Onnistuja – oman työnsä johtaja
Taloushallintoala on tunnettu vaihtelevasta työrytmistään ja laaja-alaisista työtehtävistään. Työtahti ja työnkuva tilitoimistossa ovat usein hyvin erilaisia kuin työskentely yrityksen sisäisessä talousosastossa. Siirtyminen tilitoimistoympäristöön saattaa yllättää kokeneenkin tekijän erilaisella työrytmillään.
Kirjanpidon ja palkanlaskennan asiantuntijat törmäävät työssään eri toimialojen toimintatapoihin, lainalaisuuksiin ja erikoisuuksiin. Täten pitkänkin työkokemuksen omaavalle ammattilaiselle tulee tasaisin väliajoin vastaan itselleen uusia asioita. Työhön kuuluukin sopivien ratkaisujen selvittäminen rutiinityön ohessa, kokemusvuosista riippumatta, kirjoittaa Satu Perämäki Starialta.
“Jokaisen asiantuntijan työnkuvaan kuuluu olennaiselta osalta omien töiden järjestely niin, että käytettävissä olevan työajan voisi käyttää tehokkaasti ja kehittyen, mutta samalla liikaa itseään kuormittamatta.”
Jokaisen asiantuntijan työnkuvaan kuuluu olennaiselta osalta omien töiden järjestely niin, että käytettävissä olevan työajan voisi käyttää tehokkaasti ja kehittyen, mutta samalla liikaa itseään kuormittamatta.
Työllä on toki erilaisia tekijöitä, mutta kaikkia meitä yhdistävät asiakaslähtöinen tekeminen ja huomion keskittyminen useisiin eri asiakokonaisuuksiin samanaikaisesti. Ajoittainen hektisyys ja useiden eri työtehtävien hallinnointi vaatii asiantuntijalta toimivaa itsensä johtamista. Parhaiten onnistuu tekijä, joka hallinnoi omaa työmääräänsä realistisilla tavoitteilla ja työtehtävien järjestelyllä.
Miten johtaa omaa työtänsä niin, että tekeminen säilyisi tehokkaana, kiinnostavana ja sopivan haastavana?
Oman työn suunnittelu
Taloushallinnon alalla työmäärät jakautuvat kuukausi- ja vuositasolla vaihtelevasti. Omien töiden etukäteen suunnittelu auttaa hallitsemaan sellaisia työpäiviä ja viikkoja, joille kertyy aikataulullisesti kiireellisiä työtehtäviä. Kiireen tunne voi aiheuttaa turhaakin stressiä, josta järkevällä aikatauluttamisella voi päästä eroon.
Suunnittele tulevia työtehtäviäsi realistisesti. Mitä asioita sinun pitää hoitaa tällä viikolla tai tässä kuussa? Mitkä työtehtävät voit tehdä myöhemmin? Mitä työtehtäviä on odotettavissa tiettyyn aikaan vuodessa? Suunnittelemalla kirjallisesti oman työsi vuosikelloa, voit järjestää aikaa niille työtehtäville, jotka juuri siinä hetkessä ovat prioriteettinasi. Vuosikelloa on tärkeää tutkailla jo hyvissä ajoin etukäteen, jotta mikään työtehtävä ei tulisi yllätyksenä valmiiksi kiireiseen aikaan. Mikäli tiedät tulevina aikakausina tulevan kiirettä, mieti, voisitko tehdä jotain jo etukäteen helpottaaksesi kiireistä aikaa?
Jokaisen työpöydälle ilmestyy aika ajoin myös työtehtäviä, joiden hoitaminen ei ole omalla osaamisalueella tai kuulu työtehtäviin. Tällöin kannattaa pohtia realistisesti, olisiko tehtävä sellainen, jonka voisi delegoida jollekin asiasta enemmän tietävälle ja kuuluuko se ylipäätään asiakkaalle tarjottavaan palvelukokonaisuuteen?
