God sed i branschen för ekonomiadministrationstjänster

Översättning av Taloushallintopalvelualan hyvä tapa

God sed i branschen för ekonomiadministrationstjänster definieras bland annat av anvisningar, vägledning och rekommendationer som publicerats av Ekonomiadministrationsförbundet, rekommendationen god redovisningssed, allmänna avtalsvillkor i branschen samt branschstandarden TAL-STA.

God sed i branschen för ekonomiadministrationstjänster är inte oföränderlig eller bestående, utan den får nya former allteftersom branschen utvecklas, till exempel som följd av tekniska innovationer, lagstiftningen som utvecklas och anpassning till marknaden. På grund av detta kan ett annat tillvägagångssätt vara motiverat och förenligt med god sed, även om det inte skulle vara antecknat i ovan nämnda källor.

Branschstandarden fastställer en kvalitativ kravnivå för verksamheten i tjänsteföretag inom ekonomiadministration, och då kravnivån efterföljs kan tjänsteföretag inom ekonomiadministration producera högklassig service och rätt information åt kunden, myndigheter och andra intressentgrupper.

Branschstandarden TAL-STA

Dessa anvisningar för Ekonomiadministrationsförbundets god sed i branschen för ekonomiadministrationstjänster, Ekonomiadministrationsförbundets branschstandard TAL-STA, har godkänts på Ekonomiadministrationsförbundet i Finland rf:s vårstämma för medlemmar den dd månad 2020.

TAL-STAs anvisningar tillämpas från och med den dd månad 2020 i Ekonomiadministrationsförbundets granskningsverksamhet.

Branschstandarden är avsedd för företag som erbjuder ekonomiadministrationstjänster och åt andra aktörer som erbjuder experttjänster inom ekonomiadministration som hjälp för att iaktta god sed och minimera risker.

Innehåll 

A.    Etiska riktlinjer
B.    Ramen för skötsel av uppdrag

1.    Planmässighet
2.    Ekonomiska förutsättningar
3.    Oavhängighet
4.    Verifiering av verksamhetens kravenlighet och kvalitet
5.    Resurser 
6.    Teknologi och datasäkerhet
7.    Sekretess och dataskydd

C.    Mottagande av uppdrag

1.    Anbud och prissättning
2.    Att ingå avtal, uppdatering och avslutande av avtal
3.    Verksamhet vid situationer då ett tjänsteföretag byts ut

D.    Skötsel av uppdrag

1.    Tjänsteproduktion
2.    Handledning som ges åt kunden 
3.    Rapportering och kundkommunikation
4.    Dokumentation

 

A. Etiska riktlinjer

Den som erbjuder experttjänster inom ekonomiadministration 
1.    följer den gällande lagstiftningen och god sed i branschen.
2.    handlar ansvarsfullt och konfidentiellt samt beaktar kundens intresse i kundförhållandet.
3.    är ekonomiskt och också i övrigt självständig och oberoende i sin verksamhet.
4.    handlar planmässigt, långsiktigt, noggrant och professionellt.
5.    bidrar genom sin egen verksamhet till uppskattning av branschen.
6.    upprätthåller och stärker för sin del goda kollegiala förhållanden. 
7.    sköter sin förhållande- och kommunikationsverksamhet på ett sätt som väcker förtroende.
8.    tar hand om sin egen och i egenskap av arbetsgivare om sin personals professionella utveckling och välbefinnande i arbetet.

B. Ramen för skötsel av uppdrag

1. Planmässighet

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska planera sin verksamhet så att det har långsiktigt tillräckliga förutsättningar att sköta uppdragen.

2. Ekonomiska förutsättningar

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska ha tillräckliga ekonomiska förutsättningar för att svara för kontinuiteten i sin verksamhet, sina förpliktelser och risker som gäller verksamheten. Om dessa har försämrats väsentligt ska åtgärder omedelbart vidtas för att återställa dem.

