan myötä tarkastuksia ryhdyttiin toteuttamaan Teams-etäyhteyksien avulla. Ne onnistuivat yllättävänkin hyvin. Nykyisin tarkastus voidaan toteuttaa joko paikan päällä, tai etäyhteydellä. Tarkastettava saa pitkälti itse valita kumpi toteutustapa valitaan.”
“Vaikka tarkastustilaisuus saattaa jännittää etukäteen, tarkastuspäivänä kaiken ei todellakaan tarvitse olla tip top”, korostaa Lahdenkauppi ja kehottaa rohkeasti hyödyntämään tilaisuutta juuri oman toiminnan kehittämiseen. “Tilitoimistotarkastajilla on monia asiantuntemuksen osa-alueita ja heillä on laaja-alaista näkemystä tilitoimistoalalta. Heistä kannattaa siis ottaa kaikki hyöty irti tarkastuskäynnillä!”
Hyvä tietää tilitoimistotarkastuksista
- Jäsentoimistojen tarkastaminen on keskeinen osa liiton jäsentoimintaa.
- Tilitoimistotarkastus tehdään haettaessa Taloushallintoliiton jäsenyyttä ja vähintään viiden vuoden välein jäsenyyden aikana.
- Säännöllisissä tarkastuksissa varmistetaan, että kaikki Taloushallintoliiton auktorisoidut jäsentilitoimistot ja -palvelukeskukset noudattavat taloushallintopalvelualan hyvää tapaa.
- Tarkastuksen avulla voidaan myös ohjata ja kannustaa jäsenyritystä kehittämään liiketoimintaansa.
- Tarkastajat ovat hyvämaineisia ja kokeneita alan ammattilaisia, käytännössä usein tilintarkastajia tai entisiä tilitoimistoyrittäjiä.
- Tilitoimistotarkastukset organisoi, ja niiden sisältöä kehittää Taloushallintoliiton tarkastuslautakunta.
”Ennen tarkastusta jäsenyritys saa täytettäväksi Taloushallintoliiton TAL-STA-toimialastandardiin perustuvan itsearviointilomakkeen sekä tietoturvan ja tietosuojan kartoituslomakkeen”, kertoo Lahdenkauppi. ”Varsinaisena tarkastuspäivänä pitää varautua esittämään esimerkiksi tilitoimiston tilinpäätös ja taloudelliset tunnusluvut, vakuutuskirjat, tekniikka, menetelmät ja dokumentointi, henkilöstö ja sen ammatillinen jatkokoulutus sekä asiakaskirjanpitoa, -tilinpäätöksiä, veroilmoituksia ja muita asiakastoimeksiantojen asiakirjoja.”
Tarkastuspäivästä hyötyä koko toimistolle
HR-tilipalvelu Oy on ollut Taloushallintoliiton jäsen vuodesta 2017, jolloin tarkastus tehtiin ensimmäisen kerran. Kyselimme toimitusjohtaja Harri Ruokokoski-Augustynin tunnelmia viimeisimmän, alkusyksyllä tehdyn tarkastuksen jälkeen.
”Täytyy myöntää, että ajatus esitäytettävistä Excel-taulukoista arvelutti ensin. Mutta kun niitä ryhtyi täyttämään, huomasi pian, että lomakkeissa on erittäin hyviä kysymyksiä pohdittavaksi. Taulukoiden täyttämiseen pitää vain varata aikaa ja keskittyä kuhunkin kohtaan huolella.
Jo lomakkeita täyttäessä huomasi, että ollaan tehty samoja juttuja, mitä edellytetään, mutta on käytetty asioista vähän eri termejä. Esimerkiksi tietosuojan ja tietoturvan osalta oli hienoa saada ulkopuolinen varmistus siitä, että moni asia meillä on kunnossa ja hoidettu kuten pitääkin.”
Tilitoimiston laatu syynissä
”Koen tärkeänä, että läpikäydyssä sisällössä on aina keskeisesti myös mm. tilinpäätösten ja tase-erittelyjen tarkastusta. Ne ovat juuri niitä asioita, joihin tilitoimiston laatu kulminoituu. Toisaalta erittäin hyvä, että tarkastukseen sisältyy myös ns. pehmeitä arvoja,” erittelee Ruokokoski-Augustyn.
”Tarkastuspäivän parasta antia olivat keskustelut tarkastajan kanssa. Etenkin loppukeskustelu oli huikea. Saatiin tarkastajalta kehut henkilökunnan toiminnasta ja siitä, miten hyvin noudatamme itsellemme asettamia työohjeita ja toimintamalleja esimerkiksi kuukausikirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisessa!
Meidän työntekijät jännittivät tarkastusta etukäteen, mutta olivat jälkeen päin helpottuneita, kun se sujui hyvin. Tarkastus oli meille kaikille mainio tilaisuus oppia. Jatkoa ajatellen on tosi hyödyllistä, jos tarkastuksessa on alusta asti ja laajemminkin mukana toimiston henkilökuntaa.”
Harri Ruokokoski-Augustynin vinkit tarkastuspäivään
- Varaa riittävästi aikaa tarkastukseen valmistautumiseen, esitietolomakkeiden täyttämiseen, esim. 2 x puoli päivää.
- Panosta valmistautumiseen, se on erinomaista itsensä kehittämistä.
- Ota koko henkilökunta – tai ainakin osa – mukaan esitietolomakkeiden laatimiseen, se motivoi ja sitouttaa.
- Kerro tarkastuksen tulos ja havainnot henkilökunnalle.
- Harkitse henkilökunnan palkitsemista hyvästä tarkastustuloksesta.
