Branschstandard TAL-STA

Översättning av Taloushallintoliiton toimialastandardi TAL-STA

Anvisning för iakttagande av god bokföringsbyråsed

Ekonomiadministrationsförbundets branschstandard TAL-STA

TAL-STA1, TAL-STA2 ja TAL-STA3 godkända på Ekonomiadministrationsförbundet i Finland rf:s medlemsstämma den 26 oktober 2011

TAL-STA4 godkänt på Ekonomiadministrationsförbundet i Finland rf:s medlemsstämma den 3 juni 2013

Denna anvisning för god bokföringsbyråsed från Ekonomiadministrationsförbundet kan tas i användning genast. I fråga om granskningsverksamhet som säkerställer förutsättningar för medlemskap och auktorisering tillämpas anvisningen av TAL-STA1-3 vid granskningar som genomförs efter den 1 juli 2013 och av TAL-STA4 efter den 1 juli 2014.

Branschstandarden är avsedd för ekonomiadministrationsföretag och andra aktörer som erbjuder sakkunnigtjänster inom ekonomiadministration som hjälp för att iaktta god sed inom branschen. Branschstandarden ställer en kravnivå gällande kvaliteten i verksamheten i ekonomiadministrationsföretag. Genom att uppfylla kraven kan ekonomiadministrationsföretag producera högklassig service och korrekt information för kunder, myndigheter och övriga intressenter.

Det är inte möjligt att upprätta en branschstandard som omfattar alla situationer. Användare av branschstandarden bör beakta att tjänsterna inom ekonomiadministrationen förändras och tar sig nya former till följd av till exempel tekniska innovationer, ny lagstiftning och anpassning till marknaden. På grund av detta kan ett annat handlingssätt vara motiverat och godtagbart, om det använda handlingssättet eller arbetsmetoden motsvarar branschstandardens avsikt.

TAL-STA1 – Etiska riktlinjer

TAL-STA2 – Skötsel av uppdrag

TAL-STA3 – Bokföringstjänster

TAL-STA4 – Löneräkningstjänst

 

Definitioner

Auktoriserad byrå

Ekonomiadministrationsförbundet i Finland rf (Taloushallintoliitto)  auktoriserar företag som erbjuder externa ekonomiadministrations- och bokföringsbyråtjänster (outsourcing). En auktoriserad byrå följer förbundets regler och god bokföringsbyråsed.

Bokföringstjänst

Med bokföringstjänst avses i denna branschstandard bokföring under räkenskapsperioden, uppgörande av bokslut och övriga ärenden enligt bestämmelser i anslutning till dessa eller som föranleds av dessa, till exempel anmälningar till myndigheter.

Ekonomiadministrationsföretag

Med ekonomiadministrationsföretag avses i denna branschstandard alla företag som erbjuder externa tjänster (s.k. outsourcing) och sakkunnigtjänster inom ekonomiadministration eller löneförvaltningen som sin huvudsakliga eller sekundära näringsgren.
Kund

Med kund avses i denna branschstandard en juridisk eller fysisk person med vilken ekonomiadministrationsföretaget har ingått eller avser att ingå ett uppdragsavtal eller som redan har ingått ett uppdragsförhållande.

Löneförvaltningstjänst

Med löneförvaltningstjänst avses i denna branschstandard löneräkningstjänster och väsentliga tillhörande extratjänster för löneräkning, såsom olika ansökningar, anmälningar och kalkyler.

Löneräkningstjänst

Med löneräkningstjänst avses i denna branschstandard löneräkning och tillhörande månatliga eller årliga lagstadgade anmälningar till intressentgrupper, dock inte personalförvaltningstjänster.

Specialist

Med specialist avses i denna branschstandard en person eller ett företag som har särskild kompetens, kunskap och erfarenhet inom området i fråga.

Underleverantör

Med underleverantör avses i denna branschstandard en tredje part som man köper tjänster av för att genomföra ett kunduppdrag.