Kalenteri monikäyttöisenä työkaluna
Kiireisimpinä ajankohtina voi työpöydälle kertyä paljon muistettavaa ja työn tekeminen saattaa tuntua painostavalta, kun työtehtäviä ohjautuu useista eri lähteistä. Tällöin on turvallisinta ulkoistaa muistinsa kalenteriin. Sekalaiset muistilaput eivät toimi työajan järjestelyssä, joten kannattava kokeilu on lisätä muistettavat asiat esimerkiksi oman sähköpostinsa kalenteriin.
Varaa työtehtävälle realistinen aika kalenterista hyvissä ajoin ennen sen eräpäivää. Tämän jälkeen voit huoletta keskittyä muihin, ajankohtaisempiin asioihin. Kun varaat kalenteristasi aikaikkunat kaikille tehtäville ja muistettaville asioille, hahmotat työpäiviesi kulun helpommin. Mieli rauhoittuu, kun annat itsellesi luvan keskittyä vain kalenterissa sille hetkelle varattuihin asioihin ja voit huoletta jättää miettimättä muuta työlistaa. Omaa kalenteria on hyvä suunnitella viikko- ja päivätasolla etukäteen, jotta edellisenä päivänä ja ennen tulevaa työviikkoa tietää, mitä on odotettavissa ja tarvitaanko tuleviin tehtäviin erillistä valmistautumista.
Sähköpostiliikenne ajatuksen keskeyttäjänä
Usein asiakkaana tai yhteistyökumppanina toivomme saavamme pikaisia vastauksia lähettämiimme sähköposteihin. Omat asiakkaamme toimivat samoin. Asiakas on yleensä tyytyväinen, kun hänen yhteydenottoonsa reagoidaan nopeasti ja sitähän hyvä asiakaspalvelu tietysti osaltaan on.
“Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että ajatuksesi katkeaa jokaisen sähköpostin kohdalla, joten voi olla järkevää varata kalenterista jokaiseen päivään sopiva hetki, jolloin käyt läpi sähköpostia ja vastaat saapuneisiin sähköposteihin.”
Ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista, että ajatuksesi katkeaa jokaisen sähköpostin kohdalla, joten voi olla järkevää varata kalenterista jokaiseen päivään sopiva hetki, jolloin käyt läpi sähköpostia ja vastaat saapuneisiin sähköposteihin. Kohtelias vaihtoehto on myös vastata sähköpostin lähettäjälle, että viesti on saapunut perille ja palaat siihen tiettynä ajankohtana. Näin viestin lähettäjä tietää tulleensa huomioiduksi, mutta ymmärtää varmasti, vaikka ei heti saisikaan vastausta ongelmaansa.
Keskeytyksettömänä työaikana sähköpostin kilahtelun ja muiden viestikanavien äänet voi hiljentää, mikäli kokee siitä olevan apua työhön keskittymiseen.
Olennaisuus ratkaisee
Alamme pursuaa uutta tietoa ja huomioon otettavia poikkeuksia. Työssämme tulee ottaa huomioon useita eri seikkoja samanaikaisesti, mutta on myös paljon asioita, jotka eivät ole kyseisessä työtehtävässä olennaisia. Keskittämällä huomionsa olennaisiin tehtäviin helpottuu kiireen tunne huomattavasti. Miksi murehtia esimerkiksi tilinpäätöskiireessä omiin ajatuksiin tullutta kehitysmeno-ongelmaa, joka ei liity tämänhetkiseen työtehtävään ollenkaan, mutta kuormittaa mieltä?
Veroilmoitusta tehdessä ei kannata siirtää ajatustaan tulevaan järjestelmämuutokseen tai etsiä tietoa perintöverotuksesta. Näillekin haasteille voit varata kalenteristasi oman ajan, jolloin pääset keskeytyksettä perehtymään kyseiseen asiaan.
