Sopiminen ja hinnoittelu

TARJOUSPYYNTÖ

Tilitoimistopalvelujen ostamisesta on tietoa näillä sivuilla Tilitoimistoasiointi-osiossa. Jäsensisällössä on mallipohjat tarjouspyyntölomakkeiksi tilitoimistopalveluihin sekä palkkahallinnon palveluihin, joita jäsentoimisto voi muokata omaan palvelutarjoomaan sopivaksi.

TAL-STA2 2.1

Hinta-arvio

Toimeksiantosuhdetta käynnistettäessä täytyy kiinnittää huomiota annettavaan hinta-arvioon ja sen sisältöön. Tilitoimiston omalta kannalta on tärkeää, että hinta-arvion, esim. vuosikustannuksen määrä ja määrän perusteet, kuten tapahtumamäärät tai työntuntimäärät on kerrottu asiakkaalle ja dokumentoitu.

Hinta-arvio täytyy antaa parhaan käytettävissä olevan tiedon pohjalta mahdollisimman oikeamääräisenä arviona. Tarkoituksellisesti liian alhaisen hinta-arvion antaminen on eettisesti niin tilitoimiston kuin koko alankin maineen kannalta vahingollista.  

Jos toimeksiannon hoidon aikana havaitaan, että hinta-arvio tulee ylittymään, tulee tilitoimiston viivytyksettä informoida tästä asiakasta. 

Hinta-arviossa kannattaa aina mainita myös ennalta arvaamattoman selvittelytyön hinnoitteluperusteet, jotta kiistatilanteet asiakkaan kanssa voidaan minimoida. Jos lisätöitä tai tehtäviä tehdään ilman selkeää dokumentointia ja sopimista asiakkaan kanssa, veloitusoikeus saatetaan menettää jopa kokonaan.

TILITOIMISTON ANTAMAN HINTA-ARVION SITOVUUDESTA HOVIOIKEUDEN RATKAISU

Turun hovioikeus on antanut lainvoimaisen ratkaisun (nro 2401/7.10.2009) tilitoimiston työstään antaman hinta-arvion sitovuudesta ja tilitoimiston palkkion kohtuullisuudesta.

Kyseisessä ratkaisussa hovioikeus katsoi, että kirjanpitotyön lopullista hintaa määritettäessä lähtökohdaksi on otettava tilitoimistopalveluja koskevissa hintaneuvotteluissa asianosaisten sopima suuntaa antava hinta-arvio.

Alkuperäinen tilitoimiston hinta-arvio oli 1050 euroa ja lopullinen hinta työstä sai olla ko. tapauksessa 1250 euroa. Hovioikeuden mielestä kyseisessä tapauksessa noin 20 %:n ylitys hinta-arvion ja palkkion välillä oli vielä perusteltua arviota suuremman, reaalisesti toteutuneen työmäärän vuoksi.

Hovioikeus katsoi

"että kirjanpitotyön hintaa määriteltäessä lähtökohdaksi on otettava tilitoimistopalveluja koskevissa sopimusneuvotteluissa asianosaisten sopima suuntaa-antava hinta-arvio eli noin 700 euroa vuodessa ja noin 70 euroa kuukaudessa, jolloin tilikauden 1.4.2006 - 31.3.2007 ja sen jälkeen kuluneesta viiden kuukauden ajanjaksosta kirjanpitopalkkio olisi yhteensä noin 1050 euroa. Koska kysymys on ollut vain suuntaa-antavasta arviosta, voidaan kuitenkin katsoa, että tuolta ajalta jonkin verran korkeampikin, esimerkiksi 1250 euron kirjanpitopalkkio vastaisi asianosaisten alunperin hyväksymää hintaa...."

