Taloushallinnon palveluyritys – tervetuloa joukkoomme!
Taloushallintoliiton sääntöihin perustuvat auktorisoidun jäsenen edellytykset
- Sitoutuu noudattamaan taloushallintopalvelualan hyvää tapaa.
- Hyväksyy liiton valvonnan ja toiminnan tarkastukset.
Taloushallintopalvelualan hyvään tapaan perustuvat edellytykset
- Taloudelliset edellytykset
– Palveluyritys on vakavarainen - Riippumattomuus
- Laadun varmentaminen
– Kirjalliset kuvaukset yhtenäisisitä työskentelymenetelmistä
– Menetelmä asiakastöiden laadun varmistamiseen
– Varahenkilöjärjestelmä
– Palveluyritys varmistaa vuosittain, että henkilöstö noudattaa yhtenäisiä työ- ja dokumentointimenetelmiä
– Menetelmä vaarallisten työyhdistelmien tunnistamiseksi, ehköisemiseksi ja valvomiseksi. - Vakuutusturva
– Palveluyrityksellä on voimassa kattavuudelta riittävä varallisuusvastuuvakuutus
– Palveluyritys varmistaa vuosittain, että kaikki sen palvelut ovat vakuutusturvan piirissä. - Osaaminen
– Palveluyritys on nimennyt laadusta vastaavan henkilön, jolla on tuotettuun palveluun soveltuva voimassa oleva KLT-, PHT- tai muu alalla yleisesti tunnustettu asiantuntijatutkinto TAI muu selvitys siitä, että osaaminen on riittävää ja sitä ylläpidetään
– Perehdytysohjelma
– Henkilöstöllä on tehtäviään ja asiakkuuksiaan vastaava koulutus ja osaaminen
– Palveluyritys mahdollistaa henkilöstölleen heidän tehtäviään vastaavaa koulutusta vähintään 2pv vuodessa
– Palveluyritys varmistaa ennen toimeksiannon vastaanottamista tai vaihdostilanteissa, että henkilöstöllä on riittävästi osaamista toimeksiannon hoitamiseen. - Resurssit
- Sopiminen
– Kirjallinen sopimus ja sopimus henkilötietojen käsittelystä toimeksiannoista kaikille asiakkuuksille
– Toimeksiantosopimuksesta tulee käydä selkeästi ilmi palveluiden ja lisäpalveluiden sisältö jsekä hinta selkeästi ilmi
– Palveluyritys informoi asiakasta viipymättä annetun tarjouksen tai hinta-arvion mahdollisesta ylittymisestä
– Palveluyrityksen tulee sopii asiakkaan yhteyshenkilöstä, jolla on oikeus saada tietoja ja toimittaa aineistoa. - Palvelujen tuottaminen laadukkaasti
– Palveluyritys dokumentoi toimeksiannon alkaessa asiakkaan toimialaan ja toiminnan luonteeseen liittyvät erityisvaatimukset
– Palveluyritys ilmoittaa kirjallisesti asiakkaalle tämän antamassa aineistossa on olennaisia puutteita - Raportointi ja asiakasviestintä
– Palveluyritys tiedottaa asiakkailleen olennaisista toimeksiannon hoitamiseen liittyvistä lainsäädäntömuutoksista hyvissä ajoin. - Dokumentointi
– Palveluyritys ylläpitää jatkuvasti ajantasaista dokumentaatiota asiakaskohtaisista työohjeista, käytännöistä ja perustiedoista
– Palveluyritys dokumentoi ja säilyttää asiakkaan perustiedot ja aineistot järjestelmällisellä tavalla
– Palveluyritys dokumentoi asiakkaan kirjanpitoaineiston, tositteet ja muistiot asiakkaan toiminnan laatu ja laajuus huomioiden riittävällä tavalla
– Palveluyritys säilyttää toimeksiantoa koskevat perustiedot vähintään viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. - Tietoturva on toteutettu toimialan parhaiden käytäntöjen mukaisesti
Lue lisää: Tietoturvan käytäntöjä yksityiskohtaisesti
- Kaikkien organisaation tietoverkon aktiivilaitteiden (reitittimet, palomuurit, kytkimet) pääkäyttäjätunnusten oletussalasanat vaihdettu
