Suomi.fi-valtuudet

OmaVerossa ja Tulorekisterissä tullaan jatkossa käyttämään Suomi.fi-valtuuksia. Suomi.fi-valtuudet otetaan käyttöön marraskuussa 2018, mutta taloushallinnon palveluyritykset voivat jo pyytää valtuuksia asiakkailtaan. Katso-valtuutus toimii kuitenkin molemmissa palveluissa vuoden 2019 loppuun. Löydät tältä sivulta uusimmat uutiset sekä tärkeimmät linkit tilitoimistoille sekä palkkahallinnon palveluita ja muita taloushallinnon palveluita tarjoaville yrityksille.

(Sivu päivitetty 20.11.2018)

Hanki Suomi.fi-valtuudet heti, kun yrityksen tilanne sen sallii

Tilitoimiston kannattaa ryhtyä hankkimaan asiakkailtaan Suomi.fi-valtuuksia pikimmiten, jotta järjestelmän toiminta tulee tutuksi.

Hanki nämä Suomi.fi-valtuuden asiakkailtasi:

Tulorekisteriä varten:
- Palkkatietojen ilmoittaminen (täydet oikeudet)
- Palkkatietojen katselu

OmaVeroa varten:
- Veroasioiden hoito (täydet oikeudet)
- Veroilmoittaminen (oikeus vain ilmoittamiseen, ei sisällä pääsyä OmaVero-palveluun)

Suomi.fi-palvelun toiminta edellyttää sitä, että nimenkirjoittajan henkilötunnus on ilmoitettu kaupparekisteriin

Suomi.fi-palvelun toiminta edellyttää sitä, että nimenkirjoittajalla on henkilötunnus ilmoitettuna kaupparekisterissä. Henkilötunnus ei ollut pakollinen ennen vuotta 1994 tehdyissä kaupparekisteri-ilmoituksissa, joten todennäköisesti tällaisia vastuuhenkilöitä löytyy varsin paljon. Tällä hetkellä tiedossa ei ole muuta korjaustapaa kuin se, että vastuuhenkilöiden henkilötunnukset ilmoitetaan kaupparekisteriin paperilomakkeella.

Näin ilmoitat puuttuvat henkilötunnukset kaupparekisteriin

1. Tee ilmoitus paperilomakkeilla. Käytä yritysmuodon mukaista muutosilmoituksen Y-lomaketta (Y4, Y5) ja erillistä henkilötietolomaketta. Esimerkit täytettävistä lomakkeista:

  • osakeyhtiö: Y4-lomake ja henkilötietolomake
  • avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö: Y5-lomake ja henkilötietolomake

2. Täytä Y-lomakkeen sivulle 1 yrityksen perustiedot (toiminimi ja Y-tunnus) ja rastita, että ilmoitat muutoksen kaupparekisteriin. Pelkkien henkilötunnusten ilmoittaminen on maksutonta.

3. Kirjoita Y-lomakkeen sivun 2 kohtaan Lisätietoja PRH:lle, että ilmoitat henkilötunnuksen. Huomaathan, että henkilötunnuksia ei saa antaa Y-lomakkeella, vaan ne täytyy kirjoittaa erilliselle henkilötietolomakkeelle.

4. Allekirjoita Y-lomake. Lomakkeen voi allekirjoittaa joku seuraavista:

  • osakeyhtiön toimitusjohtaja tai hallituksen jäsen
  • avoimen yhtiön yhtiömies
  • kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies
  • tai heidän valtuuttamansa henkilö.

Jos valtuutettu allekirjoittaa lomakkeen, liitä mukaan yksilöity valtakirja oikeaksi todistettuna kopiona tai avoin asianajovaltakirja alkuperäisenä. Prokura ei riitä allekirjoittamiseen.

5. Täytä henkilötietolomakkeeseen yrityksen toiminimi ja Y-tunnus sekä henkilöiden nimet ja henkilötunnukset.

6. Lähetä allekirjoitettu Y-lomake ja henkilötietolomake kirjepostissa osoitteeseen:

PRH-Verohallinto
Yritystietojärjestelmä
PL 2000
00231 Helsinki

Kaupparekisteriin on ilmoitettava kaikki puuttuvat henkilötunnukset kerralla

Kaupparekisteri edellyttää, että kaikki samaan yhtiöön rekisteröityjen henkilöiden puuttuvat henkilötunnukset on ilmoitettava samalla ilmoituksella. Tämä tarkoittaa sitä, että myös ne henkilöt, joilla ei ole nimenkirjoitusoikeutta, on ilmoitettava yhtä aikaa nimenkirjoitusoikeudellisten kanssa. Jos näin ei toimi, kaupparekisteri hylkää ilmoituksen.

