TAL-STA2 – Toimeksiannon hoitaminen

Tämä toimialastandardi määrittää ne kriteerit, jotka taloushallinnon palveluyrityksen tulee täyttää voidakseen ottaa vastaan ja hoitaa toimeksiannon.

1. Puitteet toimeksiannon ja asiakassuhteen laadukkaalle hoitamiselle

1.1 Vakavaraisuus ja riippumattomuus

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee olla riittävän vakavarainen vastatakseen toimintansa jatkuvuudesta, velvoitteistaan ja toimintaansa liittyvistä riskeistä. Mikäli vakavaraisuus on uhattuna, tulee käynnistää välittömästi toimet vakavaraisuuden palauttamiseksi.

Minkään ulkopuolisen tahon tai intressin ei tule vaikuttaa toimeksiannosta sopimiseen ja sen hoitamiseen tai ohjata toimeksiannon sopimista tai hoitamista siten että palveluntarjoajan riippumattomuus vaarantuisi. Jos taloushallinnon palveluyrityksellä tai palveluyrityksen yhteyshenkilöllä kuitenkin on taloudellinen tai muu asiakkaan toimeksiannon hoitoon vaikuttava intressi, tulee asiakasta siitä informoida. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi toimiminen kolmannen osapuolen, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön, rahoitusyhtiön tai ohjelmistotalon, asiamiehenä tai edustajana tai toimiminen hallituksen jäsenenä asiakkaan kanssa kilpailevassa yrityksessä.

1.2 Laadunvarmennus ja toiminnan riskien arviointi

Taloushallinnon palveluyrityksen on säännöllisesti varmistettava palvelunsa laatua sopivaksi katsomallaan menetelmällä. Toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden soveltuvan itsearviointimenetelmän hyödyntämisen tavoitteena on yhdenmukainen toimintapa asiakas- ja sidosryhmänäkökulmasta arvioituna. Järjestelmän avulla pyritään varmistamaan esimerkiksi, että palvelutoiminnalle merkityksellisiä eräpäiviä kyetään noudattamaan. Yrityksen henkilökunnan on soveltuvin osin kuuluttava laadunvarmennuksen piiriin. Laadun varmistamisessa ja kehittämisessä apuvälineinä voidaan esimerkiksi käyttää hyväksi sidosryhmiltä ja asiakkailta saatua palautetta.

Työmenetelmien kuvausten riittävyyttä ja ajanmukaisuutta tulisi arvioida säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Arvioinnin yhteydessä tarkistetaan sisäisen valvonnan menetelmät ja punnitaan merkittävät riskit.

Järjestelmällisellä riskien arvioinnilla voidaan turvata taloushallinnon palveluyrityksen toiminnan jatkuvuutta. Riskien hallinnassa kiinnitetään huomiota esimerkiksi siihen, onko yritys taloudellisesti riippuvainen yhden asiakkaan toimeksiannosta tai onko yrityksen käyttämän tietojärjestelmän ylläpito turvattu.

Taloushallinnon palveluyrityksellä on hyvä olla suunnitelma sellaisten tilanteiden varalle, joissa toimeksiantojen sopimuksenmukainen hoito vaarantuu henkilö- tai muiden resurssien vähenemisestä johtuen. Varautuminen voi tapahtua esimerkiksi nimeämällä ulkopuolinen varahenkilö tai kumppanuustilitoimisto.

1.3 Varallisuusvastuuvakuutus

Taloushallinnon palveluyrityksen varallisuusvastuuvakuutuksen tulee vastata toiminnan laatua ja laajuutta ja vakuutuksen kattavuutta tulee seurata vuosittain.

1.4 Toimiminen palveluyrityksen vaihdostilanteessa

Hyvän riskien hallinnan ja toimialastandardin eettisten periaatteiden mukaista on ottaa yhteyttä asiakkaan entiseen palvelutuottajaan uuden asiakkaan suostumuksella, mikäli vaihdoksen onnistunut toteuttaminen tai asiakassuhteen solmimiseen liittyvät seikat sitä puoltavat.