3. Oavhängighet

Ingen extern instans eller inget intresse ska påverka överenskommelse om uppdraget och skötseln av det eller styra överenskommelse om eller skötsel av uppdraget så att tjänsteleverantörens oavhängighet äventyras.

Om ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration eller en kontaktperson för ett tjänsteföretag emellertid har ett ekonomiskt eller ett annat intresse som påverkar skötseln av kundens uppdrag, ska kunden informeras om detta. 

4. Verifiering av verksamhetens kravenlighet och kvalitet

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska ha tillräckliga förfaranden med vilka man regelbundet kan verifiera att de tillvägagångssätt som det har tagit fram, praxis som avtalats med kunden samt krav som fastställs i lagstiftningen iakttas. 

Som bevis på kravenlig verksamhet kan man utnyttja respons som fås från kunder, personal och intressentgrupper.

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska säkerställa att personalen följer avtalade enhetliga arbets- och dokumentationsmetoder.

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska ha ett dokumenterat och aktuellt system för ersättare för att trygga skötseln av uppdrag.

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska för att förebygga missbruk genomföra praxis för intern övervakning som är nödvändig enligt omfattningen för deras verksamhet. 

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska ta hand om sitt försäkringsskydd så att det svarar mot verksamhetens kvalitet och omfattning. Försäkringarnas omfattning ska följas upp varje år. 

5. Resurser 

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska se till att det har tillgång till tillräcklig expertis och personalresurser samt andra resurser för att sköta sina uppdrag. Centralt är att företaget känner igen situationer, där det är nödvändigt att avstå från ett uppdrag eller att använda specialister. 

Personalen vid ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska ha en utbildning och erfarenhet som motsvarar deras uppgifter. 

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska se till att dess personal är behörig samt ta hand om upprätthållande av personalens yrkesfärdigheter och professionella utveckling genom en kontinuerlig, planmässig och ändamålsenlig utbildning. 

Källorna till yrkesfärdigheter ska vara aktuella och tillgängliga för hela personalen.

6. Teknologi och datasäkerhet
 
Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska se till att dess datanät, arbetsredskap och datasystem upprätthålls sakkunnigt och datasäkert.
 
Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska se till att uppgifter i datasystem och dokument i elektroniskt format säkerhetskopieras automatiskt så att aktuella uppgifter är lätta att återställa i problemsituationer.

7. Sekretess och dataskydd

Material som gäller uppdraget för kunden, affärshemligheter och annan konfidentiell information ska skyddas med ändamålsenliga fysiska, tekniska och administrativa förfaranden.
 
Med alla anställda och underleverantörer med arbets- eller avtalsförhållande till tjänsteföretaget ska ingås ett skriftligt sekretessavtal som gäller även efter att avtalsförhållandet upphör.
 
Vid överlämnande av uppgifter ska säkerställas att mottagaren har rätt att få uppgiften och att han eller hon identifieras tillförlitligt.

C. Mottagande av uppdrag

1. Anbud och prissättning

Anbudet och prissättningen ska vara tydliga så att det är möjligt för kunden att förstå vilka tjänster som ingår i uppdraget, vad tjänstens totalpris består av och vad som är sådant tilläggsarbete som tjänsteföretaget inom ekonomiadministration har rätt att separat debitera för.

Om man under skötsel av uppdraget upptäcker att slutpriset väsentligt kommer att överskrida det angivna anbudet eller det uppskattade priset, ska tjänsteföretaget inom ekonomiadministration utan dröjsmål informera kunden om detta.

2. Att ingå avtal, uppdatering och avslutande av avtal

Ett skriftligt uppdragsavtal ska ingås med uppdragsgivaren då uppdraget börjar.

Då man avtalar om tjänster med kunden ska man ange att kunden trots serviceavtalet svarar för ansvar, skyldigheter och risker i sin egen verksamhet och att tjänsteföretaget endast sköter de tjänsteuppgifter som man har avtalat om.

Tjänsteföretaget ska upprätthålla i avtalet eller dess bilagor en uppdaterad beskrivning av parternas uppgifter och ansvar vid tjänsteproduktionen. 

