TAL-STA4 – Palkanlaskentapalvelu

Tämä toimialastandardi määrittää, millaisilla toimilla taloushallinnon palveluyritys voi pyrkiä varmistamaan tuottamansa palkanlaskentapalvelun laadukkuutta.

1. Toimialastandardin tarkoitus ja lähtökohdat

Toimialastandardi on tarkoitettu taloushallinnon palveluyrityksille, jotka tuottavat asiakkaalle toimeksiantosopimukseen perustuen palkanlaskentapalvelua.

Tarkoitus on kuvata niitä toimintatapoja, joilla taloushallinnon palvelualan toimija voi varmentaa omaa työtään. Pääsääntöisesti toimialastandardi ei sisällä palkanlaskentaan liittyvän lainsäädännön säädösten sisältöön tai soveltamiseen liittyvää ohjeistusta. Taloushallintoliiton jäsenten käytettävissä olevassa Taloushallintoliiton oppaassa, PHT-opas Palkkahallintopalvelu tilitoimistossa, on ohjeita mm. palkanlaskennan ja palkkahallinnon palveluista ja käytännöistä.

2. Palkanlaskentapalvelun tuottaminen

Palvelu tuotetaan noudattaen voimassaolevaa palkanlaskentaa ohjaavaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta, toimeksiantosopimusta, alan hyvää tapaa sekä Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STAa. Palvelu dokumentoidaan asianmukaisesti käyttäen joko taloushallinnon palveluyrityksen itse laatimia lomakkeita tai Taloushallintoliiton tuottamia laatulomakkeita.

2.1 Perehtymis-, selvilleotto- ja varmistumisvaatimukset

Taloushallinnon palveluyrityksessä tulisi olla tai sen tulisi viipymättä hankkia siinä määrin ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kuin sillä on merkitystä toimeksiannon laadukkaalle hoitamiselle. Toimeksiannon suorittamiseksi on tärkeää selvittää ja dokumentoida asiakaskohtaiset toimintatavat, esimerkiksi paikallisesti sovitut ehdot.

Aineiston, johon palkanlaskennan toimeksianto perustuu, oikeellisuudesta, riittävyydestä ja täydellisyydestä on vastuussa asiakas itse tai tämän edustaja. Tarvittaessa taloushallinnon palveluyritys hankkii mahdollisuuksiensa mukaan lisäselvityksiä, jotta palkanlaskenta voidaan toteuttaa oikein.

2.2 Asiakkaan sisäisten rutiinien mukauttaminen ja asiakkaalle annettava ohjeistus

Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi toimeksiannon toteuttajana pyrkiä selventämään asiakkaalle olennaiset palveluun liittyvät seikat. Toimeksiantoon liittyvä vastuunjako ja ohjeistus on hyvä käydä läpi sekä pitää ajan tasalla ja arvioida säännöllisesti.

Asiakasta tulee auttaa ymmärtämään, että vastuu työlainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisesta on tällä ja että taloushallinnon palveluyritys ei tee ratkaisuja niihin liittyen asiakkaan puolesta.

Mahdollisuuksien mukaan taloushallinnon palveluyrityksen tulisi yhdessä asiakkaan kanssa arvioida ja sovittaa asiakkaan sisäiset, toimeksiannon hoitamiseen olennaisesti vaikuttavat rutiinit sellaisiksi, että palvelu voidaan tuottaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Asiakkaalle tulisi antaa tarvittaessa ohjausta palkanlaskenta-aineiston sisällön tarkastamisesta sekä sen toimittamisesta.

Taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen aktiivisesti tarkkailemaan asiakkaan aineistoa, mutta mikäli taloushallinnon palveluyritys huomaa puutteita aineistossa, tulisi asia pyrkiä ottamaan esille asiakkaan kanssa. Tarvittaessa tulee antaa KL2004 Yleisten sopimusehtojen mukainen kirjallinen huomautus.

Palvelujen päättyessä taloushallinnon palveluyritys huolehtii yhdessä asiakkaan kanssa, että kukin omalta osaltaan irtisanoo palvelun toteuttamiseksi tehdyt valtuutukset.
Taloushallinnon palveluyrityksen tulee antaa asiakkaalle ohjausta palkanmaksuun liittyvistä sivukuluista sekä tämän velvollisuudesta seurata työnantajana toimimiseen liittyvien vakuutusmaksujen riittävyyttä.

2.3 Tietojen luottamuksellisuus

Palkanlaskennan tietojen arkaluonteisuuden vuoksi toimeksiannossa korostuu luottamuksellisuus.
Ellei toisin ole nimenomaisesti sovittu, palveluyritys antaa palkanlaskentaa koskevia tietoja ja ottaa vastaan toimeksiantoja vain asiakkaan nimetyiltä yhteyshenkilöiltä.

Mikäli viranomais- tai muu taho pyytää palkanlaskentatietoja, tulee tietojen vastaanottajan oikeudesta saada tietoja varmistua. Tiedot annetaan kirjallisesti.

3. Asiakkaalle tuotettava raportointi

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee pakollisten palkanlaskentaraporttien ja laskelmien lisäksi tuottaa asiakkaalle vain ne raportit, joista on toimeksiantosopimuksessa tai muutoin erikseen sovittu.

Raportit perustuvat asiakkaan toimittamaan tietoon, jolta osin asiakas vastaa raportin oikeellisuudesta.

On suositeltavaa, että palkanlaskennasta toimitetaan viipymättä tiedot palkanmaksuista yrityksen talousraportoinnista huolehtivalle taholle.