Osaamattomuuden tunne voi ahdistaa ja viedä keskittymiskyvyn turhaan
Taloushallinnon alalla lait ja tulkinnat muuttuvat kaiken aikaa, joten rehellisesti voidaan todeta, että kukaan meistä ei osaa kaikkea. Voi olla vapauttavaa hyväksyä se totuus, että ei itse tiedä tai ymmärrä joitakin työhönsä liittyviä kysymyksiä. Asiantuntijan työ onkin ikään kuin tutkijan ammatti – kannattaa suhtautua mielenkiinnolla kaikkeen itselle vieraaseen asiaan ja pyrkiä ymmärtämään sitä käytännön tasolla. Oman osaamattomuuden harmittelu voi pahentaa stressin tunnetta ja haitata keskittymiskykyä.
On täysin sallittua kertoa ääneen, että ei ymmärrä jotakin asiaa. Asiantuntija hyväksyy keskeneräisyytensä ja selvittää kyseistä asiaa sille varaamallaan hetkellä. Miten sitten oppia lisää itselle vieraasta asiasta? Tässä avainasemaan nousee oma mielenkiinto uuden oppimiseen ja taito käyttää erilaisia lähteitä. Avun pyytäminen kokeneemmalta kollegalta voi tuoda mukanaan vastauksen, mutta kannustettavaa on myös tutkia asiaa hieman itse. Tutkiessa oppii asioista lisää ja tutustuu samalla alan julkaisuihin. Emme tässä artikkelissa pureudu tiedon etsinnän saloihin sen enempää, mutta huomionarvoista tiedon etsimisessä on sen moninainen laatu. Alalta löytyy erityyppisiä kirjoituksia, joten tiedon etsimisessä kannattaa keskittyä virallisiin, luotettaviin lähteisiin ja dokumentoida niiden pohjalta tekemänsä kirjaukset kirjanpitoon.
Kiireen ja stressin tunteminen voi johtua useista eri seikoista, eikä se aina välttämättä selity työtehtävien määrällä. Joskus epämiellyttävä tunne voi johtua siitä, ettei tiedä miten työpöydällä odottavia kysymyksiä tulisi ratkaista. Muilta kysyminen voi tuntua nololta ja siksi ratkaisun tekemisen siirtäminen voi tuntua lyhyellä aikavälillä helpottavalta.
Stressin tunteella on kuitenkin taipumuksena lisääntyä, mitä lähemmäksi määräpäivää mennään. Siksi ei ole suositeltava vaihtoehto jättää asioita viime metreille vaan varata työajastaan sopiva aikaväli, jolloin keskittyy kokonaisvaltaisesti ratkaistavaan haasteeseen. Avainasemassa on tässäkin kohtaa oma mielenkiinto ja asenne ratkaisujen etsimisessä. Mikään ongelma ei ole liian suuri ratkaistavaksi, on vain kyse oikeista työkaluista.
Itseopiskelu laajentaa osaamistasi ja auttaa uralla eteenpäin
Ratkaisujen etsimiseen ja uuden oppimiseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Jokaisen asiantuntijan työ on matka, jolle osuu samankaltaisia oppimisen paikkoja. Miten jaksaa tutkia ja opiskella uutta työn ohella? Alamme luonteesta löytyy vastaus; jatkuva muutos ja erilaiset tulkinnat samankaltaisista tilanteista selviävät vain tutkimalla ja opiskelemalla uusia asiakokonaisuuksia. Oman työn johtaminen on siis myös oman ammattitaidon kehittämistä.
Opiskelun ei tarvitse tarkoittaa kokonaisten tutkintojen suorittamista vaan se voi olla yleistä mielenkiintoa suppeampia asiakokonaisuuksia kohtaan. Päivittäin opimme tekemällä ja tekemistä voimme tukea vastaantulevien asioiden itsenäisellä tutkimisella. Kannattaakin asennoitua opiskeluun ikään kuin työtä helpottavana tekijänä: oppiessa saamme tukea tuleviin haasteisiimme. Myös monet työnantajat tunnistavat opiskelun tärkeyden ja tarjoavat työntekijöilleen sopivia koulutuksia. Rahanarvoisiin koulutuksiin voi suhtautua työsuhde-etuna, joka kasvattaa omaa tietotaitoasi ja vie sinua eteenpäin asiantuntijana.
