eTas­ku – Hel­pom­paa tie­don­siir­toa ti­li­toi­mis­ton ja asiak­kaan vä­lil­lä

16.10.2018

Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit, Oh­jel­mis­tot, Ti­li­toi­mis­tos­sa

eTas­kun yli 2000 ti­li­toi­mis­toa­siak­kaas­ta Do­ku­ment­tiar­kis­to on käy­tös­sä jo noin tu­han­nel­la. GDPR:n voi­maan­tu­lo on li­sän­nyt käyt­töä tun­tu­vas­ti ke­vääs­tä läh­tien.

Jo­kai­ses­sa ti­li­toi­mis­tos­sa lie­nee tör­mät­ty asiak­kai­siin, jotka eivät saa toi­mi­tet­tua kir­jan­pi­toon tar­vit­ta­vaa ma­te­ri­aa­lia niin su­ju­vas­ti kuin pi­täi­si. Vii­väs­tyk­siä tai se­kaan­nuk­sia syn­tyy hel­pos­ti var­sin­kin sil­loin, kun yri­tyk­sen to­sit­tei­ta säi­lö­tään useis­sa eri pai­kois­sa ja niitä toi­mi­te­taan ti­li­toi­mis­toon monia eri reit­te­jä pit­kin niin säh­köi­ses­ti kuin pa­pe­ri­pos­til­la. Yli­mää­räi­nen to­si­te­ral­li hauk­kaa aikaa myös kir­jan­pi­tä­jän työ­päi­vis­tä.

Taloushallinto-​ohjelma eTas­kul­la on vuo­sien var­rel­la toi­mi­tet­tu ti­li­toi­mis­toi­hin mil­joo­nia kuit­te­ja ja mat­ka­las­ku­ja, mutta myös muun to­si­te­ai­neis­ton lä­het­tä­mi­nen on ollut mah­dol­lis­ta al­ku­vuo­des­ta läh­tien. Dokumenttiarkisto-​ominaisuus toi­mii mo­lem­piin suun­tiin, eli myös kir­jan­pi­tä­jät ja pal­kan­las­ki­jat voi­vat li­sä­tä ma­te­ri­aa­lia suo­raan eTas­kuun asiak­kai­den­sa näh­tä­vil­le.

eTas­kun toi­mi­tus­joh­ta­ja Tommi Ke­rä­nen ker­too, että ti­li­toi­mis­to­jen suun­nal­ta ky­seis­tä omi­nai­suut­ta toi­vot­tiin pit­kään.

– Kir­jan­pi­tä­jän kan­nal­ta on help­poa, että mah­dol­li­sim­man iso osa asiak­kaan toi­mit­ta­mas­ta ma­te­ri­aa­lis­ta löy­tyy heti yh­des­tä pai­kas­ta säh­köi­ses­sä muo­dos­sa. Sa­mal­la Do­ku­ment­tiar­kis­to toi­mii luon­te­va­na ja tie­to­tur­val­li­se­na väy­lä­nä vä­lit­tää omia ai­neis­to­ja asiak­kail­le.

Tällä het­kel­lä eTas­kun rei­lus­ta 2 200 ti­li­toi­mis­toa­siak­kaas­ta Do­ku­ment­tiar­kis­toa on al­ka­nut käyt­tä­mään noin tuhat. Pal­ve­lu on mui­den eTas­kun omi­nai­suuk­sien ta­paan ti­li­toi­mis­toil­le täy­sin mak­su­ton. Do­ku­ment­tiar­kis­toon li­sä­tyt ma­te­ri­aa­lit säi­ly­vät var­muus­ko­pioi­tui­na lain vaa­ti­man ajan.

Mi­kä­li asiak­kaal­la on jo eTas­ku käy­tös­sä, Do­ku­ment­tiar­kis­ton käyt­tö kuu­luu au­to­maat­ti­ses­ti so­vel­luk­sen kuu­kausi­mak­sul­li­seen Pro-​versioon. Omi­nai­suus on kui­ten­kin il­mai­nen niil­le asia­kas­yri­tyk­sil­le, jotka pel­käs­tään vas­taa­not­ta­vat tie­dos­to­ja so­vel­luk­sen avul­la.