 

TAL-STA1 – Etiska riktlinjer

Personer som erbjuder sakkunnigtjänster inom ekonomiadministration skall

  1. iaktta gällande lagstiftning och god sed inom branschen.
  2. agera ansvarsfullt och i kundens intresse i sina kundförhållanden.
  3. vara ekonomiskt självständiga och oberoende samt även i övrigt i sin verksamhet vara    självständiga och oberoende av andra.
  4. agera systematiskt, långsiktigt, omsorgsfullt och yrkesmässigt.
  5. genom sin egen verksamhet främja branschens uppskattning.
  6. för sin del upprätthålla och stärka goda kollegiala förhållanden.
  7. sköta sin relations- och kommunikationsverksamhet på ett sätt som inger förtroende.
  8. ombesörja för sin egen och i egenskap av arbetsgivare för personalens yrkesmässiga utveckling och arbetshälsa.

Utöver detta skall en medlemsbyrå i Ekonomiadministrationsförbundet i Finland rf

  • uppfylla de stadgeenliga förutsättningarna för medlemskap i Ekonomiadministrationsförbundet i Finland r.f.
  • idka en kommunikationsverksamhet som inger förtroende och av vilken medlemskapet i Ekonomiadministrationsförbundet framgår.

 

TAL-STA2 – Skötsel av uppdrag

Denna branschstandard fastställer de kriterier som ett ekonomiadministrationsföretag bör uppfylla för att kunna ta emot och sköta ett uppdrag.

1. Ramar för högklassig skötsel av uppdrag och kundförhållanden

1.1 Soliditet och oavhängighet

Ett ekonomiadministrationsföretag bör ha tillräcklig soliditet för att svara för verksamhetens kontinuitet, sina skyldigheter och risker i anslutning till verksamheten. Ifall soliditeten hotas, bör åtgärder för att återställa soliditeten omedelbart vidtas.

Ingen utomstående part eller intresse bör inverka på avtalandet eller skötseln av ett uppdrag eller styra avtalandet eller skötseln av uppdraget så att tjänsteleverantörens oavhängighet riskeras. Om ett ekonomiadministrationsföretag eller en kontaktperson vid företaget dock har ett ekonomiskt eller annat intresse som påverkar skötseln av kundens uppdrag, bör kunden informeras. En dylik situation kan till exempel uppstå av att agera som ombud eller representant för en tredje part, såsom försäkringsbolag, finansieringsbolag eller programvarubolag eller att verka som styrelsemedlem i ett företag som konkurrerar med kunden.

1.2 Kvalitetskontroll och riskbedömning för verksamheten

Ett ekonomiadministrationsföretag skall regelbundet säkerställa kvaliteten på sina tjänster på ett sätt det anser vara lämpligt. Målet för att använda en metod för självbedömning som är lämplig med hänsyn till verksamhetens art och omfattning är ett enhetligt verksamhetssätt bedömt ur kunders och intressenters perspektiv. Med systemet eftersträvar man till exempel att förfallodagar som är betydelsefulla för tjänsteverksamheten skall iakttas. Företagets verksamhet skall till tillämpliga delar omfattas av kvalitetskontrollen. Vid kvalitetskontroll och utveckling av kvalitet kan man som hjälpmedel till exempel använda respons från intressenter och kunder.

Man bör regelbundet, exempelvis årligen, bedöma om beskrivningarna är tillräckliga och aktuella. I samband med bedömningen granskas metoder för intern kontroll och betydande risker bedöms.

Genom en systematisk riskbedömning kan man säkerställa kontinuiteten i verksamheten för ekonomiadministrationsföretag. Vid riskhantering uppmärksammar man till exempel om företaget är ekonomiskt beroende av uppdrag från en enskild kund eller fall underhållet av företagets informationssystem har säkerställts.

