Auktorisointivalvonta toimii ja tuottaa tulosta
Syksyn 2018 tilitoimistotarkastukset olivat menestys.
Viime syksynä Taloushallintoliiton auktorisointivalvontaan kuuluvan, viiden vuoden välein toteutettavan tilitoimistotarkastuksen kohteena oli 145 jäsentoimistoa. Tarkastuksia oli toteuttamassa kaikkiaan 19 huolellisesti valittua ja koulutettua tarkastajaa. Tarkastukset pyrittiin ajoittamaan tasaisesti pitkin syksyä. Tarkastettavien toiveesta suurin osa tarkastuksista ajoittui kuitenkin loppusyksyyn, pääosin marraskuulle. Muutama tarkastus siirtyi myös syksyn aikatauluhaasteiden vuoksi keväälle 2019.
Syksyn 2018 tarkastuksissa sovellettiin uutta tarkastuskonseptia. Sen keskeisenä ideana on, että tarkastettava ensin itsearvioi toimintaansa suhteessa TAL-STA:n kriteereihin. Tarkastuspäivänä asiat käydään vielä läpi yhdessä tarkastajan kanssa. Tarkastaja haastattelee myös henkilöstöä sekä tarkastaa asiakastöiden laatua. Havaintojensa perusteella tarkastaja tekee omat johtopäätöksensä tarkastetun toimiston jäsenedellytysten täyttymisestä sekä kehittämistarpeista laajemminkin.
Tarkastuksissa annettiin huomautuksia 51 toimistolle, yhteensä 73 kappaletta. Ne liittyivät sellaisiin asioihin, joissa toimistojen jäsenkriteerit, mukaan lukien hyvät edellytykset noudattaa hyvää tilitoimistotapaa, eivät täyttyneet. Tarkastuspäivän aikana tarkastaja sopi yhdessä jäsentoimiston kanssa aikataulun huomautettavan asian kuntoon saattamiseksi. Tarkastuslautakunta valvoo, että huomautettavat asiat tulevat hoidetuksi kuntoon.
Sopimuksilla tarkoitettiin tässä sekä toimeksiantosopimuksia tilitoimiston palveluista, että sopimuksia henkilötietojen käsittelystä, silloin kun tilitoimistossa käsitellään asiakkaiden henkilötietoja. Muistutettakoon tässä yhteydessä, että tilitoimistoille sopimukset henkilötietojen käsittelystä ovat pakollisia lain (henkilötietosuoja-asetus) mukaisesti, ja toimeksiantosopimukset palveluista pakollisia Taloushallintoliiton jäsentoimistoille hyvän tilitoimistotavan (TAL-STA) mukaisesti.
Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä vastaavasti velvoittaa tilitoimistoja muun muassa laatimaan kirjallisen riskiarvion rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi sekä tunnistamaan asiakkaansa laissa kuvatulla tavalla. Selkeistä puutteista näissä asioissa jouduttiin antamaan huomautus.
Suosituksista vauhtia liiketoiminnan kehittämiseen
Huomautusten lisäksi tarkastajat antoivat viime vuonna ensimmäistä kertaa kirjallisia suosituksia tarkastuksen kohteille. Suositukset perustuvat tarkastajan havaintoihin siitä, mihin asioihin tilitoimistossa kannattaisi kiinnittää huomiota. Niiden kohdalla ei ollut kyse jäsenkriteerien täyttymättömyydestä. Puutteet toiminnassa olivat lievempiä kuin huomautuksien osalta. Esimerkiksi jos sopimuksiin liittyi suositus, oli kyse siitä, että sopimukset olivat pääosin kunnossa ja suositeltiin laittamaan loputkin sopimukset kuntoon, tai että suositeltiin päivittämään vanhat sopimukset ajanmukaisiksi.
Suositukset, kuten myös huomautukset, annettiin kannustavassa hengessä. Tarkastajien havaintojen mukaan tilitoimistot suhtautuivat saamiinsa suosituksiin positiivisesti ja vaikuttivat motivoituneilta parantamaan toimintaansa suositusten mukaisesti. Suosituksia annettiin yhteensä 330 kappaletta 47:stä eri asiasta. Suosituksia annettiin tilitoimiston pakollisten lakisääteisten vaatimusten lisäksi myös liittyen moniin liiketoiminnan menestyksen kannalta keskeisiin kysymyksiin kuten johtamiseen, nykyaikaisiin työmenetelmiin, tietoturvaan, osaamiseen, asiakasviestintään sekä jaksamiseen ja hyvinvointiin.
Tarkastetut toimistot saivat tarkastuksesta varmasti ideoita ja lisäsysäyksen toimintansa kehittämiseen.
Lue myös Oy Tainaniemela.fi:n kokemukset tilitoimistotarkastuksesta.
Yhteenveto tarkastuksista saaduista palautteesta
Myös tarkastajilta kerättiin palaute uuden tarkastuskonseptin toimivuudesta. Tarkastajien näkemys uudesta toimintatavasta tarkastuksissa oli niin ikään hyvin positiivinen. Tarkastajat antoivat muutamia hyviä kehitysehdotuksia tarkastusprosessista sekä käytettävistä työkaluista. Sekä tarkastettavien toimistojen että tarkastajien antama palaute tullaan huomioimaan tulevissa tarkastuksissa.
Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että Taloushallintoliiton tarkastus toimii hyvin ja kehittyy entisestään. Ja mikä tärkeintä – tilitoimistot ovat varsin hyvässä kunnossa. Niillä on hyvät edellytykset noudattaa hyvää tilitoimistotapaa, ja ne ovat hyvin motivoituneita kehittämään toimintaansa edelleen.
Artikkeli on julkaistu alun perin Tilitoimistossa-lehdessä nro 2/2019.
