TAL-STA3 – Kirjanpitopalvelu

Tämä standardi määrittää, millaisilla toimilla taloushallinnon palveluyritys voi pyrkiä varmistamaan tuottamansa kirjanpitopalvelun laadukkuutta.

1. Toimialastandardin tarkoitus ja lähtökohdat

Toimialastandardi on tarkoitettu taloushallinnon palveluyrityksille, jotka tuottavat asiakkaalle toimeksiantosopimukseen perustuen kirjanpitopalvelua.

Tarkoitus on kuvata niitä toimintatapoja, joilla taloushallinnon palvelualan toimija voi varmentaa omaa työtään. Pääsääntöisesti toimialastandardi ei sisällä kirjanpitolainsäädännön säädösten sisältöön (substanssiin) liittyvää ohjeistusta. Taloushallintoliiton suosituksessa Hyvä tilinpäätöstapa on tähän toimialastandardiin liittyvää kirjanpitolainsäädännön ohjeistusta.

Toimialastandardin laadinnassa ei ole ajateltu listattujen yritysten, konsernien tai kansainvälisen, esimerkiksi IAS/IFRS- tai USGAAP-, raportoinnin vaatimuksia. Mikäli asiakkaalle tällaista palvelua tarjotaan, voidaan toimialastandardia noudattaa soveltuvin osin.

2. Kirjanpitopalvelun tuottaminen

Palvelu tuotetaan noudattaen voimassaolevaa kirjanpitolainsäädäntöä ja tätä alempaa kirjanpidon ohjeistusta, toimeksiantosopimusta, alan hyvää tapaa sekä Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STAa. Palvelu dokumentoidaan asianmukaisesti käyttäen joko taloushallinnon palveluyrityksen itse laatimia lomakkeita tai Taloushallintoliiton tuottamia laatulomakkeita.

2.1 Perehtymis-, selvilleotto- ja varmistumisvaatimukset

Taloushallinnon palveluyrityksessä tulisi olla tai tulisi viipymättä hankkia siinä määrin ymmärrystä asiakkaan liiketoiminnasta, kuin sillä on merkitystä toimeksiannon laadukkaalle hoitamiselle.

Taloushallinnon palveluyrityksen ei edellytetä systemaattisesti varmistuvan tapahtumien oikeellisuudesta toteuttaessaan kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Aineiston, johon kirjanpitomerkinnät perustuvat, oikeellisuudesta ja riittävyydestä on vastuussa kirjanpitovelvollinen itse tai tämän edustaja. Tarvittaessa taloushallinnon palveluyritys hankkii mahdollisuuksiensa mukaan lisäselvityksiä, jotta liiketapahtuma voidaan luonteensa mukaisesti kirjata oikein.

2.2 Asiakkaan sisäisten rutiinien mukauttaminen ja asiakkaalle annettava ohjeistus

Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi toimeksiannon toteuttajana pyrkiä selventämään asiakkaalle olennaiset palveluun liittyvät seikat.

Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi yhdessä asiakkaan kanssa arvioida ja sovittaa asiakkaan sisäiset, toimeksiannon hoitamiseen olennaisesti vaikuttavat rutiinit sellaisiksi, että palvelu voidaan tuottaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Asiakkaalle tulisi antaa tarvittaessa ohjausta tositeaineiston asiasisällön tarkistamisesta sekä kirjanpitoaineiston eheydestä ja täydellisyydestä.

Taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen säännöllisesti ja aktiivisesti tarkkailemaan asiakkaan aineistoa, mutta mikäli taloushallinnon palveluyritys huomaa puutteita kirjanpitoaineistossa, tulisi asia pyrkiä ottamaan esille asiakkaan kanssa. Tarvittaessa tulee antaa KL2004 Yleisten sopimusehtojen mukainen kirjallinen huomautus.

3. Tilikaudenaikainen kirjanpito ja raportointi

Liiketapahtumia todentavien tositteiden sisällön tulee vastata todellisuutta ja ne tulee kirjata tosiasiallisen luonteensa mukaisesti. Tilikaudenaikaista kirjanpitoa toteutettaessa tulee kirjanpitäjän paneutua tositteiden sisältöön riittävän syvällisesti huomioiden mitä kohdissa TAL-STA2 3.1 ja TAL-STA3 2.1 on sanottu.

Taloushallinnon palveluyritys huolehtii omalta osaltaan, että kirjausketju on vaikeuksitta todettavissa.