Jos siis ilmoitat esimerkiksi Ky:n vastuunalaisten yhtiömiesten henkilötunnukset, ilmoita samalla myös äänettömien yhtiömiesten henkilötunnukset. Ilmoittaessasi osakeyhtiön hallitusjäsenen tai toimitusjohtajan henkilötunnukset, ilmoita myös tilintarkastajan henkilötunnus.

Suomi.fi-palvelua voi toistaiseksi käyttää vain henkilö, jolla on yksin nimenkirjoitusoikeus

Suomi.fi toimii tällä hetkellä niin, että vain henkilö, jolla on yksin nimenkirjoitusoikeus, voi toimia yrityksen puolesta. Esimerkiksi asiakkaan toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja antaa tilitoimistolle valtuuden hoitaa yhtiön tulorekisteri- tai omaveroasioita. Jos yrityksessä tai yhdistyksessä nimenkirjoittamiseen vaaditaan kahden tai useamman henkilön osallistuminen, ei Suomi.fi-palvelua voida käyttää, vaan asiointia joudutaan jatkamaan toistaiseksi Katso-valtuuksiin.

Asia on VRK:n tiedossa ja se on ratkaistava viimeistään ennen Katso-palvelun sulkemista vuoden 2019 aikana.

Huom. Tämä ongelma koskee myös tilitoimistoja (erityisesti avoimia yhtiöitä ja kommandiitiyhtiöitä)

Jotta esimerkiksi tilitoimiston johtaja voi valtuuttaa kirjanpitäjän tai palkanlaskijan hoitamaan asiakkaiden tulorekisteri- tai omaveroasioita, johtajalla tulee olla oikeus nimenkirjoittamiseen yksin.

Avoimissa ja kommandiittiyhtiöissä saattaa olla yhtiösopimuksia, joissa edellytetään, että useampi yhtiömies yhdessä toimii nimenkirjoittajana. Tällainen tilitoimisto joutuu toistaiseksi toimimaan Katso-valtuuksiin, koska se ei voi valtuuttaa työntekijöitään Suomi.fi-palvelussa.

Viestimme tiukasti Väestörekisterikeskukselle, että asian korjaamiseen on viipymättä ryhdyttävä. Tiedotamme heti, kun korjausaikataulu selviää.

Katso-tunnuksien jatkoaika - muistathan uudet roolit

Verohallinto on päättänyt antaa Katso-tunnuksille jatkoaikaa sekä OmaVerossa että tulorekisterissä. Katso-tunnuksia voidaan hyödyntää Suomi.fi-valtuuksien ohella kaikkien yritysmuotojen osalta 31.12.2019 asti. Tulorekisterin käyttöä varten tarvitaan kuitenkin uudet Katso-roolit.

Katso-rooleilla "Tuloveroilmoittaminen" ja "Oma-aloitteisten verojen ilmoittaja" ei voi asioida enää 1.11.2018 lähtien.

OmaVero - yritykset (esimerkiksi osakeyhtiöt ja henkilöyhtiöt)
- Yrityksen pääkäyttäjä
- Yrityksen rinnakkaiskäyttäjä
- Yrityksen OmaVero

OmaVero - toiminimiyrittäjät:
- Henkilön ja yrittäjän OmaVero

Tulorekisteri:
- Palkkatietojen ilmoittaminen (täydet valtuudet)
- Palkkatietojen katselu

Älä tee tuplatyötä

Jatkoajasta huolimatta taloushallinnon palveluntarjoajien kannattaa kuitenkin ryhtyä hankkimaan asiakkailtaan Suomi.fi valtuuksia, sillä jättäytyminen Katso-tunnusten varaan tarkoittaa kahdenkertaista työtä: Asiakkaalta on pyydettävä OmaVeron ja tulorekisterin käyttöä varten uusi Katso-valtuutus ja Suomi.fi-valtuutuksiin siirryttäessä valtuutukset on tehtävä uudelleen.