- Tietoverkon aktiivilaitteiden hallintaan käytetään ainoastaan suojattuja (https/ssh) yhteyksiä
- Organisaation mahdollinen vierasverkko eriytetty organisaation sisäisestä tietoverkosta luotettavalla menetelmällä
- Mahdollisten langattomien verkkojen salauksessa käytetään vähintään WPA2- protokollaa, tai sitä edistyneempää menetelmää
- Organisaation palomuureilla on rajoitettu tietoliikennettä asianmukaisesti siten, että haavoittuvat palvelut ja protokollat on estetty tai niitä suojataan VPN-tunneloinnilla
- Palvelinkäyttöjärjestelmiä suojataan tarkoituksenmukaisella palomuuriratkaisulla
- Palvelinkäyttöjärjestelmissä käytetään virustorjuntaohjelmistoa tai tarkoituksenmukaista haittaohjelmien torjuntaa
- Palvelinkäyttöjärjestelmien ja/tai levyjärjestelmien data varmuskopioidaan automatisoidusti vähintään toiseen fyysiseen sijaintiin
- Varmuuskopiot ovat käytettävissä, vaikka palvelinkäyttöjärjestelmien fyysinen sijainti tuhoutuisi esimerkiksi tulipalossa
- Palvelinkäyttöjärjestelmät päivitetään säännöllisesti joko automatisoidusti tai asiantuntijan toimesta
- Palvelimien sovellusohjelmistot päivitetään säännöllisesti joko automatisoidusti tai asiantuntijan toimesta
- Kaikki palvelinkäyttöjärjestelmät ovat ohjelmistotoimittajan tuen piirissä
- Palvelinkäyttöjärjestelmien ylläpito on ICT-ammattilaisen jatkuvassa ylläpidossa ja valvonnassa
- Tietokoneiden paikalliset kiintolevyt on kryptattu, eli salakirjoitettu
- Kaikissa tietokoneissa on luvaton käyttö estetty salasanalla, suojakoodilla tai biometrisella tunnisteella
- Kaikissa tietokoneissa on automaattinen näytön lukitus päällä
- Tietokoneissa käytetään virus- ja haittaohjelmien torjuntaohjelmistoa
- Tietokoneita suojataan palomuuriohjelmistolla
- Jos liiketoimintakriittistä tietoa säilytetään tietokoneiden paikallisella kiintolevyllä, on tietojen synkronointi tai varmuuskopiointi keskitettyyn tallennussijaintiin automatisoitu
- Tietoturvapäivitykset asennetaan säännöllisesti ja automatisoidusti tietokoneiden käyttöjärjestelmiin
- Tietoturvapäivitykset asennetaan säännöllisesti ja automatisoidusti tietokoneiden sovellusohjelmiin
- Jos työntekijöiden henkilökohtaisesti omistamiensa tietokoneiden käyttö työtehtäviin kirjallisesti tai muutoin on sallittu, on työntekijöiden henkilökohtaisten tietokoneiden tietoturvasta huolehdittu organisaation omia laitteita vastaavalla tavalla
- Kaikkien mobiililaitteiden tallennustila ja mahdolliset muistikortit on kryptattu, eli salattu
- Kaikkien mobiililaitteiden luvaton käyttö on estetty salasanalla, suojakoodilla tai biometrisella tunnisteella
- Kaikissa mobiililaitteissa on automaattinen näytön lukitus päällä
- Jos työntekijöiden henkilökohtaisten mobiililaitteiden käyttö työtehtäviin, kuten työsähköpostin lukemiseen on sallittu, on työntekijöiden henkilökohtaisten mobiililaitteiden tietoturvasta huolehdittu organisaation omia laitteita vastaavalla tavalla
- Sähköpostipalveluun kirjautumisessa on otettu käyttöön monimenetelmäinen todentaminen (2FA/MFA) tai vastaava ratkaisu käyttäjätunnus/salasanaparin lisäksi
- Kaikkien organisaation käyttämien tietojärjestelmien pääkäyttäjätunnusten oletussalasanat on vaihdettu
- Kaikkien työntekijöiden kanssa on laadittu kirjallinen salassapitosopimus
