Kump­pa­ni­si­säl­tö

Au­to­ma­ti­soi itse omat ru­tii­ni­si – ryhdy kan­sa­lais­ke­hit­tä­jäk­si

14.3.2023

Tek­no­lo­gia ja pro­ses­sit, Joh­ta­mi­nen ja ke­hit­tä­mi­nen, Oh­jel­mis­to­nurk­ka

Miltä kuu­los­tai­si, jos joku muu hoi­tai­si puo­les­ta­si ta­lous­hal­lin­non töis­sä usein tois­tu­vat ru­tii­nit, kuten tie­dos­to­jen la­taa­mi­sen, tau­lu­koi­den muok­kaa­mi­sen, tie­to­jen syöt­tä­mi­sen jär­jes­tel­mäs­tä toi­seen tai ai­neis­to­pyyn­tö­jen lä­het­tä­mi­sen säh­kö­pos­til­la? Heli Kor­te­sal­mi ja Anna Si­vo­nen Haaga-​Helian Älyk­kään au­to­maa­tion osaa­mis­kes­kus -​hankeesta ker­to­vat, miten tois­tu­via töitä voi au­to­ma­ti­soi­da ja sääs­tää työ­ai­kaa.

Tark­kuut­ta ja huo­lel­li­suut­ta vaa­ti­vat, sa­man­lai­si­na tois­tu­vat teh­tä­vät on to­tut­tu miel­tä­mään olen­nai­sek­si osak­si ta­lous­hal­lin­non työn­ku­vaa siinä mää­rin, että mo­nes­ti työ­haas­tat­te­lus­sa­kin ky­sel­lään ha­ki­jan suh­tau­tu­mis­ta ru­tii­nei­hin. Mo­nel­le ru­tii­nit tuo­vat­kin tiet­tyä jär­jes­tys­tä ja tur­val­li­suut­ta teh­tä­viin, eikä niitä au­to­maat­ti­ses­ti voi tuo­mi­ta huo­nok­si asiak­si. Ma­nu­aa­li­sis­sa työ­vai­heis­sa pii­lee kui­ten­kin aina vir­hei­den ja pro­ses­sin te­hot­to­muu­den riski. Li­säk­si ta­lous­hal­lin­non am­mat­ti­lais­ten lii­ke­toi­min­nan ja oman eri­koi­sa­lan­sa mit­ta­va osaa­mi­nen saat­taa jäädä hyö­dyn­tä­mät­tä, kun aikaa ei yk­sin­ker­tai­ses­ti riitä ke­hit­tä­mi­seen, kon­sul­toin­tiin tai eri­tyis­ky­sy­myk­siin pe­reh­ty­mi­seen.

Jos toi­vee­na olisi va­paut­taa aikaa ru­tii­ni­teh­tä­vien tois­ta­mi­ses­ta, tar­joa­vat ny­kyi­sin tar­jol­la ole­vat help­po­käyt­töi­set au­to­maa­tio­työ­ka­lut tähän rat­kai­sun. Näil­lä työ­ka­luil­la pys­tyy var­sin vai­vat­to­mas­ti, ilman eri­tyis­tä koo­daus­osaa­mis­ta, ra­ken­ta­maan omaa työtä hel­pot­ta­via työ­kul­ku­jen au­to­ma­ti­soin­te­ja. Ne so­pi­vat hyvin niin sa­not­tu­jen kan­sa­lais­ke­hit­tä­jien (citizen de­ve­lo­per) työ­ka­lu­pak­kiin, ja tar­joa­vat ta­lous­osas­toil­la työs­ken­te­le­vien ”Excel-​velhojen” ke­hit­tä­mis­työ­hön uusia mah­dol­li­suuk­sia.

Aina ei tar­vit­se aloit­taa suur­ta oh­jel­mis­to­ke­hi­tys­pro­jek­tia. Ma­ta­la­koo­di­sil­la au­to­maa­tio­työ­ka­luil­la voi­daan melko vai­vat­to­mas­ti tehdä tek­no­lo­gis­ta ke­hit­tä­mis­tä siel­lä, missä itse työ­kin teh­dään. Ke­hit­tä­mis­työn tuo­mi­nen lä­hem­mäk­si itse teh­tä­vää no­peut­ta ja te­hos­taa ke­hit­tä­mis­tä, kun teh­tä­vän mää­rit­te­ly, ke­hit­tä­mi­nen ja tes­taa­mi­nen ta­pah­tu­vat ikään kuin oman toi­men ohes­sa, kon­kreet­ti­sen teh­tä­vän asian­tun­ti­joi­den voi­min

Tar­jol­la on usei­ta eri työ­ka­lu­ja, joil­la omia teh­tä­viä voi au­to­ma­ti­soi­da melko vai­vat­to­mas­ti muo­dos­ta­mal­la työn­kul­ku­ja raa­haa­mal­la ja ti­put­ta­mal­la teh­tä­viä automaatio-​ohjelmassa pro­ses­sin mu­kai­seen jär­jes­tyk­seen tai käyt­tä­mäl­lä tal­len­nus­työ­ka­lua, joka seu­raa ja nau­hoit­taa ih­mi­sen toi­min­taa muo­dos­taak­seen siitä poh­jan au­to­maa­tiol­le. Esi­merk­kei­nä täl­lai­sis­ta help­po­käyt­töi­sis­tä oh­jel­mis­to­ro­bo­tiik­kaoh­jel­mis­ta voisi mai­ni­ta Ui­Path StudioX ja Mic­ro­soft Power Au­to­ma­te -​ohjelmistot. Näitä oh­jel­mis­to­ja käy­te­tään myös isoi­hin pro­ses­si­au­to­maa­tioi­hin, mutta ne so­pi­vat erin­omai­ses­ti kan­sa­lais­ke­hit­tä­jil­le­kin. Ui­Path StudioX on mak­su­ton pie­nel­le yri­tyk­sel­le ja Mic­ro­soft Power Au­to­ma­te saat­taa olla jo ko­neel­la­si val­mii­na, jos si­nul­la on Mic­ro­soft 365 -​pilvipalvelut käy­tös­sä­si.