Asiakkaan antama Katso-pääkäyttäjärooli ei välttämättä yksin riitä asiointiin asiakkaan puolesta OmaVerossa ja tulorekisterissä

Asiakas on voinut antaa tilitoimiston työntekijälle Katso-pääkäyttäjäroolin asioiden hoitamista varten. Tämä rooli ei kuitenkaan välttämättä yksin riitä asiakkaan puolesta asioimiseen OmaVerossa ja tulorekisterissä. Tulorekisteriä varten tarvitaan myös rooli "Palkkatietojen ilmoittaminen" ja toiminimiasiakkaiden kohdalla OmaVeroa varten tarvitaan rooli "Henkilön ja yrittäjän OmaVero".

Katso-pääkäyttäjäroolin ansiosta tilitoimiston työntekijä voi kuitenkin myöntää nämä tarvittavat roolit joko itselleen tai esimerkiksi toiselle työntekijälle.

Tulorekisterin varmenne ja tekninen rajapinta

Palkkahallinnon ohjelmiston ja tulorekisterin välille on mahdollista rakentaa tekninen rajapinta, jonka avulla tiedot siirtyvät sovellukselta sovellukselle. Tätä varten tarvitaan varmenne, jonka avulla vastaanottava järjestelmä tunnistaa lähettävän järjestelmän. Näin ollen muuta erillistä kirjautumista tai tunnistautumista ei tarvita. Tulorekisterin varmennetta voi hakea nimenkirjoitusoikeutettu tai ohjelmistotalo tilitoimiston tai muun palvelutoimiston puolesta.

Varmenteella pystyy antamaan ilmoituksen sekä lähettämään sekä korvaavat ilmoitukset että mitätöinti-ilmoitukset tarvittaessa.

Avoimena kysymyksenä on vielä, miten tietoja/raportteja voi saada tulorekisteristä varmenteen avulla.

Huom. Mikäli käytössänne useampi palkkahallinnon ohjelmisto, kannattaa jokaiseen ohjelmistoon hakea oma tulorekisteri-varmenne.

Lisätietoa tulorekisterin varmenteesta

Yhdistysten ja säätiöiden puolesta asiointi

Yhdistysten puolesta asioinnin osalta jatketaan Katso-valtuuksien käyttöä OmaVerossa 1.11.2018 jälkeenkin. Katso-valtuudet ovat myös tulorekisterin ilmoittamisasioinnissa ja muussa asioinnissa ainoa vaihtoehto, kunnes yhdistykset ensi vuoden puolella voivat siirtyä Suomi.fi-valtuuksien käyttöön.

Huom! Poiketen Taloushallintoliiton sekä Verohallinnon aikaisemmista tiedoista, yhdistys ei pysty antamaan Suomi.fi-valtuuksia, vaikka se olisi rekisteröity kaupparekisteriin.

Avoimen ja kommandiittiyhtiön yhtiömiesten puolesta asiointi OmaVerossa edellyttää Suomi.fi valtuuksia

Tilitoimisto tai muu palveluntarjoaja voi 1.11.2018 alkaen asioida avoimen tai kommandiittiyhtiön yhtiömiesten puolesta OmaVerossa – esimerkiksi hakea ennakkojen muutoksia. Tähän tilitoimisto tarvitsee Suomi.fi valtuuden ”Veroasioiden hoito”. Koska kyseessä on asiointi luonnollisen henkilön puolesta (eli y-tunnusta ei ole), Katso-valtuuksia ei voida hyödyntää.

Ilmoituskanavat – valtuudet ja tunnistautumiskeinot

Verohallinnon sivuilta löydät taulukon, jossa kerrotaan mitä valtuutus- ja tunnistustapoja käytetään eri ilmoituskanavissa. Huomaa, että TYVI-operaattoreiden palveluissa käytetään yksinomaan Katso-valtuutuksia ja -tunnistautumista.

Verohallinnon ilmoituskanavat
Tulorekisterin ilmoituskanavat

Ohjeet valtuuksien antamiseen ja pyytämiseen

Verohallinto on julkaissut yksityiskohtaisen ohjeistuksen Suomi.fi-valtuuksien toiminnasta sekä taulukon Verohallinnon asiointikanavista ja käyttäjäryhmistä. Taulukosta näkee yhdellä silmäyksellä, missä kanavassa minkäkin yritysmuodon pitää käyttää Suomi.fi-valtuutta tai Katsoa marraskuusta 2018 alkaen. Linkit näihin ohjeistuksiin löytyy sivun alta.

Valtuutuspyyntöjen delegointi mahdollista 23.10.2018 lähtien

Valtuutuspyyntöjen delegointi on tullut mahdolliseksi 23.10.2018. Nyt esimerkiksi kirjanpitäjille ja palkanlaskijoille voidaan antaa oikeus tehdä valtuutuspyyntöjä.