Det är bra om ett ekonomiadministrationsföretag har en plan för situationer där en avtalsenlig skötsel av uppdrag riskeras på grund av minskade person- eller övriga resurser. Man kan förbereda sig inför detta genom att till exempel utse en extern suppleant eller bokföringsbyråpartner.

1.3 Förmögenhetsansvarsförsäkring

Förmögenhetsansvarsförsäkringen i ett ekonomiadministrationsföretag bör motsvara verksamhetens natur och omfattning och försäkringens omfattning bör följas upp årligen.

1.4 Agerande vid byte av tjänsteföretag

I enlighet med god riskhantering och branschstandardens etiska riktlinjer bör man kontakta kundens föregående tjänsteleverantör med den nya kundens medgivande, ifall ett lyckat genomförande av bytet eller frågor i anslutning till inledningen av kundförhållandet motiverar detta.

1.5 Dokumentation

Ett ekonomiadministrationsföretag skall dokumentera sitt arbete och sina arbetsmetoder i väsentlig utsträckning på ett ändamålsenligt sätt. Det är bra att dokumentera överlåtelsen av materialet som sker då kundförhållandet avslutas samt väsentliga anmärkningar och påminnelser som getts under uppdraget. Dessutom finns det motiverad anledning att till väsentliga delar dokumentera förhandlingar som förts med kunder och konsultation med väsentliga ekonomiska värden samt instruktioner som getts till kunden. Dokumentationen utförs med beaktande av kundstrukturens natur och omfattning enligt principen om ekonomiskt tänkande.

Syftet med dokumentationen är att säkerställa verksamheten i företaget så att frågor som väsentligt har påverkat tjänsteproduktionen, såsom uppgifter som funnits till handa för att producera tjänsten, senare skall kunna verifieras. Med tillbörlig dokumentation kan man också underlätta och effektivera situationer då kontaktpersoner byts, säkerställa att väsentlig information förmedlas till personer som sköter om ärendet, arbetsmetodernas kontinuitet och enhetlighet, samt en jämn tjänstekvalitet. Dokumentationen bör arrangeras oberoende av företagets storlek. En ensamföretagare kan genom dokumentation och övriga arrangemang i samarbete med en annan aktör, arrangemang med ställföreträdare e. d. säkerställa att verksamheten fortsätter i situationer då företagaren är förhindrad att sköta avtalade uppdrag.

1.6 Kunskap, yrkeskompetens och tillräckliga resurser

Ett ekonomiadministrationsföretag bör planera sin verksamhet så att det på lång sikt har tillräckliga förutsättningar att sköta mottagna uppdrag enligt avtal.

Personalen i ett ekonomiadministrationsföretag bör ha utbildning och erfarenhet som motsvarar uppgifterna. Personen som är ansvarig för en auktoriserad byrå bör inneha en EBR-examen. Ett ekonomiadministrationsföretag skall sköta om personalens kompetens, upprätthållande av yrkeskunskapen och yrkesmässiga utveckling genom kontinuerlig och ändamålsenlig utbildning. Ekonomiadministrationsföretaget bör instruera personalen om enhetliga arbetsmetoder som iakttas i företaget på ett sätt det anser lämpligt.

Ekonomiadministrationsföretagen bör se till att det har tillgång till tillräcklig sakkunskap och tillräckliga personalresurser för skötsel av uppdrag. I verksamheten inom ekonomiadministrationsföretagen är det väsentligt att identifiera de situationer, där det är nödvändigt att avhålla sig från uppdraget eller att använda specialister. Med kunder bör man avtala separat om användningen av specialister och om kostnader som detta medför.

Arbetsredskapen skall vara tidsenliga och programuppdateringar skall genomföras så att programmen fungerar lagenligt.

Källor för de uppgifter som behövs i yrket, tryckt eller elektronisk facklitteratur, facktidskrifter och övriga källor bör vara aktuella och tillgängliga för hela personalen.

Ett ekonomiadministrationsföretag ansvarar för en underleverantörs prestation som för sin egen.