Tekniset taidot ja erilaiset järjestelmät
Joskus oman työn johtaminen ei onnistu, koska työaikaa kuluu itsestä johtumattomiin, teknisiin ongelmiin. Ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn yleistyttyä ja järjestelmien kehityttyä valtavia harppauksia, ei nykyisin ole tarkoitus täyttää työaikaa manuaalisilla työvaiheilla. Koetko, että sinulla on tarpeelliset tekniset taidot pystyäksesi tehokkaaseen työhön käytössä olevalla järjestelmällä? Jos asia mietityttää, voi olla suositeltavaa panostaa aikaa tämän ongelman helpottamiseksi.
Asiakasmäärien kasvaessa tulee nopeasti vastaan ongelmia, jos asiantuntija ei saa irti tarpeellisia ajankäytön säästöjä käyttäessään kirjanpito- ja palkanlaskentajärjestelmiä. Omien teknisten taitojen ollessa ajantasalla, voi myös huomata järjestelmässä olevan kehittämisen varaa. Keskustele oman järjestelmäntarjoajasi kanssa aikaa säästävistä ominaisuuksista. Mikäli nämä uudistukset eivät ole ajankohtaisia käyttämässäsi järjestelmässä, kannattaa tutustua alan muihin palveluntarjoajiin. Ajan käytön säästö voi olla prosentuaalisesti huomattava, kun työkalut ovat kunnossa. Omiin haasteisiisi järjestelmien käytön kanssa kannattaa pyytää apua ajoissa, työtehtävien tekeminen tehostuu, kun saat tukea haasteisiisi.
Kannattava vai kannattamaton asiakkuus?
Työajan rajallisuuden vuoksi voi olla järkevää jakaa työtehtävänsä sellaisiin kohteisiin, jotka ovat taloudellisesti kannattavia. Seurataanko työyhteisössäsi aktiivisesti eri asiakkuuksiin käytettyä työaikaa? Mihin asiakkaisiin työaikaasi käytät eniten? Ovatko ne taloudellisesti kannattavia?
Järjestelmällinen ajan käytön seuraaminen auttaa hahmottamaan asiakkaiden kuormittavuutta. Kannattava asiakas voi toki viedä työajastasi suurenkin osan, mutta pohtimisen arvoista on, kannattaako sellaisia asiakkuuksia jatkaa, joihon jatkuvasti käytetään paljon työaikaa, mutta laskutus ei kohtaa kustannuksia? Ensimmäiseksi kannattaa selvittää, mitkä asiat kyseisen asiakkaan kohdalla aiheuttavat laskuttamattomia työtunteja ja voisiko tilannetta jotenkin parantaa.
Jos oma työaika ei tunnu riittävän omiin työtehtäviisi, löytyy ajan riittämättömyyden taustalta yleensä yksinkertaistaen jokin näistä seikoista:;
- Asiakaskannattavuus on kunnossa, mutta itselläsi on liikaa asiakkaita.
- Jotkut asiakkaistasi tai työtehtävistäsi vievät liikaa aikaa ja ovat näin ollen kannattamattomia.
- Jokin omassa työn johtamisessasi voi kaivata tukea.
Omaa työajanseurantaa kannattaa tutkia tasaisin väliajoin esimerkiksi esihenkilön tai kollegan kanssa ja seurata, voisiko seurannasta löytyä mahdollisia syitä työajan riittämättömyyteen.
