Kirjanpitopalvelu

Tilitoimiston tulee dokumentoida työnsä olennaisilta osiltaan palvelun laadun varmistamiseksi. Liiton jäsentoimistossa voidaan käyttää apuna TAL-laatulomakkeita.

TAL-laatulomakkeet ovat näillä sivuilla kirjautumisen takana.

Kirjanpitopalveluprosessin kuvaus

Taloushallinnon eri toimintojen, kuten osto- ja myyntitoimintojen, henkilöstöhallinnon, muiden osajärjestelmien sekä kuukausikirjanpidon, tilinpäätöksen ja arkistoinnin prosessit on hyvä kuvata. Apuvälineenä voi käyttää esimerkiksi Palveluna sähköinen taloushallinto –mallia. Mikäli tilitoimistossa laaditaan Tilitoimisto yrityksen palveluorganisaationa -kuvaus, on prosessikuvaus osa sitä. 

Tilitoimisto yrityksen palveluorganisaationa

Taloushallintoliiton tarkastuslautakunta on kehittänyt tilitoimistoille apuvälineen tilitoimiston palvelujen tuottamisessa käytettyjen kontrollien ja dokumentoinnin kuvaamiseen. Tilitoimisto yrityksen palveluorganisaationa –kuvaus löytyy alempaa tältä sivulta jäsenten kirjautumistunnuksilla.

Asiakirjan tarkoituksena on kuvata ne toiminnan puitteet ja laadunvarmennuksen toimenpiteet, joilla tilitoimistossa varmistetaan asiakkaille tuotettavien palveluiden laatua. Se auttaa myös tunnistamaan ja arvioimaan olennaisen virheellisyyden riskit palvelutoiminnassa. Asiakirja on tarkoitettu tilitoimiston ja tilitoimiston asiakkaan tilintarkastajan laadunvalvonnalliseen käyttöön. Tilitoimisto voi halutessaan viestinnässään kertoa siitä, että tämä kuvaus on laadittu.

Dokumentissa on kaksi osaa, ensinnäkin tilitoimiston kaikkia asiakkaita koskeva yleisiä toimintatapoja kuvaava osa ja toiseksi asiakaskohtainen osa, jossa kuvataan tiettyä asiakasta koskevat yksilölliset asiat mm. palvelusopimus ja erityiset työjärjestelykysymykset.

Tämä apuväline voi soveltua moniin tapauksiin, joissa raskaampaa ISA 402 dokumentaatiota ei tarvita. Näin voidaan välttää tarpeetonta työtä ja lisäkustannuksia asiakkaalle.

Tilintarkastajan on kohdeyrityksen omien kontrollien lisäksi tarkastettava mahdollisesti käytetyn tilitoimiston taloushallintopalvelujen kontrollien toimivuus. Tätä varmistava tilintarkastajan oman dokumentaation tarve on asiakaskohtainen

TAL-STA3 2.

Asiakasseuranta

Tilitoimisto voi seurata asiakastöiden edistymistä esimerkiksi asiakasseurantalomakkeilla. TAL-extra sisältönä

TAL-STA2 1.2

Raportointi asiakkaalle merkittävistä havainnoista

Asiakasta on hyvä informoida, myös kesken tilikauden, mikäli osakeyhtiön oma pääoma muuttuu negatiiviseksi.

TAL-STA3 3.1, TAL-STA3 4.

Puutteellinen tai viivästynyt aineisto

Jäsensisällössä kirjanpitoaineiston täydennyspyyntö -kirjepohja, jolla asiakasta voi kirjallisesti pyytää täydentämään kirjanpitoaineistoaan.

Jos taloushallinnon palveluyritys hyväksyy ilman huomautusta asiakkaan jatkuvan myöhästelyn aineiston toimittamisessa, on mahdollista, että se voidaan tulkita muuttuneeksi sopimuskäytännöksi. Oheista tai oheisen kaltaista kirjettä voi käyttää myöhästymisestä huomauttamiseen.

TAL-STA3 2.2, TAL-STA3 3.

Tilinpäätöksen toteuttaminen

Tilinpäätöksen toteuttajan TAL-laatutyökalut ovat: pyyntö tilinpäätösmateriaalin toimittamiseksi, lainojen ja vastuiden kysely, tilinpäätöksen toimenpidelistat sekä tilinpäätösneuvottelun muistiot eri yhtiömuodoille.

Tilinpäätösneuvotteluissa asiakkaan kanssa voidaan keskustella myös hänen tarvitsemastaan tuesta liiketoiminnassaan sekä neuvotella soveltuvasta talousraportoinnin tasosta.

LIsäksi jäsensisällössä on ohjeita ja lomake kiinteistöinvestointien arvonlisäverotuksen tarkistusmenettelyyn.

TAL-STA3 4.

Liitetietomallit

Eri yritysmuodoille laaditut liitetietomallit on tarkoitettu erityisesti tarkistus- ja muistilistaksi, mutta malleja voi käyttää myös liitetietojen laatimista varten. Mallit löytyvät sivun alalaidasta Jäsensisällöstä sivuille kirjautumisen jälkeen.

Näissä liitetietomalleissa esitetään pakollisina esitettävät tiedot. Liikkeellä on myös malleja, joissa niihin on otettu mukaan myös vapaaehtoisia tietoja. Paraskaan malli ei vähennä ammatillisen harkinnan merkitystä.

