Palveluista sopiminen

Kun sovit palveluiden ostamisesta auktorisoidun tilitoimiston kanssa, saat allekirjoitettavaksesi virallisen toimeksiantosopimuksen. Siinä on listattu tarkasti, millaisten palveluiden toimittamisesta olet sopinut tilitoimiston kanssa. Sopimus listaa myös molemminpuoliset vastuut ja velvollisuudet.

MITEN PALVELU KÄYNNISTETÄÄN?

Palvelun sopimus- ja käynnistysvaiheessa käyt läpi kirjanpitäjäsi kanssa vastuut ja velvollisuudet. Hyvässä sopimusmallissa nämä ovat listattuina, mutta voit valmistautua tapaamiseen alla olevan muistilistan avulla. Asiakkaana vastaat aina viime kädessä liiketoiminnastasi, veroistasi ja rahoistasi. Tilitoimisto tuottaa palvelun niiden tietojen perusteella, joita sen käyttöön toimitat.

Muista käydä sopimuksessa kuvattu vastuunrajaus tarkasti läpi ennen palvelun käynnistämistä.

Muistilista

Tositteet; paperiset myyntilaskut – Teenkö itse, ulkoistanko?

Tositteet; verkkolaskut (myynti) – Onko käytössä? Otanko käyttöön?

Verkkolaskuihin liittyvät operaattorisopimukset

Tositteet; käteismyynti – Kuuluuko käteisen rahan käsittely liiketoimintaani?

Tositteet; miten paperiset ostolaskut käsitellään? Järjestetään? Skannataan?

Verkkolaskujen (osto) vastaanottaminen ja sähköinen kierto

Maksuliikenne (kotimaa/ulkomaat) – Maksuoikeudet pankkiin, jos ulkoistan?

Tiliotteen käsittely ja sopimukset pankin kanssa

Tositteet; muut tositteet ja sopimukset – Mitä ovat, miten hallinnoin ja löydänkö, kun tarvitaan?

Räätälöidyt talousraportit – Haluanko seurata esimerkiksi joitakin kulueriä tarkemmin?

Kirjanpidon kuukausiraportointi / välitilinpäätökset – Miten järjestetään?

Kassavirtaraportointi – Onko tulovirtani sesonkiluonteista?

Budjetointi ja analysointi – Parantaisiko tavoitteiden asettaminen ja seuranta tulostani?

Palkanlaskennan järjestäminen

Matkalaskut ja niiden käsittely – Sähköinen vai paperinen?

Verotussuunnittelu – Haluanko säästää verojen maksussa?

Yhtiön hallintoasiat – Hoidanko pöytäkirjat ja kaupparekisteriasiat ilman apua?

Tee aina kirjallinen sopimus

Kirjallinen sopimus kannattaa aina tehdä, jotta osapuolten välinen työnjako pysyisi kirkkaana mielessä. Muisti voi pettää, henkilöt voivat vaihtua ja palvelun hinnan on oltava selkeä. Kirjallinen sopimus on tehtävä siksi, että vältyttäisiin väärinkäsityksiltä.

Vaikka suullinenkin sopimus on pätevä, Taloushallintoliitto suosittelee kirjallista sopimusta. Olemme laatineet sopimusmallin (KL 2004), jonka laadinnassa on otettu huomioon kummankin osapuolen tehtävät, velvoitteet ja vastuut.

Kun työnjako on kirjattu sopimukseen, vältytään monelta ikävältä yllätykseltä.

Tilaajavastuulaki

Tilaajavastuulakia ei sovelleta ns. perinteiseen tilitoimistopalveluun. Jos tilitoimistosta työskennellään asiakkaan tiloissa, tarkista tilitoimistosi kanssa ylittyvätkö lain alarajat ja huolehdi lain velvoitteiden täyttämisestä. Voit saada asiaan ohjausta tilitoimistoltasi.