Toiminnanohjausjärjestelmästä tukea oman työn suunnitteluun
Jos käytössäsi on jokin työaikaa ja asiakastyötä hallinnoiva järjestelmä, saat tukea oman työn suunnitteluun kätevästi järjestelmän kautta. Omaa viikoittaista ja kuukausittaista työmäärää voi suunnitella esimerkiksi työmääräyksillä. Toiminnanohjausjärjestelmästä saat myös tärkeää dataa asiakastasolla – paljonko aikaa on käytetty asiakkaiden töihin? Mitkä seikat lisäävät tiettyjen asiakkaiden työtunteja? Hyvät selitykset tuntikirjausten yhteydessä auttavat dokumentoimaan tiettyjen asiakkuuksien työllistävyyttä ja kehittämään asiakkuuden tehokkuutta. Hyvä dokumentointi ja selitykset auttavat myös asiakkaan laskutuksen perustelussa.
Omaa työaikaa ja asiakastyötä kannattaa seurata kuukausitasolla ja tehdä sen perusteella suunnitelmia asiakkuuden kannattavuuden ja kuormittavuuden parantamiseksi. Seurannan perusteella voidaan myös suunnitella tarvittavia lomatuurausresursseja ja laskea esimerkiksi uuden työntekijän tarvetta apukäsiksi. Jos yrityksessäsi ei vielä ole käytössä asiakaskohtaista seurantaa sisältävää toiminnanohjausjärjestelmää, on kannattavaa viimeistään tässä vaiheessa tutkia eri palveluntarjoajien vaihtoehtoja.
Iloa ja innostuneisuutta
“Tosiasia kuitenkin on, että ilman omaa järjestelmällisyyttä ja mielenkiintoa työtämme kohtaan, jää jäljelle yleensä turhan kiireinen ja väsynyt asiantuntija.”
Oman työn johtaminen koostuu useista eri osa-alueista. Kaikille meille soveltuvat erilaiset johtamisen menetelmät ja työssä kokemamme stressi ilmenee eri tavoin. Tosiasia kuitenkin on, että ilman omaa järjestelmällisyyttä ja mielenkiintoa työtämme kohtaan, jää jäljelle yleensä turhan kiireinen ja väsynyt asiantuntija. Innostava ja sopivasti kuormittava työ luo positiivisuutta myös työn ulkopuoliseen elämään, joten oman itsensä johtamiseen kannattaa panostaa.
Alallamme kenenkään työtä ei ulkopuolinen henkilö voi kokonaisuudessaan johtaa vaan itsenäinen työnkuva vaatii tekijältään omien työtapojen ja aikataulujen suunnittelua. Miten tahansa työtäsi johdatkaan, kannattaa aina suhtautua työsi haasteisiin mielenkiinnolla ja innolla uutta oppien. Positiivinen asenne helpottaa oppimisprosessia ja vähentää kokemaasi stressiä.
Vinkkejä oman työn johtamiseen:
- Kokeile rohkeasti oman työsi tueksi erilaisia oman työn johtamisen välineitä
- Arvioi itseäsi työsi tekijänä. Missä olen onnistunut? Mihin käytän turhaa aikaa? Missä kaipaisin apua?
- Keskustele oman esihenkilösi kanssa oman työsi johtamisesta ja pyydä palautetta myös häneltä
- Tee itsellesi realistisia tavoitteita, joiden täyttymistä seuraat aktiivisesti
- Suhtaudu avoimen kiinnostuneesti uusiin haasteisiin työssäsi, negatiivisuus luo stressiä
- Hyväksy muutos – alamme toimintatavat ovat jatkuvassa muutoksessa ja edellyttävät asiantuntijoilta positiivista asennetta muutoksiin
- Ota työtehtäväkohtainen ja asiakaskohtainen työajanseuranta käyttöön
- Käytä hyväksi mahdollista, joustavaa työaikaa. Tasoita lyhyemmillä työpäivillä kiireisiä ajanjaksoja
- Muista vapaa-aika ja huolehdi omasta jaksamisestasi!
Kirjoittaja, KLT Satu Perämäki työskentelee Starialla Financial Consultina