Taloushallinnon palveluyrityksen ei tulisi omalta puoleltaan ilman huomautusta hyväksyä asiakkaan olennaisia tai toistuvia toimeksiantosopimuspoikkeamia esimerkiksi aineiston toimittamisaikatauluista.

3.1 Raportointi

Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi tuottaa asiakkaalle vain ne raportit, joista on toimeksiantosopimuksessa tai muutoin erikseen sovittu. Kaikki toimeksiantajalle tuotettavat raportit tulisi laatia rakenteeltaan siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin asiakkaan tarpeita. Taloushallinnon palveluyrityksen olisi hyvä talouden asiantuntijana neuvoa asiakasta riittävästä raportoinnin tasosta, niin että esimerkiksi rahan riittävyyttä koskevat laskelmat tehtäisiin tarpeen mukaan.

Asiakkaalle on suositeltavaa antaa ohjausta raporttien tulkinnasta. Asiakkaan toiminnalle olennaisen informaation merkitystä tulisi selventää kommentoimalla. Kommentoiminen olisi erityisen tärkeää, jos raportista käy ilmi jokin yrityksen maksuvalmiutta, vakavaraisuutta, kannattavuutta tai muuta taloutta koskeva seikka, johon asiakkaan tulisi kiinnittää huomiota tai jonka merkitystä asiakkaan ei voi odottaa ymmärtävän. Tilikauden aikaisen kirjanpidon laadintaperiaatteet tulee ottaa huomioon.

Raportit perustuvat asiakkaan toimittamaan tietoon, jolta osin asiakas vastaa raportin oikeellisuudesta.

Tilikauden aikaisista raporteista on hyvä käydä ilmi, mitä kirjausperustetta on käytetty.

Taloushallinnon palveluyrityksellä tulee olla kirjallinen tieto siitä, kenelle raportit toimitetaan. Asiasta sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Tiedon luovutustilanteessa asiasta tulee varmistua.

4. Tilinpäätöksen toteuttaminen

Taloushallinnon palveluyrityksen toteuttamien tilinpäätösasiakirjojen on oltava selkeitä ja huoliteltuja. Kunkin asiakkaan kohdalla on tälle soveltuvin osin noudatettava Taloushallintoliiton antamaa Hyvä tilinpäätöstapa –suositusta.

Voidakseen tuottaa asiakkaan tilinpäätöksen kirjanpitolainsäädännön, sitä alempien ohjeiden, suositusten sekä muiden yleisten tilinpäätösperiaatteiden mukaan, tulisi taloushallinnon palveluyrityksen perehtyä riittävässä määrin asiakkaan toimintaan, taloudellisen informaation kirjaamisrutiineihin sekä aikaisempien vuosien tilinpäätösten laadinnassa sovellettuihin laskentaperiaatteisiin. Laskentatoimen peruskysymykset ratkaistaan mahdollisuuksien mukaan jo juoksevaa kirjanpitoa laadittaessa ja ratkaisut tulisi dokumentoida olennaisten asioiden osalta.

Taloushallinnon palveluyrityksellä on hyvä olla laadunvarmennukseensa kuuluvana osana riittävän luotettava järjestelmä, jolla varmistetaan, että kaikki olennaiset tilinpäätöksen toteuttamista koskevat toimet tulevat tehdyksi.

Valmista tilinpäätöstä tulisi tarkastella analyyttisesti ja informoida tilinpäätöksestä asiakasta tämän kanssa sovitulla tavalla.

5. Suositukset

5.1 Suositus tilinpäätökseen merkittävästä tilinpäätöksen toteuttajasta

Taloushallintoliiton suositus jäsenilleen on merkitä tasekirjaan sisällysluettelon yhteyteen, tai muuhun Taloushallintoliiton suosittelemaan kohtaan, maininta tilinpäätöksen toteuttaneesta taloushallinnon palveluyrityksestä. Taloushallinnon palveluyritys voi halutessaan mainita, mitkä sivut se on tehnyt.

Esimerkki:
Tilinpäätöksen toteutti
Maijan Tilit Oy, auktorisoitu tilitoimisto
Mikkosentie 5
12345 Mikkola

5.2 Suositus toimintakertomuksen laatimisesta

Taloushallinnon palveluyritys ei laadi toimintakertomusta asiakkaan puolesta, vaan neuvoillaan ja ohjeillaan avustaa asiakastaan oikean tiedon tuottamisessa.