1.5 Dokumentointi

Taloushallinnon palveluyrityksen on dokumentoitava työnsä ja työmenetelmänsä olennaisilta osiltaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Asiakassuhteen päättyessä tapahtuva aineiston luovuttaminen sekä toimeksiannon aikana annetut olennaiset huomautukset ja muistutukset on hyvä dokumentoida. Lisäksi asiakkaiden kanssa käydyt neuvottelut ja heille annettu olennaisia taloudellisia arvoja sisältävä konsultointi ja ohjeistukset on perusteltua merkityksellisiltä osiltaan dokumentoida. Dokumentointi suoritetaan asiakasrakenteen laatu ja laajuus huomioiden taloudellisuuden periaatetta noudattaen.

Dokumentoinnin tarkoitus on varmentaa taloushallinnon palveluyrityksen toimintaa siten, että palvelun tuottamiseen olennaisesti vaikuttaneet seikat, kuten palvelun tuottamiseen käytettävissä olleet tiedot, voidaan jälkikäteen todentaa. Asianmukaisella dokumentoinnilla myös helpotetaan ja tehostetaan yhteyshenkilöiden vaihdostilanteita, varmistetaan olennaisen tiedon siirtyminen asiaa hoitaville henkilöille, työmenetelmien jatkuvuus ja yhtenäisyys, sekä palvelun tasalaatuisuus. Dokumentointi tulee järjestää riippumatta yrityksen koosta. Yksinyrittäjä voi dokumentoinnilla ja muilla järjestelyillä (yhteistyö toisen toimijan kanssa, varamiesjärjestely, tms.) varmistaa palvelutoimintansa jatkuvuuden tilanteessa, jossa yrittäjä on estynyt hoitamasta sovittuja toimeksiantoja.

1.6 Osaaminen, ammattitaito ja resurssien riittävyys

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee suunnitella toimintaansa siten, että sillä on pitkäjänteisesti riittävät edellytykset hoitaa vastaanotetut toimeksiannot sopimuksen mukaan.

Taloushallinnon palveluyrityksen henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus. Auktorisoidun toimiston vastaavalla on oltava KLT-tutkinto. Taloushallinnon palveluyrityksen on huolehdittava henkilöstönsä pätevyydestä ja ammattitaidon ylläpitämisestä ja ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla tarkoituksenmukaisella kouluttamisella. Taloushallinnon palveluyrityksen tulee ohjeistaa henkilökuntaansa sopivaksi katsomallaan tavalla yrityksessä noudatettavista yhtenäisistä työmenetelmistä.

Taloushallinnon palveluyrityksen tulee huolehtia siitä, että sillä on käytössään riittävä asiantuntemus ja henkilöstövoimavarat toimeksiantojen hoitamiseen. Taloushallinnon palveluyrityksen toiminnassa on olennaista tunnistaa ne tilanteet, joissa on tarpeen pidättäytyä toimeksiannosta tai käyttää erityisasiantuntijoita. Asiakkaiden kanssa tulee erikseen sopia erityisasiantuntijoiden käytöstä ja näistä aiheutuvista kustannuksista.

Työvälineiden on vastattava ajan vaatimuksia ja ohjelmistojen päivityksistä on huolehdittava siten, että ne toimivat lainmukaisesti.

Ammattitiedon lähteiden, painetun tai sähköisen ammattikirjallisuuden, ammattilehtien ja muiden lähteiden, tulee olla ajan tasalla ja koko henkilökunnan käytettävissä.

Taloushallinnon palveluyritys vastaa alihankkijansa suorituksesta kuin omastaan.

1.7 Tietojen turvaaminen ja luottamuksellisuus

Palvelujen lähtökohtana on luottamuksellisuus asiakkaan ja taloushallinnon palveluyrityksen välillä.

Asiakkaan toimeksiantoon liittyvä aineisto, liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot, sekä niiden perusteella taloushallinnon palveluyrityksen tuottama tieto, on turvattava. Tiedon turvaamisella tarkoitetaan teknisiä, fyysisiä ja henkilöiden toimia koskevia menettelyjä.