GDPR näkyy Do­ku­ment­tiar­kis­ton käy­tös­sä

Eu­roo­pan Unio­nin uuden tietosuoja-​asetuksen eli GDPR:n siir­ty­mä­ai­ka päät­tyi tou­ko­kuun lo­pul­la. Ase­tus toi hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn uusia vaa­ti­muk­sia, jotka ovat nä­ky­neet ti­li­toi­mis­tois­sa var­sin­kin pal­kan­las­ken­nan ra­por­toin­nis­sa.

Ke­vääl­lä mo­nis­sa ti­li­toi­mis­tois­sa pääs­tiin päh­käi­le­mään sitä, mitä ka­na­vaa pit­kin hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­vät pal­kan­las­ken­nan ai­neis­tot jat­kos­sa kul­ke­vat asiak­kail­le. Tämä on nä­ky­nyt kon­kreet­ti­ses­ti myös Do­ku­ment­tiar­kis­ton käy­tös­sä.

– Melko iso osa ti­li­toi­mis­toa­siak­kai­den li­sää­mis­tä do­ku­men­teis­ta on ni­me­no­maan palk­ka­ra­por­toin­tiin liit­ty­viä. Näitä on ker­ty­nyt tähän men­nes­sä kym­me­ni­sen tu­hat­ta, Ke­rä­nen to­te­aa.

Ai­neis­to­jen li­sää­mi­nen Do­ku­ment­tiar­kis­toon on­nis­tuu missä tie­dos­to­muo­dos­sa ta­han­sa, ja käyt­tä­jät voi­vat ha­lu­tes­saan luoda ar­kis­toon omia ka­te­go­rioi­taan eri ai­neis­to­la­jeil­le. Ar­kis­toon la­da­tun tie­dos­ton voi tar­vit­taes­sa jakaa ker­ral­la nä­ky­mään useam­mal­le kuin yh­del­le asia­kas­yri­tyk­sen työn­te­ki­jäl­le.

Ti­li­toi­mis­toil­ta hyvä vas­taan­ot­to

Do­ku­ment­tiar­kis­toa ovat tähän men­nes­sä hyö­dyn­tä­neet eri­tyi­ses­ti ne kir­jan­pi­tä­jät, joi­den asiak­kaat ovat jo tot­tu­neet toi­mit­ta­maan kuit­tin­sa ja mat­ka­las­kun­sa eTas­kul­la. Täl­löin sekä asiak­kaan että kir­jan­pi­tä­jän kan­nal­ta on ollut luon­te­vaa siir­tää muun­kin kir­jan­pi­toai­neis­ton ja­ka­mi­nen sa­maan paik­kaan.

Toi­nen iso käyt­tä­jä­ryh­mä ovat pal­kan­las­ki­jat, jotka ovat tar­vin­neet uuden tavan toi­mit­taa hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­viä ma­te­ri­aa­le­ja asiak­kail­leen. Tämä oli ti­lan­ne myös num­me­la­lai­ses­sa Ti­li­pal­ve­lu Jous­ta­va Oy:ssä, jonka pal­kan­las­ki­ja Heidi Otava hyö­dyn­tää Do­ku­ment­tiar­kis­toa noin 30 asiak­kaan­sa kans­sa.

– GDPR:n tul­tua palk­ka­ra­por­tit piti saada kul­ke­maan ta­val­lis­ta säh­kö­pos­tia tie­to­tur­val­li­sem­mas­sa muo­dos­sa. Ko­kei­lim­me aluk­si ko­neel­le la­dat­ta­vaa eril­lis­tä säh­kö­pos­tin sa­laus­oh­jel­maa, mutta sen jat­ku­va käyt­tö osoit­tau­tui tur­han hi­taak­si ja han­ka­lak­si, Otava ker­too.

Do­ku­ment­tiar­kis­to sen si­jaan ei vaa­ti­nut kum­mem­paa opet­te­lua. Ota­van mu­kaan pal­ve­lua oli heti help­po läh­teä käyt­tä­mään, ja tällä het­kel­lä val­tao­sa palk­ka­ra­por­teis­ta kul­keu­tuu asiak­kail­le eTas­kun kaut­ta.

– Joil­lain isom­mil­la yri­tyk­sil­lä saat­taa olla omat pil­vi­pal­ve­lun­sa ja muu­ta­mat asiak­kaat ha­lua­vat kai­ken ma­te­ri­aa­lin­sa edel­leen säh­kö­pos­tit­se. Muu­toin omien asiak­kai­de­ni palk­ka­ra­por­tit ovat siir­ty­neet Do­ku­ment­tiar­kis­toon.