- Työntekijän työsuhteen päättyessä hänen käyttöoikeuksiensa poistamisesta ja käyttäjätunnusten passivoimisesta huolehditaan johdonmukaisella tavalla
- Asiakkaan tai kolmannen osapuolen edustajat tunnistetaan luotettavalla menetelmällä ennen kuin heille luovutetaan asiakkaan kirjanpitoaineistoja
- Asiakkaan paperisen kirjanpitoaineiston luovutuksista laaditaan kirjalliset luovutustodistukset luovutettaessa aineistoja asiakkaalle
- Asiakkaan paperisen kirjanpitoaineiston luovutuksista laaditaan kirjalliset luovutustodistukset luovutettaessa aineistoja tilintarkastajalle
- Asiakkaan paperisen kirjanpitoaineiston luovutuksista laaditaan kirjalliset luovutustodistukset luovutettaessa aineistoja asiakkaan valtuuttamalle edustajalle
- Olennaisissa taloushallinnon pilvipalveluissa käytetään ohjelmistotoimittajan tarjoamaa monimenetelmäistä (2FA/MFA) todentamista käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi, jos se on teknisesti mahdollista.
- Täyttää tietosuoja-asetukseen liittyvät velvoitteet
Lue lisää: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset
- ICT-palveluntarjoajien kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelysopimukset, jos ne käsittelevät henkilötietoja
- Organisaation käyttämien taloushallinnon pilvipalveluiden toimittajien on kanssa laadittu henkilötietojen käsittelysopimus, jos ne käsittelevät henkilötietoja
- Organisaatio on laatinut henkilötietojen käsittelysopimuksen niiden asiakkaiden kanssa, joiden henkilötietoja se käsittelee
- Organisaatio on laatinut henkilötietojen käsittelysopimuksen niiden yhteistyökumppaneidensa kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja organisaation lukuun
- Organisaatio on laatinut tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen käsittelytoimista
- Lisätietoa löydät Hyvä palkkahallintotapa -oppaasta
- Täyttää rahanpesulakiin liittyvät velvoitteet
Rahanpesulainsäädäntöön liittyvät velvoitteet
- Organisaatio laatinut rahanpesulain mukaisen riskiarvion rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi
- Organisaatio rekisteröitynyt rahanpesun valvontarekisteriin
- Organisaatio laatinut riskiarvioon perustuvat kirjalliset toimintaohjeet rahanpesulain velvoitteiden toteuttamiseksi organisaatiossa
- Organisaatio kouluttanut henkilöstönsä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevien käytäntöjensä osalta
- Organisaatio nimennyt johdostaan henkilön, joka vastaa rahanpesulain velvoitteiden noudattamisen sisäisestä valvonnasta yrityksessä
- Asiakkaan edustajien henkilöllisyys tunnistetaan ja todennetaan rahanpesulain mukaisesti asiakassuhteen alkaessa
- Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään rahanpesulain mukaisesti
- Asiakkaan tosiasialliset edunsaajat tunnistetaan asiakassuhteen alkaessa
- Organisaatio pyrkii tunnistamaan poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt asiakassuhdetta perustettaessa
- Organisaatiolla on tehokkaat menettelytavat sekä sisäinen valvonta pakotteiden ja jäädyttämispäätösten noudattamisen varmistamiseksi.
- Lisätietoa aiheesta verkkosivuillamme
Tilaa Taloushallintoliiton uutiskirje
Tilaamalla uutiskirjeemme saat taloushallintoalaa koskevan uusimman tiedon ensimmäisten joukossa suoraan sähköpostiisi. Lisäksi saat tiedon esimerkiksi uusimmista koulutuksistamme ja tapahtumistamme. Tutustu uutiskirjevalikoimaamme!