Yhdenmiehen yhtiöiden valtuuksienanto-ongelmat korjattu

Aiemmin ns. yhdenmiehen osakeyhtiön ei ollut mahdollista toimia ja antaa valtuuksia Suomi.fi-palvelussa, kun henkilöllä ei ollut yhtiöjärjestykseen merkittyä nimenkirjoitusroolia. Tämä on korjattu 14.9. ja valtuuttamisen pitäisi tällä hetkellä onnistua.

Selkeää tietoa eri valtuuksien käyttötarkoituksista kaivataan

Jäsenemme ja heidän asiakkaansa ovat toivoneet selkeää tietoa siitä, mitkä ovat kunkin eri valtuuden käyttötarkoitukset Suomi.fi-palvelussa. Tällä hetkellä palvelu ei tarjoa tietoa siitä, mihin tarkoitukseen eri valtuudet ovat ja missä järjestelmässä niitä hyödynnetään. Osa valtuuksista on myös käytännössä turhia. Tällainen turha valtuus on esimerkiksi Työ ja työttömyys: työttömyysvakuutusmaksutietojen katselu. Väestörekisterikeskuksen mukaan Suomi.fi-sivustolle on tulossa valtuuskoodien selaustoiminto, jossa voi käydä tutustumassa valtuuksien sisältöihin.

Saimme kuitenkin jo nyt linkin, joka vie palveluntarjoajien käyttöön toteutettuun listaan valtuuksien käyttötarkoituksista. Voitte käyttää tätä sivua väliaikaisesti ennen kuin tiedot löytyvät myös Suomi.fi-palvelusta.

Eri valtuudet ja niiden käyttötarkoitukset

Tunnistautumisvälineet

Taloushallinnon palveluntarjoajan tulee miettiä, millä keinoin työntekijät tunnistautuvat Somi.fi-palveluun varsinkin, jos halutaan käyttää verkkopankkitunnusten sijaan mobiilivarmennetta, kansalaisvarmennetta tai organisaatiovarmennetta.

Lisätietoja:
Mobiilivarmenne
Kansalaisvarmenne
Organisaatiokortti

Tunnisteisiin liittyvät verokysymykset

Tunnisteratkaisun valintaan liittyy myös verokysymyksiä, jotka on hyvä ottaa huomioon jo siinä vaiheessa, kun asiasta keskustellaan henkilöstön kanssa. Seuraavaksi esitettävät näkemykset eri vaihtoehtojen verokohtelusta ovat Verohallinnon vahvistamia:

  • Mikäli mobiilivarmenne otetaan työntekijälle yritysliittymään, tästä ei muodostu työntekijälle veronalaista tuloa.
  • Mikäli työntekijä ottaa mobiilivarmenteen omaan henkilökohtaiseen liittymään työtehtävien hoitamista varten, kyseessä on työnantajalle kuuluva kustannus, jonka työantaja voi maksaa työntekijälleen verovapaasti tositetta vastaan.
  • Mikäli työnantajan kustannuksella työntekijälle hankitaan VRK:n kansalaisvarmenteen sisältävä henkilökortti ja lukulaite työasemaan:
    • Kun työnantaja maksaa työntekijän henkilökortin, suoritus on veronalaista ansiotuloa (palkkaa). Vertaa tältä osin Verohallinnon 8.1.2018 antama ohje ”Henkilökuntaedut verotuksessa”, kohta 5.2: "Työnantajan kustantama passi on veronalaista palkkaa, koska kyse on elantomenojen korvaamisesta riippumatta siitä, kuinka usein henkilö joutuu tekemään työmatkoja."
    • Lukulaite on työnantajalle kuuluva kustannus, josta ei synny työntekijälle veronalaista etua, jos laite ei siirry työntekijän omistukseen.
  • Mikäli työnantajan kustannuksella työtekijöille hankitaan VRK:n organisaatiovarmenteen sisältävät organisaatiokortit työkäyttöä varten ja lukulaite työasemiin:
    • Kun työnantaja maksaa työntekijän työkäyttöön tulevan organisaatiokortin, tästä ei muodostu työntekijälle veronalaista tuloa.
    • Lukulaite on työnantajalle kuuluva kustannus, josta ei synny työntekijälle veronalaista etua, jos laite ei siirry työntekijän omistukseen.