"... kirjanpidon tekeminen on edellyttänyt jonkin verran enemmän selvittelyjä kuin mitä kirjanpitotyön luonteeseen voidaan normaalisti katsoa kuuluvan. Tämän vuoksi hovioikeus arvioi työhön kuluneen noin 15 tuntia enemmän kuin mitä suuntaa antavassa hinta-arviossa oli voitu ottaa huomioon. Asianosaisten solmiman toimeksiantosopimuksen hintaliitteen aikaveloituksen (45 euroa tunnilta) perusteella 15 tunnilta hyväksyttävä kirjanpitopalkkio olisi 675 euroa. Tämän mukaisesti ja kirjanpitopalkkio edellä tarkoitetulla tavalla 1250 euron suuruisena huomioon ottaen XXX Oy olisi velvollinen maksamaan tehdystä kirjanpitotyöstä 1925 euroa (1250 euroa + 675 euroa)..."

 

Kirjallinen sopimus KL2004

Taloushallintoliitto on uudistamassa palvelusopimusta. TAL2018 sopimuskokonaisuutta valmistelevan työryhmän tavoiteaikataulu on 31.12.2017 mennessä. Tämän jälkeen jäsenille tarjotaan mahdollisuus antaa siitä palautetta, jonka huomioinnin jälkeen dokumentti julkaistaan Taloushallintoliiton sivuilla. Nykyisen KL2004-sopimuskoneen päivittäminen tehdään tämän jälkeen. Kaikkiin kysymyksiin ja kehitysehdotuksiin vastaa mielellään Eeva Lyytinen. eeva.lyytinen [at] taloushallintoliitto.fi, p. 050 549 5086

 

Taloushallintoliitto suosittelee kirjallisten toimeksiantosopimusten tekemistä aina.

Tarjoamme koko tilitoimistoalalle helppokäyttöisen tavan toteuttaa sopimus sähköisen Tilitoimistopalvelujen sopimuskoneen avulla. Katso linkki sopimuskoneeseen alla ja lue myös "Huomionarvoista sopimisesta"

Tilitoimistojen asiakkaat ja muut asiasta kiinnostuneet voivat ladata kuvan lomakkeesta alta ja tutustua Tilitoimistoasiointi pääotsikon alla Palveluista sopiminen -sivuihin

TAL-STA2 2.3

Huomionarvoista sopimisesta tilitoimistoille

  • Mikäli Yleisten sopimusehtojen KL2004 sisältöä, Toimeksiantosopimus tilitoimiston palveluista KL2004 -sopimustekstejä tai sopimuksen rakennetta muutoin muutetaan, tulee liiton nimi sekä kaikki maininnat ”KL2004” poistaa. Muutettuina ehdot ovat tilitoimiston omat ehdot, eivät enää Taloushallintoliiton alalle luomat yhteiset sopimusehdot niihin liittyvine oikeudellisine vaikutuksineen. Tilitoimiston palveluerittelyille KL2004 liiton ohje on, että niitä voidaan muokata siten, että vain tilitoimiston tarjonnassa olevat palvelualueet luetellaan ja eritellään.
  • Palvelujen erittelyissä valitaan ruksilla vain ne kohdat, jotka tilitoimisto ottaa hoitaakseen. On tärkeää, että asiakkaan tehtäviä ei luetella.
  • Hintaliitteessä tai hinnastossa tulee olla mainittu palvelumaksun määräytymisperuste jos sitä halutaan periä vaikka tilitoimistolla ei olisi teetetty palveluja irtisanomisaikana. (YSE KL2004 kohta 13.)
  • Pura sopimus, jos asiakas astetaan konkurssiin! Lue lisää kohdasta Asiakkaan konkurssi

Hintojen muuttaminen

Taloushallintoliiton jäsenen on tärkeä huolehtia oman kannattavuuden myönteisestä kehittymisestä. Tämän vuoksi mm. yleisestä kustannustason muuttumisesta johtuvat hintojen tarkistukset ovat osa normaalia taloushallinnon palveluyrityksen toimintaa. Maksujen muutoksia käsitellään KL2004-sopimuksen kohdissa 16-19.

Normaalista hinnastomuutoksesta (ehtojen 18 kohdan perusteella) voidaan ilmoittaa esimerkiksi jäsensisällöstä avautuvan mallin sisältöisellä kirjeellä. 

OHJE: Muutokset voivat tulla voimaan vähintään 31 päivää annetusta ilmoituksesta.

