Liiton tarkastustoimintaa ohjeistaa hyvä tilitoimistotarkastustapa

Hyvä tilitoimistotarkastustapa on hyväksytty hallituksen kokouksessa 27.9.2016.

1.Tilitoimistotarkastuksen tarkoitus

Tilitoimistotarkastukset (= jatkossa tarkastukset) ovat osa jäsenvalvontaa, jonka tarkoituksena on varmistaa Taloushallintoliiton jäsenvaatimusten täyttyminen.

Tarkastus suoritetaan tilitoimiston hakiessa Taloushallintoliiton jäsenyyttä, säännöllisin välein jäsenyyden aikana sekä muutoinkin mikäli Taloushallintoliitto katsoo siihen olevan erityistä tarvetta. Tilitoimistotarkastus on osa Suomen Taloushallintoliiton auktorisointivalvontaa.

2. Tarkastuslautakunta

Taloushallintoliiton hallitus nimeää tarkastuslautakuntaan neljä jäsentä. Tarkastuslautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Tarkastuslautakunnan jäsenten tulee olla tilitoimistojen tarkastustoimintaan hyvin perehtyneitä henkilöitä.

Tarkastuslautakunnan jäsenen toimikausi on kaksi vuotta, jäsen voidaan valita uudelleen.

Tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun yli puolet jäsenistä on paikalla.

Tarkastuslautakunnan jäseniä koskevat samat esteellisyys- ja salassapitovelvollisuussäännöt kuin tarkastajiakin (ks. kohta 3.)

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on jäsenvaatimusten toteaminen. Lisäksi sen tehtävänä on kehittää liiton jäsenvalvontaa.

Tarkastuslautakunta toimii myös liiton kurinpitoelimenä, jonka tehtävänä on liiton sääntöjen 5§ mukaan huomautuksen ja varoituksen antaminen.

Katsoessaan, että nykyisen jäsenen jäsenyyden edellytyksiä ei ole enää olemassa, eikä niitä voida kohtuullisen ajan kuluessa korjata, tekee tarkastuslautakunta esityksen liiton hallitukselle jäsenen erottamisesta.

Taloushallintoliiton hallitus käsittelee esityksen yhdistyslain mukaisesti erottamisasiana.

3. Tilitoimistotarkastajat

Tarkastuslautakunta kutsuu tilitoimistotarkastajiksi (= jatkossa tarkastajiksi) hyvämaineisia, tarkastajan tehtävään soveltuvia taloushallintoalan asiantuntijoita.

Tarkastajan on toimittava huolellisesti ja puolueettomasti. Tarkastajan on perustettava ratkaisuehdotuksensa ja johtopäätöksensä tosiasioihin.

Tilitoimistotarkastajan esteellisyyden määrittelyssä noudatetaan Tilintarkastuslain esteellisyyssäännöksiä.

Tarkastajat sitoutuvat pitämään ulkopuolisilta salassa kaiken, mitä tilitoimistotarkastusta tehdessään ovat saaneet tietoonsa.

4. Tarkastus

4.1 Tarkastajan valinta

Tarkastuslautakunnan sihteeri ottaa vastaan uudet jäsenhakemukset ja valitsee jäsenyyden hakijalle ja nykyisille jäsenille tarkastuksen yhteydessä yhdestä kahteen tarkastajaa tarkastettavan koosta riippuen.

Tarkastettavalle ilmoitetaan kirjallisesti tarkastuksen suorittamisesta sekä tarkastajan valinnasta.

Tarkastettavalla on oikeus perustellusta syystä pyytää tarkastajan vaihtamista. Mikäli toinenkaan tarkastaja ei tarkastettavan mielestä sovellu tehtävään, tulee tarkastettavan esittää kirjallisesti perustelut tarkastajan torjumiselle, jonka jälkeen Tarkastuslautakunta käsittelee ja ratkaisee asian.

Jos tarkastusta ei voida tarkastettavasta johtuvasta syystä toteuttaa, Tarkastuslautakunta esittää Taloushallintoliitolle jäsenen erottamista.

4.2. Tarkastuksen suorittaminen

Tarkastuslautakunnan sihteeri toimittaa tarkastajalle tiedot tarkastettavasta. Tarkastaja sopii tarkastusajankohdan ja muut tarkastukseen liittyvät asiat tarkastettavan kanssa. Tarkastuksen kesto on enintään yksi päivä, joka aikana tehdään johdon haastattelu, henkilöstön haastattelut sekä asiakastoimeksiantojen tarkastukset.

Tarkastettavan tulee varautua esittämään tilitoimistotoimintaansa liittyvät asiat:

– tilinpäätös ja vakavaraisuus,

– tekniikka, menetelmät ja dokumentointi,

– henkilöstö ja sen ammatillinen jatkokoulutus sekä

– asiakastoimeksiantojen hoitamisen tarkastamiseksi on varauduttava esittämään pistokokein tarkastettavaksi pyydettävät asiakaskirjanpidot, -tilinpäätökset, veroilmoitukset ja muut tarvittavat asiakirjat. Pistokokein valittavan asiakasotannan tulee olla kattava ja edustava.

Mikäli tarkastettavalla on käytössään dokumentoitu laatujärjestelmä, sitä voi käyttää tarkastuksessa hyväksi.

Tarkastuksesta peritään Taloushallintoliiton kevätkokouksen vahvistama tarkastusmaksu.

5. Raportointi ja asiapapereiden säilyttäminen

Tarkastaja laatii tarkastuskertomuksen ja toimittaa sen sekä kaikki tarkastukseen liittyvät työpaperit Tarkastuslautakunnan sihteerille, joka säilyttää ne huolellisesti.

Sihteeri esittelee tarkastuksen tuloksen tarkastuslautakunnalle.

Uusien jäsenhakijoiden osalta tarkastuslautakunta tekee tarkastajan tarkastuskertomuksen ja muun valmistelun pohjalta ehdotuksen hallitukselle jäseneksi hyväksymisestä.

Nykyisten jäsenten osalta Tarkastuslautakunta toimittaa tiedon jäsenelle tarkastuksen hyväksymisestä.

Mikäli Tarkastuslautakunta katsoo, että nykyisen jäsenen jäsenyyden edellytyksiä ei ole enää olemassa, eikä niitä voida kohtuullisen ajan kuluessa korjata, tekee lautakunta ehdotuksen hallitukselle jäsenen erottamisesta.

Erottamistapauksessa jäsenelle varataan yhdistyslain mukaisesti mahdollisuus tulla asiassa kuulluksi.

Tarkastuslautakunta laatii nimettömän yhteenvedon tarkastustoiminnasta kaksi kertaa vuodessa Taloushallintoliiton hallitukselle.

Tarkastuksen asiapaperit ovat ainoastaan Tarkastuslautakunnan sihteerin ja lautakunnan jäsenten käytettävissä asioiden käsittelyn yhteydessä. Tarkastuslautakunnan sihteeri hävittää tarkastuksen työpaperit yhden kuukauden kuluessa siitä kun, jäsenyyskelpoisuus on vahvistettu. Kopio tarkastetulle lähetetystä tarkastuskertomuksesta säilytetään vähintään kuusi vuotta.