1.7 Dataskydd och konfidentiell verksamhet

Utgångspunkten för tjänsterna är att ett konfidentiellt förhållande råder mellan kunden och ekonomiadministrationsföretaget.

Material, affärshemligheter och övriga konfidentiella uppgifter i anslutning till kunduppdraget samt den information som ekonomiadministrationsföretaget producerar bör säkerställas. Med dataskydd avses tekniska och fysiska metoder samt metoder gällande personers beteende.

Man bör kontinuerligt sköta om att kundernas filer är skyddade. Enskilda kunders bas- och övriga uppgifter samt material skall lagras på ett systematiskt sätt för att säkerställa en smidig kundtjänst.

Krav och rekommendationer i lagar om dataskydd skall iakttas.

Vid överlåtelse av uppgifter bör man särskilt säkerställa att mottagaren är berättigad till att få uppgifterna.

Det rekommenderas att man ingår ett skriftligt sekretessavtal, som också gäller efter avtalsförhållandets slut, med alla personer i anställnings- eller avtalsförhållande.

2. Avtal om uppdrag

2.1 Offert

Offerten bör vara tydlig så att det är möjligt för kunden att förstå vilka tjänster som ingår i uppdraget, vad tjänstens totalpris består av och vad sådant tilläggsarbete kan bestå av som ekonomiadministrationsföretaget har rätt att debitera separat för.

Man skall i mån av möjlighet hjälpa kunden att förstå att ekonomiadministrationsföretaget endast sköter de tjänsteuppgifter som man avtalar om, och att övriga uppgifter som tillhör bokföringsansvariga, inkomstskatte- och momsskyldiga samt arbetsgivare trots tjänsteavtalet fortfarande är på kundens ansvar.

2.2 Prisuppskattning och prissättning

Prisuppskattningen bör i mån av möjlighet ge kunden en korrekt bild av totalpriset för tjänsten. Ur kundperspektiv är det betydelsefullt att kunna se tjänstens totalpris till exempel på årsnivå.

Antaganden om antalet transaktioner och arbetstimmar som ligger som grund för prisuppskattningen borde dokumenteras och utredas för kunden.

Om man under skötseln av uppdraget märker att det slutliga priset väsentligt kommer att överstiga den givna prisuppskattningen, bör ekonomiadministrationsföretaget utan dröjsmål informera kunden.

Det finns skäl att dokumentera och ingå avtal om tilläggsarbete på ett så tydligt sätt som möjligt.

2.3 Uppdragsavtal

Man bör ingå ett skriftligt uppdragsavtal med uppdragsgivaren då uppdraget börjar, om det inte finns särskilda skäl för ett muntligt avtal. Då uppdragsavtalet uppgörs skall kunden identifieras på ett tillförlitligt sätt.

Då ett ekonomiadministrationsföretag uppgör ett bokslut om en bokföring företaget inte själv har utfört, skall uppdraget begränsas och ansvarsfrågor skall utredas med kunden.

Avtalet uppdateras att motsvara uppdraget alltid vid behov.

3. Skyldigheter under skötsel av uppdraget

3.1 Skötsel av uppdrag

Uppdraget skall skötas noggrant och sakkunnigt enligt uppdragsavtalet och gällande bestämmelser med iakttagande av godtagen praxis.

Utgångspunkten är att ekonomiadministrationsföretaget har rätt att lita på information och material från kunden, om det inte finns särskilda skäl för att förhålla sig annorlunda. Ekonomiadministrationsföretaget förutsätts inte systematiskt säkerställa att transaktionerna är korrekta vid uppgörande av bokföring eller bokslut. Den bokföringsskyldiga eller dennes representant är ansvarig för att materialet som uppdragsgivaren levererar är korrekt. Detta gäller både material som levereras månatligen och material som levereras för uppgörande av bokslut, inklusive värderings- och periodiseringslösningar.