Tjänsteföretaget ska avtala med kunden om kontaktpersoner som har rätt att ge tjänsteföretaget handlingsinstruktioner, leverera material och ta emot uppgifter av tjänsteföretaget.

Det finns anledning att skriftligen avtala om tilläggsarbete som inte omfattas av uppdragsavtalet.

3.  Verksamhet vid situationer då ett tjänsteföretag byts ut

Vid en situation då tjänsteföretaget byts ut ska den förra och nya tjänsteleverantören bidra till ett lyckat byte. Med kundens samtycke kan de sinsemellan byta uppgifter som gäller uppdraget.

D. Skötsel av uppdrag

1. Tjänsteproduktion

Tjänsten produceras noggrant och med kompetens, och genom att iaktta gällande lagstiftning, anvisningar som är underställda den, uppdragsavtalet och god sed i branschen för ekonomiadministrationstjänster. 

Tjänsteföretaget inom ekonomiadministration ska ha eller ska omedelbart skaffa förståelse om kundens affärsverksamhet i den mån som detta har betydelse för en högklassig skötsel av uppdraget. 

Kunden svarar för att det material och den information som utgör grunden för uppdraget är korrekta, tillräckliga och fullständiga. Tjänsteföretaget ska meddela kunden om väsentliga brister eller fel som det upptäcker i det material eller den information som kunden har gett.

2. Handledning som ges åt kunden 

Kunden ska få anvisningar om att skötseln av uppdraget förutsätter att kunden själv är aktiv i fråga om uppföljningen av ändringar av lagstiftningen och andra ändringar som gäller dess egen bransch och verksamhet, i tolkningen av dem samt kommunikationen om dessa till tjänsteföretaget, för att tjänsteföretaget inom ekonomiadministration för sin del ska kunna genomföra tjänsten enligt uppdraget.

Vid behov ska kunden ges handledning i fråga om innehållet i det material som kunden har lämnat in så att tjänsten kan produceras korrekt. 

Tjänsteföretaget ska tydligt och verifierbart instruera kunden i att se till att tjänsteföretaget alltid har tillgång till kundens uppdaterade grundläggande uppgifter. 

Det rekommenderas även att tjänsteföretaget hänvisar kunden till att vid skötseln av sin egen ekonomiadministration handla på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

3. Rapportering och kundkommunikation

Ett tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska enligt behov informera sina kunder om väsentliga ändringar av lagstiftningen om ekonomiadministration.

Det är bra om de rapporter och den information som produceras åt kunden motsvarar kvaliteten på och omfattningen av kundens verksamhet. 

Det är bra att ge åt kunden handledning om tolkningen av rapporter och betydelsen av den information som ges. Om tjänsteföretaget upptäcker i kundens verksamhet en väsentlig faktor som hotar kundens likviditet, soliditet, lönsamhet eller den övriga ekonomin, är det viktigt att berätta om detta för kunden.

4. Dokumentation

För att hantera risker som gäller dess verksamhet och kvaliteten på dess service ska tjänsteföretaget dokumentera sitt arbete och sina arbetsmetoder på ett sätt som i fråga om sina relevanta delar är ändamålsenlig och oberoende av en person. Dokumentationen ska ordnas oberoende av tjänsteföretagets storlek.

Tjänsteföretag inom ekonomiadministration ska förvara grundläggande uppgifter om ett uppdrag och annan dokumentation i minst fem år efter att avtalet upphör.

För att trygga en smidig kundservice ska grundläggande uppgifter och andra uppgifter om enskilda kunder samt material dokumenteras och förvaras på ett systematiskt sätt. 
Dokumentationen genomförs med beaktande av kundstrukturens kvalitet och omfattning på ett ändamålsenligt sätt.

Viktiga delar av förhandlingar som förts med kunder samt konsultation och anvisningar som innehåller väsentliga ekonomiska värden ska dokumenteras. 

Utlämning av material samt väsentliga anmärkningar och påminnelser som ges under uppdraget ska dokumenteras.