TAL-STA2 2.2

Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku

Toimeksiannon keskeyttämisen ja purkamisen edellytykset on mainittu yleisissä sopimusehdoissa KL2004. Kirjallista keskeytys- ja purkamisilmoituksista säilytetään jäljennökset.

Jäsensisällössä on neljä mallikirjettä erilaisiin tilanteisiin:

  1. asiakkaan maksut ovat viivästyneet
  2. asiakas ei ole toimittanut tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai on muuten jättänyt asianmukaisesti myötävaikuttamatta palvelujen tuottamiseen ja
  3. asiakas on muutoin rikkonut sopimusta tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia.
  4. vaihtoehtoisista syistä tehtävä purkamisilmoituksen mallikirje.

OHJE: Yleisten sopimusehtojen KL2004 kohdan 8 mukaan tilitoimistolla on yllä olevan mallin tarkoittamassa tilanteessa purkuoikeus, mikäli asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa siitä, kun tilitoimisto on lähettänyt asiasta kirjallisen huomautuksen. Määräpäivä tulisi asettaa tämän mukaisesti eli aikaisintaan seitsemän päivän päähän huomautuksen lähettämispäivästä. Yleisten sopimusehtojen KL2004 kohdan 32 mukaan sopimuksen mukaiset huomautukset ja ilmoitukset on tehtävä todisteellisesti kirjallisesti tai faksilla tai sähköpostilla.

Huomautuskirjeessä tulisi tarvittaessa yksilöidä, mitä tietoja tai aineistoa asiakas on jättänyt toimittamatta tai miten asiakas ei ole myötävaikuttanut palvelujen toteuttamiseen. Tai vaihtoehtoisesti millä tavalla asiakas on rikkonut sopimusta tai lakien tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia.

Tilitoimistolla on yleisten sopimusehtojen KL2004 kohdan 8 tarkoittamissa tilanteissa purkuoikeus, mikäli asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa siitä, kun tilitoimisto on lähettänyt asiasta kirjallisen huomautuksen. Purkaantumisilmoituksessa tulisi samalla tavoin kuin kirjallisessa huomautuksessa yksilöidä, mitä tietoja tai aineistoa asiakas on jättänyt toimittamatta, miten asiakas ei ole myötävaikuttanut palvelujen toteuttamiseen tai millä tavalla asiakas on rikkonut sopimusta tai lakien tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia.

TAL-STA2 3.1

KL-96 ehtojen muuttamisesta KL2004 ehdoiksi

Alan yleiset sopimusehdot muuttuivat KL-96 ehdoista KL2004 ehdoiksi vuoden 2005 alusta. Taloushallintoliitto on suosittanut, että asiakassuhteissa vanhat ehdot päivitetään KL2004 ehdoiksi.

KL-96 ehtojen 15. kohdan mukaan ehtoja voidaan muuttaa ilmoittamalla tästä asiakkaalle 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Jäsensisällössä oleva mallikirje perustuu tähän lähtökohtaan. Uusia yleisiä sopimusehtoja KL2004 ei ole välttämätöntä allekirjoittaa, mutta ne pitää saattaa asiakkaalle tiedoksi. Tämä on yleisesti eri aloilla käytetty toimintatapa. Haluttaessa voidaan toki hankkia asiakkaan allekirjoitus. Monissa tapauksissa saattaa lisäksi olla tarvetta muutoinkin keskustella palveluista ja niiden sisällöstä.

Mallikirjeen liitteenä tulee lähettää ainakin Yleiset sopimusehdot KL2004. Mallikirjeessä mainittu voimaantulopäivänmäärä voi olla aikaisintaan 31 päivän kuluttua tästä ilmoituksesta. Sopiva määräpäivä on valittava KL-96 Ilmoitukset, sopimuksen siirto –kohdan nro 28 mukaan.

Jäsenet voivat tutustua myös Asianajaja Asta Siposen jäsentiedotteeseen 1/2004 laatimaan muistioon

TAL-STA2 2.3

Kirjautuneillä jäsenten työntekijöillä löytyy jäsensisällössä ohjeita

  • Tilitoimiston yhtiömuodonmuutokseen
  • Asiakkaan konkurssitilanteeseen
  • Sopimuksen päättämiseen