Automatisoi itse omat rutiinisi – ryhdy kansalaiskehittäjäksi
Miltä kuulostaisi, jos joku muu hoitaisi puolestasi taloushallinnon töissä usein toistuvat rutiinit, kuten tiedostojen lataamisen, taulukoiden muokkaamisen, tietojen syöttämisen järjestelmästä toiseen tai aineistopyyntöjen lähettämisen sähköpostilla? Heli Kortesalmi ja Anna Sivonen Haaga-Helian Älykkään automaation osaamiskeskus -hankeesta kertovat, miten toistuvia töitä voi automatisoida ja säästää työaikaa.
“Kansalaiskehittäminen tarkoittaa sitä, kun tietohallinnon ulkopuolella toimivat henkilöt kehittävät omaa työtään erilaisin teknologisin ratkaisuin.”
Tarkkuutta ja huolellisuutta vaativat, samanlaisina toistuvat tehtävät on totuttu mieltämään olennaiseksi osaksi taloushallinnon työnkuvaa siinä määrin, että monesti työhaastattelussakin kysellään hakijan suhtautumista rutiineihin. Monelle rutiinit tuovatkin tiettyä järjestystä ja turvallisuutta tehtäviin, eikä niitä automaattisesti voi tuomita huonoksi asiaksi. Manuaalisissa työvaiheissa piilee kuitenkin aina virheiden ja prosessin tehottomuuden riski. Lisäksi taloushallinnon ammattilaisten liiketoiminnan ja oman erikoisalansa mittava osaaminen saattaa jäädä hyödyntämättä, kun aikaa ei yksinkertaisesti riitä kehittämiseen, konsultointiin tai erityiskysymyksiin perehtymiseen.
Jos toiveena olisi vapauttaa aikaa rutiinitehtävien toistamisesta, tarjoavat nykyisin tarjolla olevat helppokäyttöiset automaatiotyökalut tähän ratkaisun. Näillä työkaluilla pystyy varsin vaivattomasti, ilman erityistä koodausosaamista, rakentamaan omaa työtä helpottavia työkulkujen automatisointeja. Ne sopivat hyvin niin sanottujen kansalaiskehittäjien (citizen developer) työkalupakkiin, ja tarjoavat talousosastoilla työskentelevien ”Excel-velhojen” kehittämistyöhön uusia mahdollisuuksia.
Hankkeen osallistujien automatisointeja:
- Aineistopyyntöjen muistutussähköpostien lähettely asiakkaille
- Toisesta järjestelmästä otetun excel-raportin muokkaamisen kirjanpitojärjestelmään suoraan kopioitavaksi tositteeksi
- Todistusten tai sopimusten tekeminen excel-luettelon pohjalta
Aina ei tarvitse aloittaa suurta ohjelmistokehitysprojektia. Matalakoodisilla automaatiotyökaluilla voidaan melko vaivattomasti tehdä teknologista kehittämistä siellä, missä itse työkin tehdään. Kehittämistyön tuominen lähemmäksi itse tehtävää nopeutta ja tehostaa kehittämistä, kun tehtävän määrittely, kehittäminen ja testaaminen tapahtuvat ikään kuin oman toimen ohessa, konkreettisen tehtävän asiantuntijoiden voimin
Tarjolla on useita eri työkaluja, joilla omia tehtäviä voi automatisoida melko vaivattomasti muodostamalla työnkulkuja raahaamalla ja tiputtamalla tehtäviä automaatio-ohjelmassa prosessin mukaiseen järjestykseen tai käyttämällä tallennustyökalua, joka seuraa ja nauhoittaa ihmisen toimintaa muodostaakseen siitä pohjan automaatiolle. Esimerkkeinä tällaisista helppokäyttöisistä ohjelmistorobotiikkaohjelmista voisi mainita UiPath StudioX ja Microsoft Power Automate -ohjelmistot. Näitä ohjelmistoja käytetään myös isoihin prosessiautomaatioihin, mutta ne sopivat erinomaisesti kansalaiskehittäjillekin. UiPath StudioX on maksuton pienelle yritykselle ja Microsoft Power Automate saattaa olla jo koneellasi valmiina, jos sinulla on Microsoft 365 -pilvipalvelut käytössäsi.
“Näin sinäkin voit aloittaa rutiinien automatisoinnin: Aloita heti, kiinnitä huomiota oman työsi prosesseihin, valitse ensin helppo tehtävä ja muista ylläpitää taitojasi.”
Vaikka näiden mainittujen työkalujen käyttö on helppoa, vaatii se aina jonkinlaista uuden oppimista. Ohjelmistojen toimittajilla on usein sivuillaan tarjolla maksutonta koulutusmateriaalia. Tämän lisäksi itseopiskeluun voi käyttää esimerkiksi netistä löytyviä videoita, keskustelupalstoja ja blogikirjoituksia. Jos oppimisen alkuun haluaa päästä ohjatusti, on siihenkin tarjolla useita vaihtoehtoja aina lyhyistä muutaman tunnin katsauksista useamman päivän koulutuskokonaisuuksiin asti.
Päivänkin koulutuksessa ennättää hyvin tutustua ohjelman perustoiminnallisuuksiin, minkä jälkeen opettelemista voi, ja kannattaa, jatkaa tekemällä itse aktiivisesti erilaisia automaatiokokeiluja. Kannattaa aloittaa ensin helposta ja yksinkertaisesta, ja kun asiasta innostuu niin voi opetella tekemään jotain vähän haastavampaa. Ja jonkin ajan kuluttua on kenties valmis jakamaan omia automaatioratkaisujaan myös muiden organisaation työntekijöiden käyttöön. Toki innostuessaankin on hyvä muistaa varmistaa, että itse suunnitellut automaatioratkaisut vastaavat organisaation tietoturvapolitiikkaa ja yleistä ohjelmistoarkkitehtuuria.
Kokonaisuudessaan kansalaiskehittäminen tarjoaa taloushallinnon työntekijöille mahdollisuuden automatisoida rutiininomaisia tehtäviä ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Tämä voi parantaa taloushallinnon prosessien tehokkuutta ja lisätä asiakastyytyväisyyttä. Lisäksi rutiinitöiden vähentyminen parantaa varmasti myös työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Kannustamme ehdottomasti kaikkia pohtimaan omia rutiinejaan, toimipa sitten missä tahansa toimiston tehtävissä. Ehkä jokaisen meistä työlistalta löytyy jotain sellaista, minkä robotti voisi hyvin tehdä?
Kirjoittajat Heli Kortesalmi ja Anna Sivonen työskentelevät Haaga-Helian Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeessa. Hanke liittyy digiloikan edistämiseen mikro-, pk- ja kasvuyritysten talousprosesseissa. Hämeen Ely-keskuksen ja ESR:n rahoittama hanke toteutetaan osana Euroopan unionin Covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.
Rutiinien automaatiota käsiteltiin myös tammikuussa 2023 Taloushallintoliiton webinaarissa, jonka tallenne löytyy Youtube-kanavalta.
Uusimaalaiset pk-yritykset ovat myös tervetulleita Haaga-Helian järjestämiin maksuttomiin koulutuksiin ja neuvontaan. Tilaa tallenteita tai osallistu lähikoulutuksiin. Koulutustallenteet tulevat kaikille maksuttomasti käyttöön, kun hanke loppuu syyskuussa 2023. Katso lisää täältä.