I enskilda fall kan det vara möjligt att ekonomiadministrationsföretaget förutsätts utreda eller åtminstone anmärka om behovet av tilläggsutredningar då avvikelser upptäcks. Om ekonomiadministrationsföretaget upprepade gånger upptäcker avvikelser, som fortsätter trots anmärkningar, finns det skäl att överväga att avstå från uppdraget.

Ekonomiadministrationsföretaget skall meddela kunden om eventuella fel som upptäckts i det levererade materialet, trots att ekonomiadministrationsföretaget inte är skyldigt, om annat inte avtalats, att observera eller korrigera eventuella räkne- eller övriga fel i materialet som kunden levererat eller granska de uppgifter som kunden lämnat.

Det finns skäl att granska uppdragets ändamålsenlighet i fråga om väsentliga förändringar minst en gång om året.

3.2 Kundens interna processer och arbetsfördelning

Ekonomiadministrationsföretaget skall i mån av möjlighet utreda för kunden vad denne bör göra för att uppdraget skall kunna genomföras enligt avtal. I mån av möjlighet bör man ge handledning i kundens interna ekonomiadministrationsprocesser till den del de påverkar skötseln av uppdraget så att helhetsprocessen för ekonomiadministration fungerar.

Kunden bör i mån av möjlighet styras till att se till att ekonomiadministrationsföretaget alltid har aktuella grunduppgifter till förfogande. Kunden utser och befullmäktigar en kontaktperson att ge ekonomiadministrationsföretaget nödvändiga uppgifter och sådana beslut gällande affärsverksamheten som behövs för skötseln av uppdraget.

Kunden bör anvisas om att skötseln av uppdraget förutsätter kundens egen aktivitet i att följa med ändringar i lagstiftning och övriga ändringar gällande bransch och verksamhet, att tolka ändringarna och informera företaget om dessa, för att ekonomiadministrationsföretaget för sin del skall kunna genomföra tjänsten enligt uppdraget.

3.3 Kundinformation

Ekonomiadministrationsföretaget borde informera sina kunder om väsentliga ändringar i lagstiftningen för ekonomiadministration på ett konsekvent sätt.

4. Att observera vid avtalsslut

Då ett kundförhållande avslutas sköts uppdraget om enligt avtal till slut.

Under uppsägningstiden utförs de kundarbeten som man skulle göra under en motsvarande period om tjänsten fortgick normalt. En två månaders uppsägningstid anses i allmänhet vara skälig, även om det inte finns ett skriftligt avtal. På så sätt reserveras båda parterna möjlighet att lösgöra sig från avtalet på ett kontrollerat sätt.

Om avtalet avslutas mitt i en räkenskapsperiod, uppgör företaget en specifikation av balanskonton utifrån tillgängliga uppgifter efter att ha fått en förskottsbetalning enligt sin prislista. På motsvarande sätt sköter ekonomiadministrationsföretaget om nödvändiga specifikationer för löneräkning och lönebokföring.

Om avtalet avslutas innan bokslut har uppgjorts för avtalets räkenskapsperiod, kan ekonomiadministrationsföretaget uppgöra ett bokslut, om kunden betalar en förskottsavgift för det och levererar de uppgifter och det material som behövs för bokslutet till företaget.

Även om kunden inte under uppsägningstiden låter göra avtalsenliga arbeten hos ekonomiadministrationsföretaget, kan företaget debitera för sina tjänster enligt angiven prislista under uppsägningstiden. I prislistan bör man då fastställa tjänsteavgiften för situationen i fråga.

Ekonomiadministrationsföretaget skall förvara alla grunduppgifter och övrig dokumentation om kundens uppdrag i minst fem år från det att avtalet har upphört.

 

TAL-STA3 – Bokföringstjänster

Denna standard fastställer genom vilka åtgärder ett ekonomiadministrationsföretag kan försöka säkerställa kvaliteten på bokföringstjänsterna det producerar.