Jatkuvasta asiakastiedostojen varmistuksesta tulee huolehtia. Yksittäisten asiakkaiden perus- ja muita tietoja, sekä aineistoa on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla asiakaspalvelun sujuvuuden turvaamiseksi.

Tietosuojasta annettujen lakien vaatimukset ja suositukset on otettava huomioon.

Tietoja luovutettaessa tulee erityisesti varmistua siitä, että vastaanottaja on oikeutettu saamaan tiedon.

Kirjallinen salassapitosopimus, joka pätee myös sopimussuhteen päätyttyä, on suositeltavaa solmia kaikkien työ- tai sopimussuhteessa olevien kanssa.

2. Toimeksiannosta sopiminen

2.1 Tarjous

Tarjouksen tulee olla selkeä siten, että asiakkaan on mahdollista ymmärtää mitkä palvelut kuuluvat toimeksiantoon, miten palvelun kokonaishinta muodostuu ja mikä saattaa olla sellaista lisätyötä, josta taloushallinnon palveluyrityksen on oikeus veloittaa vielä erikseen.

Asiakasta on mahdollisuuksien mukaan autettava ymmärtämään, että taloushallinnon palveluyritys ottaa hoitaakseen vain ne palvelutehtävät, joista sovitaan, ja että muut kirjanpitovelvolliselle, tulo- ja arvonlisäverovelvolliselle sekä työnantajalle kuuluvat tehtävät ovat palvelusopimuksesta huolimatta edelleen asiakkaan vastuulla.

2.2 Hinta-arvio ja hinnoittelu

Hinta-arvion tulee mahdollisuuksien mukaan antaa asiakkaalle oikea kuva palvelun kokonaishinnasta. Asiakkaan kannalta on merkityksellistä nähdä palvelun kokonaishinta esimerkiksi vuositasolla.

Hinta-arvion perustana olevat oletukset tapahtumamääristä ja työtuntimääristä tulisi olla dokumentoitu ja selvitetty asiakkaalle.

Jos toimeksiannon hoidon aikana havaitaan, että lopullinen hinta tulee oleellisesti ylittämään annetun hinta-arvion, tulee taloushallinnon palveluyrityksen viivytyksettä informoida tästä asiakasta.

Sopimukset lisätöistä on syytä dokumentoida ja sopia mahdollisimman selkeästi.

2.3 Toimeksiantosopimus

Toimeksiantajan kanssa tulee tehdä kirjallinen toimeksiantosopimus toimeksiannon alkaessa, ellei suulliselle sopimiselle ole erityisiä perusteita. Toimeksiantosopimusta laadittaessa asiakas on tunnistettava luotettavalla tavalla.

Taloushallinnon palveluyrityksen toteuttaessa tilinpäätöksen kirjanpidosta, jota se ei ole itse tehnyt, toimeksianto on rajattava ja vastuukysymykset on selvitettävä asiakkaan kanssa.

Sopimusta päivitetään vastaamaan toimeksiantoa aina tarpeen mukaan.

3. Velvoitteet toimeksiannon hoitamisen aikana

3.1 Toimeksiannon hoitaminen

Toimeksianto on hoidettava toimeksiantosopimuksen ja voimassa olevien säädösten mukaisesti hyväksyttäviä toimintatapoja noudattaen huolellisesti ja asiantuntemuksella.

Taloushallinnon palveluyrityksellä on lähtökohtaisesti oikeus uskoa asiakkaan antamaa informaatiota ja aineistoa, ellei ole erityistä syytä muunlaiseen suhtautumiseen. Taloushallinnon palveluyrityksen ei edellytetä systemaattisesti varmistuvan tapahtumien oikeellisuudesta laatiessaan kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Toimeksiantajan toimittaman aineiston oikeellisuudesta on vastuussa kirjanpitovelvollinen itse tai tämän edustaja. Tämä koskee sekä kuukausittain toimitettavaa aineistoa että tilinpäätöksen laatimista varten toimitettavaa aineistoa arvostus- ja jaksotusratkaisuineen.

