Tilitoimiston varahenkilöjärjestelmä

Tilitoimiston varahenkilöjärjestelmällä turvataan asiakastoimeksiantojen jatkuvuus myös mahdollisissa poikkeustilanteissa. Näitä voivat olla mm. sairauden, onnettomuuden tai muun syyn aiheuttamat äkilliset poissaolot.

Mikäli varahenkilöä ei ole saatavissa tilitoimiston sisältä, tulee Taloushallintoliiton jäsentoimiston valita varahenkilö tai kumppanuustilitoimisto ja dokumentoida suostumus/valtuutus sekä rekisteröidä se Taloushallintoliittoon. Liitossa tulee aina olla ajantasainen tieto varahenkilön/kumppanuustilitoimiston yhteystiedoista. Varahenkilöjärjestelmän yhteystiedot tarkastetaan kaikilta jäsentutkimuksen yhteydessä kahden vuoden välein ja aina tilitoimistotarkastuksen yhteydessä.

Mikäli varahenkilö voidaan nimetä toimiston omasta henkilökunnasta, ei sitä tarvitse rekisteröidä liittoon. Varahenkilöjärjestelmä pitää kuitenkin olla dokumentoituna ja esitettävissä tilitoimistotarkastuksen yhteydessä.

Kumppanuustilitoimisto tai ulkopuolinen varahenkilö

Mikäli varahenkilöä ei ole saatavissa tilitoimiston sisältä voi tilitoimisto nimetä ”kumppanuustilitoimiston". Vaihtoehtoisesti tilitoimisto voi valita ulkopuolisen varahenkilön, joka ottaa tarvittaessa ohjat käsiinsä. Henkilölle ei aseteta erityisiä osaamisvaatimuksia, mutta liiton vahva suositus on, että henkilöllä on talouspalvelualan ammattiosaamista.

Tilitoimiston tulee sopia kumppanuustilitoimiston ja varahenkilön toiminnasta kirjallisesti. Mallit kirjallisesta suostumuksesta/valtuutuksesta voit ladata tämän sivun lopun linkeistä.

Varahenkilöjärjestelmän ohjeistuksen sisältö

Dokumentoi seuraavat asiat:

  • Tiedot sisäänpääsystä tilitoimiston tiloihin
  • Ohjeistus omistajan ja varahenkilön välisen tilannearvion tekemisestä ja toiminnan järjestämisestä
  • Toimintaohjeet varahenkilölle/kumppanuustilitoimistolle koskien:
    - Asiakastiedottamista
    - Palveluprosessin jatkumisen aikataulua
    - Mahdollisten lykkäysten hoitaminen eräpäiviin liittyen ja informointi viranomaistahoille

Lähetä täytetty suostustumus/valtuutus liittoon osoitteella kati.stenman [at] taloushallintoliitto.fi