1. Branschstandardens syfte och utgångspunkter

Branschstandarden är avsedd för ekonomiadministrationsföretag som utifrån ett uppdragsavtal producerar bokföringstjänster för en kund.

Syftet är att beskriva de handlingssätt genom vilka en aktör inom ekonomiadministrationstjänster kan säkerställa sitt eget arbete. I regel innehåller branschstandarden inga anvisningar gällande innehållet (substansen) i bestämmelserna i bokföringslagstiftningen. I Ekonomiadministrationsförbundets rekommendation God bokslutssed finns anvisningar om bokföringslagstiftningen gällande denna branschstandard.

I uppgörandet av branschstandarden har man inte tänkt på rapporteringskraven för börsnoterade bolag, koncerner eller internationella standarder enligt IAS/IFRS eller USGAAP. Om kunden erbjuds dylika tjänster kan branschstandarden iakttas till tillämpliga delar.

2. Produktion av bokföringstjänst

Tjänsten produceras med iakttagande av gällande bokföringslagstiftning och lägre bokföringsanvisning, uppdragsavtal, god sed inom branschen samt Ekonomiadministrationsförbundets branschstandard TAL-STA. Tjänsten dokumenteras på tillbörligt sätt antingen genom att använda blanketter som ekonomiadministrationsföretaget själv har utarbetat eller kvalitetsblanketter som producerats av Ekonomiadministrationsförbundet.

2.1 Krav för förtrogenhet, utredning och säkerställande

Ekonomiadministrationsföretaget borde ha eller borde utan dröjsmål införskaffa en förtrogenhet med kundens affärsverksamhet till den del som detta har betydelse för en högklassig skötsel av uppdraget.

Ekonomiadministrationsföretaget förutsätts inte systematiskt säkerställa att transaktionerna är korrekta vid uppgörande av bokföring eller bokslut. Den bokföringsskyldiga eller dennes representant är ansvarig för att materialet som bokföringsposterna baseras på är korrekta och tillräckliga. Vid behov skaffar ekonomiadministrationsföretaget tilläggsutredningar, för att transaktionen enligt sin natur skall kunna registreras korrekt.

2.2 Anpassning av kundens interna rutiner och anvisningar som ges till kunden

När ett ekonomiadministrationsföretag utför ett uppdrag borde företaget klargöra för kunden väsentliga frågor i anslutning till tjänsten.

Ekonomiadministrationsföretaget borde tillsammans med kunden bedöma och anpassa sådana interna rutiner hos kunden som på ett väsentligt sätt påverkar utförandet av uppdraget så att tjänsten kan genomföras på bästa möjliga sätt.

Kunden borde vid behov ges handledning i att kontrollera sakinnehållet i verifikatmaterialet samt i att kontrollera att bokföringsmaterialet är helt och komplett.  

Ekonomiadministrationsföretaget har inte skyldighet att kontrollera kundens material på ett regelbundet och aktivt sätt, men ifall ekonomiadministrationsföretaget upptäcker brister i bokföringsmaterialet, borde man försöka ta upp frågan med kunden. Vid behov bör man ge en skriftlig anmärkning i enlighet med KL2004 Allmänna avtalsvillkor.

3. Bokföring och rapportering under räkenskapsperioden

Innehållet i verifikat som bekräftar affärstransaktioner bör motsvara verkligheten och de bör registreras enligt sin faktiska natur. Vid utförande av bokföring under räkenskapsperioden bör bokföraren sätta sig in i innehållet i verifikaten i tillräcklig utsträckning med beaktande av vad som nämns i punkterna TAL-STA2 3.1 och TAL-STA3 2.1.

Ekonomiadministrationsföretaget sköter för sin del om att verifieringskedjan kan bekräftas utan svårighet.

Ekonomiadministrationsföretaget borde inte från sitt håll utan anmärkning godkänna väsentliga eller upprepade avvikelser i uppdragsavtalet till exempel gällande leveranstidtabellen för material hos kunden.

