Asiakkaan perustiedot ja asiakkaan kanssa toimiminen

Tilitoimisto tarvitsee asiakkaasta aina ajantasaiset perustiedot sekä jäljennökset tärkeistä asiakirjoista.

Asiakkaan perustietoja on hyvä ylläpitää yhteneväisellä tavalla palveluyrityksessä esimerkiksi yhteyshenkilöiden vaihdostilanteita ajatellen. Perustiedot käydään läpi toimeksiantoa aloitettaessa ja esimerkiksi toiminnan laajuuden muuttuessa. Kaksinkertaista dokumentointia ei kannata ylläpitää, esimerkiksi sovitut palvelualueet voivat tulla dokumentoiduksi toimeksiantosopimuksen palveluerittelyliitteissä. Lisäksi tilitoimiston tuottaman palvelun aikana syntyy dokumentaatiota, joka on hyvä yhteneväisellä tavalla säilyttää toimistossa.

TAL-laatuohje asiakaskansion sisällöksi:

Asiakaskortti: mm. yhteys- ja yhteyshenkilötiedot, tilikausi, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet, perustiedot toimeksiannosta

Asiakirjat / jäljennökset: toimeksiantosopimus (KL2004), kaupparekisteriote, jäljennös yhtiöjärjestyksestä tai jäljennös yhtiösopimuksesta, jäljennös mahdollisista osakassopimuksista, jäljennös osakasluettelosta, jäljennökset merkittävimmistä sopimuksista

Tilitoimiston tuottama tai muutoin syntyvä aineisto: asiakaskirjeenvaihto, tilinpäätösten kopiot (allekirjoitetusta versiosta), tilintarkastuskertomukset, dokumentti tilinpäätöksen rekisteröinnistä, pöytäkirjat hallituksen kokouksista / yhtiökokouksista (tärkeimmät päätökset), tiedot vakuutuksista, tiedot lainoista ja vakuuksista, tiedot henkilöstöstä

Verotusasiat: ennakkoveroliput, verolippu, kiinteistöveroliput, veroilmoitusten kopiot, ennakon muutosasiakirjat, jäljennökset verotarkastuskertomuksista ja vastineista, osinkojen vuosi-ilmoitukset -verolomake

ALV-asiat: kausiveroilmoitukset, erilaiset hakemukset ym.

Palkka-asiat: Palkka-asiakaskortti

TAL-STA2 1.5

Riskikartoitus, laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi

Liitto on laatinut mallin, jonka avulla jäsenet voivat dokumentoida riskiarvionsa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi. Riskiarvion lähtötietojen validoimiseksi asiakassopimusta tehtäessä asiakkaan puolesta sopimusta allekirjoittavat henkilöt tunnistetaan luotettavalla tavalla. Lisäksi kustakin asiakkaasta on rekisteröity rahanpesulain edellyttämät tuntemistiedot. Malli on pdf ja word -muodoissa ladattavissa alta.

Aluehallintovirasto on julkaissut asiasta tiedotteen marraskuussa 2017 tiedotteen ja ohjeen.
AVIn tiedote    AVIn ohje 

Asiakaspalaute

Tilitoimisto voi hyödyntää saamaansa asiakaspalautetta toimintansa kehittämisessä. Kaikki asiakkailta saatava palaute kannattaa dokumentoida yhtenäisellä tavalla. Voi olla hyvä kirjata myös minkälaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty ja merkitä ylös koska asiakasta on kontaktoitu palautteen osalta.

TAL-STA2 1.2

Aineiston luovutus

Toimeksiantosopimuksen palveluerittelyllä palveluyritys ja asiakas sopivat siitä, kuinka kauan asiakkaan aineisto säilytetään tilitoimistossa. Kun aineistoa palautetaan asiakkaalle on hyvä muistuttaa kirjanpitoaineistojen säilytysajoista ja että palkka-aineiston osalta tulee ottaa huomioon henkilötietosuojalaki.

Aineiston palautustilanteessa on varmistettava vastaanottajan henkilöllisyys sekä hänen oikeutensa saada aineisto haltuunsa. Jäsensisällössä on kaksi vaihtoehtoista lomaketta, joita voi hyödyntää luovutustilanteessa.

TAL-STA2 1.5

Asiakkaan konkurssi

Jäsenille laadittu ohje asiakkaan konkurssitilanteessa toimimisesta ja tilitoimiston saatavista löytyy jäsensivuilta. Kirjautuneille jäsentoimistojen henkilöille on alla linkki.

TAL-STA2 4.

Sopiminen

Sopimiseen ja hinnoitteluun liittyvät ohjeet ja työkalut löytyvät Aiheesta muualla -kohdan linkistä.