Yksittäisissä tapauksissa voi olla mahdollista, että taloushallinnon palveluyrityksen edellytetään ottavan selvää tai ainakin huomauttavan lisätutkimisen tarpeesta havaitessaan epäkohtia. Mikäli taloushallinnon palveluyritys toistuvasti havaitsee epäkohtia, jotka jatkuvat huomautuksista huolimatta, on syytä harkita toimeksiannosta luopumista.

Taloushallinnon palveluyrityksen on ilmoitettava asiakkaalle mahdollisista tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä, vaikka taloushallinnon palveluyritys ei ole velvollinen, ellei toisin ole sovittu, tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja.

Toimeksiannon tarkoituksenmukaisuutta on syytä olennaisten muutosten osalta tarkastella vähintään vuosittain.

3.2 Asiakkaan sisäiset prosessit ja työnjako

Taloushallinnon palveluyrityksen on mahdollisuuksien mukaan selvitettävä asiakkaalle, mitä tämän tulee tehdä toimeksiannon toteuttamiseksi sopimuksen mukaisesti. Mahdollisuuksien mukaan tulee antaa ohjausta asiakkaan sisäisten taloushallinnon prosessien hoitamisessa siltä osin, kun ne vaikuttavat toimeksiannon hoitamiseen niin, että taloushallinnon kokonaisprosessi on toimiva.

Asiakasta tulee mahdollisuuksien mukaan ohjata huolehtimaan siitä, että taloushallinnon palveluyrityksellä on aina ajantasaiset perustiedot käytettävissään. Asiakas nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön antamaan taloushallinnon palveluyritykselle tarvittavat tiedot ja sellaiset liiketoimintaan liittyvät päätökset, joita tarvitaan toimeksiannon hoitamista varten.

Asiakasta tulee ohjeistaa siitä, että toimeksiannon hoitaminen edellyttää tämän omaa aktiivisuutta oman toimialaansa ja toimintaansa koskevien lainsäädäntö- ja muiden muutosten seurannassa, tulkinnassa sekä niistä palveluyritykselle tiedottamisessa, jotta taloushallinnon palveluyritys voi omalta osaltaan toteuttaa palvelun toimeksiannon mukaisesti.

3.3 Asiakastiedotus

Taloushallinnon palveluyrityksen tulisi tiedottaa asiakkailleen olennaisista taloushallinnon lainsäädäntömuutoksista johdonmukaisesti.

4. Sopimuksen päättyessä huomioon otettavaa

Asiakassuhteen päättyessä toimeksianto hoidetaan sopimuksen mukaisesti loppuun saakka.

Irtisanomisaikana tehdään niitä asiakastöitä, joita tehtäisiin vastaavana ajanjaksona palvelun jatkuessa normaalisti. Kahden kuukauden irtisanomisaikaa pidetään yleisesti kohtuullisena, vaikka kirjallista sopimusta ei olisikaan. Näin varataan kummallekin osapuolelle mahdollisuus irtaantua sopimuksesta hallitusti.

Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, hinnastonsa mukaisen ennakkomaksun saatuaan taloushallinnon palveluyritys laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti taloushallinnon palveluyritys huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset erittelyt.

Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, taloushallinnon palveluyritys voi laatia tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa siitä ennakkomaksun ja toimittaa taloushallinnon palveluyritykselle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston.

Vaikka asiakas ei irtisanomisaikana teettäisi sopimuksen mukaisia töitä taloushallinnon palveluyrityksellä, voi taloushallinnon palveluyritys periä asiakkaalta irtisanomisajalta palvelumaksua antamansa hinnaston mukaan. Hinnastossa tulee tällöin määritellä kyseisen tilanteen palvelumaksu.

Taloushallinnon palveluyrityksen on säilytettävä toimeksiantoa koskevat perustiedot ja muu dokumentaatio vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.