Vaik­ka näi­den mai­nit­tu­jen työ­ka­lu­jen käyt­tö on help­poa, vaa­tii se aina jon­kin­lais­ta uuden op­pi­mis­ta. Oh­jel­mis­to­jen toi­mit­ta­jil­la on usein si­vuil­laan tar­jol­la mak­su­ton­ta kou­lu­tus­ma­te­ri­aa­lia. Tämän li­säk­si it­seo­pis­ke­luun voi käyt­tää esi­mer­kik­si ne­tis­tä löy­ty­viä vi­deoi­ta, kes­kus­te­lu­pals­to­ja ja blo­gi­kir­joi­tuk­sia. Jos op­pi­mi­sen al­kuun ha­lu­aa pääs­tä oh­ja­tus­ti, on sii­hen­kin tar­jol­la usei­ta vaih­toeh­to­ja aina ly­hyis­tä muu­ta­man tun­nin kat­sauk­sis­ta useam­man päi­vän kou­lu­tus­ko­ko­nai­suuk­siin asti.

Päi­vän­kin kou­lu­tuk­ses­sa en­nät­tää hyvin tu­tus­tua oh­jel­man pe­rus­toi­min­nal­li­suuk­siin, minkä jäl­keen opet­te­le­mis­ta voi, ja kan­nat­taa, jat­kaa te­ke­mäl­lä itse ak­tii­vi­ses­ti eri­lai­sia au­to­maa­tio­ko­kei­lu­ja. Kan­nat­taa aloit­taa ensin hel­pos­ta ja yk­sin­ker­tai­ses­ta, ja kun asias­ta in­nos­tuu niin voi ope­tel­la te­ke­mään jo­tain vähän haas­ta­vam­paa. Ja jon­kin ajan ku­lut­tua on ken­ties val­mis ja­ka­maan omia au­to­maa­tio­rat­kai­su­jaan myös mui­den or­ga­ni­saa­tion työn­te­ki­jöi­den käyt­töön. Toki in­nos­tues­saan­kin on hyvä muis­taa var­mis­taa, että itse suun­ni­tel­lut au­to­maa­tio­rat­kai­sut vas­taa­vat or­ga­ni­saa­tion tie­to­tur­va­po­li­tiik­kaa ja yleis­tä oh­jel­mis­toark­ki­teh­tuu­ria.

Ko­ko­nai­suu­des­saan kan­sa­lais­ke­hit­tä­mi­nen tar­jo­aa ta­lous­hal­lin­non työn­te­ki­jöil­le mah­dol­li­suu­den au­to­ma­ti­soi­da ru­tii­nin­omai­sia teh­tä­viä ja va­paut­taa aikaa tär­keäm­piin teh­tä­viin. Tämä voi pa­ran­taa ta­lous­hal­lin­non pro­ses­sien te­hok­kuut­ta ja li­sä­tä asia­kas­tyy­ty­väi­syyt­tä. Li­säk­si ru­tii­ni­töi­den vä­hen­ty­mi­nen pa­ran­taa var­mas­ti myös työn­te­ki­jöi­den tyy­ty­väi­syyt­tä.

Kan­nus­tam­me eh­dot­to­mas­ti kaik­kia poh­ti­maan omia ru­tii­ne­jaan, toi­mi­pa sit­ten missä ta­han­sa toi­mis­ton teh­tä­vis­sä. Ehkä jo­kai­sen meis­tä työ­lis­tal­ta löy­tyy jo­tain sel­lais­ta, minkä ro­bot­ti voisi hyvin tehdä?

Kir­joit­ta­jat Heli Kor­te­sal­mi ja Anna Si­vo­nen työs­ken­te­le­vät Haaga-​Helian Älyk­kään au­to­maa­tion osaa­mis­kes­kus -​hankkeessa. Hanke liit­tyy di­gi­loi­kan edis­tä­mi­seen mikro-​, pk- ja kas­vu­yri­tys­ten ta­lous­pro­ses­seis­sa. Hä­meen Ely-​keskuksen ja ESR:n ra­hoit­ta­ma hanke to­teu­te­taan osana Eu­roo­pan unio­nin Covid-​19-​pandemian joh­dos­ta to­teut­ta­mia toi­mia.

Ru­tii­nien au­to­maa­tio­ta kä­si­tel­tiin myös tam­mi­kuus­sa 2023 Ta­lous­hal­lin­to­lii­ton webinaarissa, jonka tal­len­ne löy­tyy Youtube-​kanavalta.

Uusi­maa­lai­set pk-​yritykset ovat myös ter­ve­tul­lei­ta Haaga-​Helian jär­jes­tä­miin mak­sut­to­miin kou­lu­tuk­siin ja neu­von­taan. Tilaa tal­len­tei­ta tai osal­lis­tu lä­hi­kou­lu­tuk­siin. Kou­lu­tus­tal­len­teet tu­le­vat kai­kil­le mak­sut­to­mas­ti käyt­töön, kun hanke lop­puu syys­kuus­sa 2023. Katso lisää tääl­tä.