Olisiko kunnasta tilitoimiston asiakkaaksi?
Kunnat ulkoistavat vähitellen talous- ja palkkahallinnon toimintojaan. Voisiko kunta olla potentiaalinen ja kannattava asiakas yksityiselle tilitoimistolle?
Valtiovarainministeriön kunta- ja aluehallinto-osaston erityisasiantuntija Pasi Leppäsen mukaan kuntien talous- ja palkkahallinnon järjestämisessä on 2000-luvun aikana tapahtunut merkittäviä muutoksia. Vielä vuosituhannen taitteessa oli ennemmin sääntö kuin poikkeus, että näiden töiden tekeminen oli hajautettu kunnan eri toimialoille. Sittemmin monet kunnat ovat lähteneet kehittämään talous- ja palkkahallinnon toimintoja uuteen muottiin.
Painetta toiminnan keskittämiseen ja tehostamiseen ovat tuoneet kuntien tiukka talous ja henkilöstön eläköityminen. Hiljaista osaamista katoaa jatkuvasti. Erityisesti pienissä kunnissa lähtijöiden tilalle ei tahdo löytyä riittävästi osaavaa työvoimaa.
Leppäsen mukaan kuntien tavassa reagoida muuttuvan toimintaympäristön vaatimuksiin on kuntakohtaisia eroja. Selkeää yhtenäistä kehityskulkua kuntien toiminnassa ei olekaan nähtävissä.
– Kunnissa näyttäisi kuitenkin olevan menossa trendi, jossa palvelujen tuottaminen viedään vaihe vaiheelta ulos omasta organisaatiosta, Leppänen summaa muutosta.
Kunnilla yhteisiä tukipalveluyhtiöitä
Leppänen kertoo, että viimeisten 15 vuoden aikana varsinkin monissa isommissa kunnissa on otettu käyttöön kunnan sisäisiä palvelukeskuksia, jotka tuottavat keskitetysti kunnan talous- ja palkkahallinnon palvelut. Osassa kunnista talous- ja palkkahallinnon töitä on puolestaan lähdetty ulkoistamaan. Pääosin tämä on toteutettu siten, että kunnat ovat perustaneet yhdessä seutukunnallisesti ja valtakunnallisesti toimivia tukipalveluyhtiöitä, jotka hoitavat keskitetysti useamman kunnan talous- ja palkkahallinnon.
Suurimpia toimijoita ovat Kunnan Taitoa Oy ja KuntaPro Oy. Talous- ja palkkahallinnon ulkoistamispalveluiden ohella tukipalveluyhtiöt tarjoavat asiakkailleen muitakin palveluja, kuten tukea henkilöstöhallintoon ja hankintoihin.
– Kunnat ovat tukipalveluyhtiön omistaja-asiakkaita. Etuna tässä mallissa on muun muassa se, että kuntien ei tarvitse kilpailuttaa ulkoistettavia palveluita, Leppänen toteaa.
Tällä hetkellä on nähtävissä myös uudenlaista toimintamallia, jossa kunnat ulkoistavat toimintojaan yhteistyössä yksityisellä sektorilla toimivien tilitoimistojen kanssa.
Oma lukunsa ovat kuntien liikelaitokset, joita kunnat muutama vuosi sitten lain velvoittamana yhtiöittivät. Niiden ja muidenkin kuntakonsernien yhteisöjen talous- ja palkka-asiat on organisoitu vaihtelevasti.
– Selkeää yhtenäistä toimintamallia ei liikelaitoksillekaan ole muodostunut. Ne voivat käyttää samoja palveluntuottajia kuin yrityksen omistava kuntakin, mutta yhtä hyvin yhtiöt ovat voineet ulkoistaa toiminnot jollekin yksityiselle tilitoimistolle.
Maakunta- ja sote-uudistus tuovat muutospaineita
Leppänen uskoo, että tulevaisuudessa kunnat voisivat hyvinkin olla potentiaalisia asiakkaita tilitoimistoille. Controller-tyyppiset työt, joissa analysoidaan kunnan taloudellista tilannetta tai valmistellaan lukuja päätöstentekoa varten, säilynevät kuntien omissa käsissä. Käytännön työt saatetaan kuitenkin yhä useammassa kunnassa ulkoistaa. Toinen vaihtoehto on, että kunnat hankkisivat käyttöönsä järjestelmiä, joiden avulla ne voisivat omatoimisesti automatisoida talous- ja palkkahallinnon rutiineja.
Maakunta- ja sote -uudistuksen myötä kuntien vastuut ja käytössä olevat resurssit tulevat kuitenkin muuttumaan radikaalisti. Tämä saattaa osaltaan vaikuttaa toimintojen ulkoistamistarpeeseen. Merkittävä osa palkkahallinnon ja taloushallinnon tehtävistä siirtyy maakunnille.
– Tilitoimistot voisivat aivan hyvin tarjota osaamistaan kunnille. Niin kunnissa kuin yrityksissäkin taloushallinto perustuu liikekirjanpitoon ja sähköiset työkalut sekä pilvipalvelut mahdollistavat asiakkaiden palvelun valtakunnallisesti. Kunnissa ja maakunnissa meneillään olevan automatisoidun talousraportoinnin kehittämishankkeen myötä kaikki kunnat alkavat käyttää XBRL-työkalua ja yhdenmukaista koodistoa sekä tietosisältöjä. Tämä helpottaa palvelujen ulkoistamista.
Leppänen näkee kuntien kanssa tehtävässä yhteistyössä myös haasteita. Esimerkiksi toimialojen ja käytettävien järjestelmien moninaisuus, talousarviosidonnaisuus, laskujen hyväksymismenettelyt, julkisuus- ja salassapitokysymykset sekä palkkauksiin ja lomiin liittyvät käytännöt voivat tuottaa päänvaivaa yrityssektorin asiakkaisiin tottuneessa tilitoimistossa. Kuntien säännölliset kilpailutuksetkin voivat rasittaa toimintaa.
– Kunta-asiakkaan kanssa on erityisen tärkeää sopia tarkkaan toiminnasta asiakasrajapinnassa, jotta virheiltä vältytään. Tilitoimiston sähköisten työkalujen tulee myös olla kunnossa, sillä kunnat edellyttävät jatkossa nopeaa toimintaa ja reaaliaikaista raportointia, Leppänen sanoo.
Näin kunnat ja kuntayhtymät järjestävät kirjanpitonsa
- 68,1 % tekee kirjanpidon itse ja 20,5 % ulkoistaa sen osittain tai kokonaan omistamalleen palvelukeskukselle/tilitoimistolle/ palveluntarjoajalle. Loput kunnista järjestävät kirjanpidon muulla tavoin.
- Erityisesti asukasluvultaan pienet kunnat hoitavat kirjanpidon itse. Yleisintä tämä on 10 001–20 000 asukkaan kunnissa (80,65 %).
- Ostopalvelua hyödynnetään yleisimmin 50 001–100 000 asukkaan kunnissa (75 %).
- Yli 100 000 asukkaan kunnista puolet hoiti kirjanpidon itse. Neljäsosa ulkoisti sen liikelaitokselleen ja neljäsosa osittain tai kokonaan omistamaltaan palveluntarjoajalle.
Lähde: Kuntaliiton kyselytutkimus vuodelta 2015.
Kyselyyn vastasi 146 kuntaa ja 64 kuntayhtymää.
Artikkelin on kirjoittanut Tuomas Lehtonen.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 3/2018.
