KILA:n lausunto XML-muotoisesta tositteesta
Kirjanpitolautakunta on julkaissut 3. joulukuuta 2024 lausunnon XML-muotoisesta tositteesta (2024/2080). Lausunnossa otetaan kantaa siihen, millaiset tositteet todentavat liiketapahtuman riittävällä luotettavuudella.
Hakija pyytää lausuntoa siitä, onko kirjanpitovelvollinen noudattanut KPL 2 luvun määräyksiä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä tapauksissa, joissa alkuperäinen verkkolasku on XML-muotoisena tositetiedostona, jonka liitteenä on skannattu PDF-kuva, mutta liitteen avaamisessa tulee esiin tyhjä kuva. Hakijan mukaan HTML- tai XML-muotoisten tositteiden kohdalla on syytä pohtia, todentavatko ne liiketapahtuman riittävällä luotettavuudella, koska HTML- ja XML-tiedostoja voi manipuloida tekstieditorilla samaan tapaan kuin tekstitiedostoja.
KPL 2:5 määrittelee tositteen, joka todentaa liiketapahtuman ja vaatii, että liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välinen yhteys on vaikeuksitta todettavissa. KPL 2:7 säätelee kirjanpitoaineiston käsittelyä ja säilyttämistä, korostaen aineiston luettavuutta ja muuttumattomuutta tilinpäätöksen laatimisen jälkeen.
Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20. huhtikuuta 2021 korostaa, että tositteen tietosisällön tulee olla yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, jotta kirjanpitomerkintä voidaan tehdä oikein. Kirjanpitoaineiston tulee olla luettavissa ja tarkastettavissa riippumatta tallennustavasta.
Kirjanpitovelvollisella ei ole nimenomaista näyttövelvollisuutta muuttumattomuuden osoittamiseen, mutta hyvän kirjanpitotavan mukaista on varmistaa aineiston muuttumattomuus. Kirjanpitolautakunta toteaa, että tositteen tietosisällön muuttamista ei ole täysin mahdollista estää teknisesti, sillä kaikkien dokumenttien ja tiedostojen tietosisältöä voi muuttaa erilaisilla tekniikoilla, myös kuvien.
Kirjanpitolautakunta katsoo, että XML-muotoinen tosite vastaa KPL 2:5.1:ssa tarkoitettua tositetta, jos sen tietosisältö täyttää edellä mainitut kriteerit. Tositteen tietomuotoa ei ole rajoitettu kirjanpitolaissa, joten lasku voidaan toimittaa ja välittää strukturoidussa konekielisessä muodossa. Skannattu PDF-liite ei ole pakollinen, jos verkkolaskussa on kaikki tarvittavat tiedot. Jos kuitenkin tositteen lataamisessa palveluntarjoajan tietojärjestelmästä häviää tietosisältöä, joka on tarpeen kirjauksen todentamisen näkökulmasta, menettely on KPL 2:7.3:n vastainen.
Voit lukea lausunnon 2024/2080 Kirjanpitolautakunnan sivuilta.