Kaikkien pankkien pankkitunnuksilla voi tunnistautua Suomi.fi -palveluun ainakin vuoden 2020 loppuun saakka

Väestörekisterikeskus on tiedottanut maanantaina 29.10. että sopimus sähköisestä tunnistautumisesta on nyt tehty kaikkien pankkien kanssa ainakin vuoden 2020 loppuun saakka. Tunnistusratkaisuja vuoden 2020 jälkeen selvitetään parhaillaan.

Suomi.fi-valtuuksien rajaaminen on nyt mahdollista (23.10.2018)

Lokakuussa 2018 Suomi.fi-valtuuksia voi ryhtyä rajaamaan tarkenteen avulla. Mikäli valtuuttava yritys haluaa rajata valtuutuksen siten, että valtuutetulla on oikeus ilmoittaa vain esimerkiksi Järvenpään tuotantolaitoksen työntekijöiden palkkatiedot ja päästä tulorekisterissä vain näihin palkkatietoihin, valtuuttaja voi antaa valtuutuksen yhteydessä aliorganisaatio-tarkenteen.

Mikäli valtuutuksen saaja (esimerkiksi tilitoimisto tai palvelukeskus) haluaa kohdentaa saamansa valtuutuksen vai tietyille henkilöille esimerkiksi tietyille palkanlaskijoille, voi valtuutuksen saaja antaa tätä tarkoitusta varten oman tarkenteen.

Tarkenteet tulivat käyttöön 23. lokakuuta. Tulemme ohjeistamaan niiden käyttömahdollisuuksista tarkemmin.

Tulorekisterin mitätöinti-ilmoitukset julkaistaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa 1.1.2019

Kaikissa palkkajärjestelmissä ei välttämättä ole toteutettu vielä vuoden 2019 alkuun mennessä tulorekisteri-ilmoitusten korjausominaisuuksia. Tämän vuoksi korvaavat ilmoituksen sekä mitätöinti-ilmoitukset voidaan joutua antamaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa mahdollisesti jopa manuaalisesti verkkolomakkeella. Varmista käytössäsi olevan palkkaohjelmatoimittajan ohjeistus asiasta.

Kela siirtyy käyttämään Suomi.fi-valtuuksia ja tunnistautumista syksyllä 2019

Kela siirtyy käyttämään Suomi.fi-valtuuksia ja tunnistautumista vasta syksyllä 2019. Tähän asti Kelan asiointipalvelussa on edelleen käytössä Katso-palvelun valtuudet ja tunnistautuminen. Kelan uusia Suomi.fi-valtuuksia ei ole vielä Suomi.fi-palvelussa, joten niiden hakeminen onnistuu vasta myöhemmin.

Uusia Kela-asiointiin liittyviä Katso-valtuuksia: ”Suostumus sähköiseen päätökseen” ja ”Tilinumero”

Suostumus sähköiseen päätökseen: Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella voi hakea Kelan päivärahaa siltä osin kuin työnantaja on maksanut poissaolon ajalta palkkaa. Tulorekisterin kautta hakeminen edellyttää, että rooli ”Suostumus sähköiseen päätökseen” on annettu. Rooli julkaistaan Katsossa lähiaikoina. Pääkäyttäjä voi myöntää rooleja heti, kun se julkaistaan, mutta roolia voidaan käyttää vasta 12.1.2019 alkaen.

Myös Kelan Katso-rooli: ”Hakemukset, maksut ja päätökset” on oltava, jotta voi tarkistaa Kelan antamat päätökset asiointipalvelusta.

Kelan hakemukset voi edelleen tehdä Kelan asiointipalvelussa tai paperilomakkeella.

Tilinumero: Kelan tiedoissa voi yrityksellä olla lokakuusta lähtien vain yksi y-tunnuskohtainen tilinumero, johon Kela maksaa mahdolliset etuudet. ”Tilinumero” on Kelan uusi Katso -rooli, jolla voi työnantajan asiointipalvelussa tarkistaa ja ilmoittaa työnantajan tilinumeron ja sen muutoksen.

Tilinumeromuutoksen voi ilmoittaa myös paperilomakkeella, jonka allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Kelan hakemuksessa ei voi enää ilmoittaa tilinumeroa kuten aiemmin on tehty.

Asiointipalvelun tiedoissa voi olla myös muutosta edeltävien maksujen perusteella Kelan päättelemä tilinumero. Sen voi tarkastaa myös puhelinpalvelussa, jos asiointipalveluun ei ole roolia.