Ota­van eTasku-​asiakkaista noin puo­let toi­mit­taa myös kir­jan­pi­don ma­te­ri­aa­lia pal­ve­lun avul­la. Toi­nen puo­li­kas vain vas­taa­not­taa palkka-​aineistoja ar­kis­ton kaut­ta. Do­ku­ment­ti­tun­nus­ten luo­mi­nen uu­del­le asiak­kaal­le kes­tää muu­ta­man mi­nuu­tin, eikä pelk­kä palk­ka­ma­te­ri­aa­lien vas­taa­not­ta­mi­nen maksa mi­tään.

Asia­kir­jat kul­keu­tu­vat kui­ten­kin tar­vit­taes­sa mo­lem­piin suun­tiin, mi­kä­li asiak­kaal­la on käy­tös­sä eTas­kun Pro-​versio.

– Jos asiak­kaan pitää toi­mit­taa meil­le esi­mer­kik­si ve­ro­kort­te­ja tai vas­taa­via do­ku­ment­te­ja, niin niitä voi olla mu­ka­vam­pi lä­he­tel­lä eTas­kus­sa kuin säh­kö­pos­tit­se, Otava to­te­aa.

Ar­tik­ke­li on kir­joit­ta­nut eTas­ku So­lu­tions Oy.

Ar­tik­ke­li on jul­kais­tu alun perin Tilitoimistossa-​lehdessä nro 5/2018.

01.04.2025 Uu­ti­set ja tie­dot­teet

Ra­ken­teis­ta ti­lin­pää­tös­tä ke­hit­tä­mäs­sä

Osa­keyh­tiön ti­lin­pää­tök­siä on voi­nut vuo­sien ajan toi­mit­taa kaup­pa­re­kis­te­riin suo­raan oh­jel­mis­tos­ta ra­ken­tei­ses­sa iXBRL-​tiedostomuodossa. Pörs­siyh­tiöil­le ja osal­le suu­ry­ri­tyk­siä ra­ken­tei­nen ti­lin­pää­tös on pa­kol­li­nen ja muil­le yh­tei­söil­le va­paa­eh­toi­nen.

Kir­jan­pi­to ja ti­lin­pää­tös Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit

31.03.2025 Kump­pa­ni­si­säl­tö

Te­ko­ä­ly ja Poh­jois­mai­den ta­lous­hal­lin­toa­lan yh­tei­set haas­teet

Suo­mes­sa, Ruot­sis­sa ja Nor­jas­sa alan am­mat­ti­lai­set koh­taa­vat samat yh­tei­set haas­teet: sään­te­lyn mo­ni­mut­kai­suus ja jat­ku­vat muu­tok­set, osaa­ja­pu­la sekä tek­no­lo­gi­sen mur­rok­sen tuo­mat vaa­ti­muk­set.

Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit Kump­pa­ni­si­säl­tö

26.03.2025 Uu­ti­set ja tie­dot­teet

Ta­lous­hal­lin­non AI – ko­ke­muk­sia ja ke­hi­tys­a­ja­tuk­sia 

Ta­lous­hal­lin­non AI on talous-​ ja hen­ki­lös­tö­hal­lin­non asian­tun­ti­joil­le ke­hi­tet­ty te­ko­ä­ly­pal­ve­lu. Pal­ve­lu aut­taa asian­tun­ti­jaa löy­tä­mään tie­don läh­teet ja luon­nos­te­le­maan vas­tauk­sen, muis­tion tai asia­kas­oh­jeen.

Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit Joh­ta­mi­nen ja ke­hit­tä­mi­nen Lii­ke­toi­min­ta

Tilaa Ta­lous­hal­lin­to­lii­ton uu­tis­kir­je

Ti­laa­mal­la uu­tis­kir­jeem­me saat ta­lous­hal­lin­toa­laa kos­ke­van uusim­man tie­don en­sim­mäis­ten jou­kos­sa suo­raan säh­kö­pos­tii­si. Li­säk­si saat tie­don esi­mer­kik­si uusim­mis­ta kou­lu­tuk­sis­tam­me ja ta­pah­tu­mis­tam­me. Tu­tus­tu uu­tis­kir­je­va­li­koi­maam­me!

Tilaa uu­tis­kir­je