Lataa mallit omalle koneellesi ja ota tiedoston avaamisen yhteydessä mallin sisältämät makrot käyttöön.

Saatavilla olevat liitetietomallit:

  • Liitetietomalli: asunto-osakeyhtiöt
  • Liitetietomalli: kirjanpitoasetus
  • Liitetietomalli: mikro-osakeyhtiöt (uusi lyhennetty)
  • Liitetietomalli: pienet osakeyhtiöt
  • Liitetietomalli: toiminimet
  • Liitetietomalli: henkilöyhtiöt

Liitetietomallien ruotsinkielisissä käännöksissä on käytetty suomenkielistä lyhennettä PMA (asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista). Kiitämme kirjanpidon asiantuntijaryhmän jäsentä Sirpa Koposta Excel-mallien laatimisesta ja otamme mielellämme vastaan palautetta sekä kehitysideoita mallin sisällöstä ja toiminnallisuuksista.

Ohjeet tase-erittelyjen laatimista varten

Kirjanpidon asiantuntijaryhmä on tuottanut jäsentueksi kaksi ohjetta tase-erittelyjen laatimista varten.

Sääntöohjeessa kerrotaan, mitkä edellytykset nykyinen kirjanpitolainsäädäntö ja hyvä kirjanpitotapa asettavat tase-erittelyiden laatimista varten. Ohje sisältää myös esimerkkimallin. Teknisessä ohjeessa käsitellään tase-erittelyiden laatimisessa huomioon otettavia asioita, kun tase-erittelyt laaditaan kirjanpito-ohjelman avulla.

Rakentamispalvelun käännetty alv

Jäsensisällössä löytyy muistiopohja, jota voidaan käyttää kun selvitetään asiakkaan kanssa rakennusalan käännetyn arvonlisäveron soveltuvuutta.

Rakennusteollisuus on laatinut lomakkeet ostajan aseman ilmoittamiseksi.

TAL-STA2 3.3

Kiinteistöinvestointien arvonlisäverotuksen tarkistusmenettely

1.1.2008 voimaan tulleen tarkistusmenettelyn mukainen laskenta ja dokumentointi edellyttävät tarkistuksen ja mahdollisen luovutuksen takia lomakkeita seuraavasti:

  • Vuosi- ja kertatarkistuslomake
    • Palautettavan veron laskemiseksi
    • Lisävähennyksen laskemiseksi
    • Tilinpäätöksen liitetietojen keräämiseksi (lomaketta voi käyttää liitetietojen erittelynä)
  • Selvitys, jolla laskujen ja tositteiden säilytys voidaan korvata 6 vuoden jälkeen
  • Luovutuksensaajalle annettava kiinteistöinvestointeja koskeva selvitys

Jäsensisällöstä löytyvä lomake on laadittu investointikohtaista tarkistusmenettelyä varten malliksi ja avuksi omien lomakkeiden suunnitteluun. Suurimmalle osalle asiakkaista, joilla rakennus on omassa käytössä, mallin mukainen vuosilaskenta riittänee. Varsinaista vuokraustoimintaa harjoittavissa kiinteistöyhtiöissä sen sijaan kuukausikohtainen laskenta on tärkeää, koska tilojen käyttö voi muuttua usein. Mallilomaketta voidaan suoraan käyttää vain tilanteissa, joissa rakentamis-/perusparannuskulut ja siten ALV kohdistuvat kaikkiin tiloihin samansuuruisena (neliöperusteinen laskenta).

Lomakkeen käyttäjän tulee varmistua siitä, että lain edellyttämät asiat tulevat huomioiduksi oikein esimerkiksi veron laskennan ja oman käytön veron tulkinta-asioiden osalta. Kaikkiin yksittäisiin tarkistustilanteisiin lomake ei välttämättä sovi.

Lomakkeessa mainitut liitteet ja tiedot on syytä kerätä valmiiksi jo investoinnin toteuttamisvaiheessa.

Rakentamispalvelun oman käytön osalta on huomattava, että veron määräksi otetaan vero myös siltä osin kuin sitä ei tule tilittää. Lomakkeen käyttäjän on syytä perehtyä erityisesti rakentamispalvelun omaa käyttöä koskeviin säännöksiin.

Taloushallintoliitto suosittelee, että lomake tulostetaan paperille asiakkaan tilinpäätöstositteisiin tai tallennetaan sähköisenä (lukittuna) tilinpäätöstiedostoon. Silloin kun kirjanpitovelvollinen on saanut kiinteistöinvestointiinsa esimerkiksi Te-keskusten tukia, voivat tositteiden sisältövaatimukset olla arvonlisäverolain vaatimuksia kattavammat ja säilytysaikavaatimukset pidemmät.

Rakentamispalvelun käännetty alv

Tavoitteena on, että jäsensisällössä löytyvään lomakkeeseen dokumentoidaan

  • käännetyn arvonlisäverosäännösten soveltuvuus ja
  • työnjako tilitoimiston ja asiakkaan välillä asian selvittämisessä.

Lomakkeessa on käytetty arvonlisäverolain käsitteitä, mutta ei ole avattu tarkemmin lain tai Verohallinnon ohjeiden sisältöä.