3.1 Rapportering

Ekonomiadministrationsföretaget borde producera endast de rapporter för kunden, vilka har avtalats i uppdragsavtalet eller separat. Alla rapporter som produceras för uppdragsgivaren borde till sin struktur utarbetas så att de så väl som möjligt motsvarar kundens behov. Det är bra om ekonomiadministrationsföretaget i egenskap av ekonomisakkunnig kan ge kunden råd om en tillräcklig rapporteringsnivå, så att man till exempel utför beräkningar om beräknad penningåtgång enligt behov.

Det rekommenderas att ge kunden handledning i att tolka rapporterna. Betydelsen av väsentlig information för kundens verksamhet borde förklaras genom kommentarer. Det vore särskilt viktigt att kommentera om det av rapporten framgår frågor gällande företagets betalningsförmåga, soliditet, lönsamhet eller ekonomi i övrigt, som kunden borde uppmärksamma eller vars betydelse kunden inte kan antas inse. Principer för uppgörande av bokföring under räkenskapsperiod bör beaktas.

Rapporterna baseras på information som kunden levererar, till vilken del kunden ansvarar för att rapporten är korrekt.

Det är bra om det framgår av rapporterna under räkenskapsperioden vilken bokföringsgrund som har använts.

Ett ekonomiadministrationsföretag bör ha skriftlig information om vem rapporterna skall levereras till. Detta avtalas i uppdragsavtalet. Frågan bör säkerställas då informationen överlämnas.

4. Genomförande av bokslut

Bokslutsdokumenten som ett ekonomiadministrationsföretag genomför skall vara tydliga och genomarbetade. För varje kund skall anvisningen God bokslutssed, som getts av Ekonomiadministrationsförbundet, iakttas till tillämpliga delar.

För att kunna producera ett bokslut för kunden enligt bokföringslagstiftningen, underliggande anvisningar, rekommendationer samt övriga allmänna bokslutsprinciper, bör ekonomiadministrationsföretaget i tillräcklig utsträckning bekanta sig med kundens verksamhet, rutiner för att bokföra ekonomisk information samt beräkningsgrunder som tillämpats i uppgörandet av tidigare års bokslut. Grundfrågorna för bokföringsverksamheten avgörs i mån av möjlighet redan då den löpande bokföringen görs upp och man borde dokumentera lösningarna för väsentliga frågor.

Det är bra om ekonomiadministrationsföretaget som en del i sin kvalitetskontroll har ett tillräckligt tillförlitligt system för att säkerställa att alla väsentliga åtgärder gällande genomförande av bokslut vidtas.

Det färdiga bokslutet borde granskas analytiskt och kunden borde informeras om bokslutet på avtalat sätt.

5. Rekommendationer

5.1 Rekommendation som antecknas i bokslutet om vem som uppgjort bokslutet

Ekonomiadministrationsförbundets rekommendation till sina medlemmar är att i anslutning till innehållsförteckningen i balansboken eller i annan punkt som rekommenderas av Ekonomiadministrationsförbundet anteckna ett omnämnande om vilket ekonomiadministrationsföretag som har uppgjort bokslutet. Ekonomiadministrationsföretaget kan, om det så vill, nämna vilka sidor det har uppgjort.

Exempel:
Bokslutet uppgjordes av
Maijan Tilit Oy, auktoriserad bokföringsbyrå
Mikkosentie 5
12345 Mikkola

5.2 Rekommendation om uppgörande av verksamhetsberättelse

Ekonomiadministrationsföretaget uppgör inte en verksamhetsberättelse för kunden, utan hjälper kunden att producera korrekt information genom råd och anvisningar.

 

TAL-STA4 – Löneräkningstjänst

Denna standard fastställer genom vilka åtgärder ett tjänsteföretag inom ekonomförvaltning kan försöka säkerställa kvaliteten på den löneräkningstjänst det producerar.

1. Branschstandardens syfte och utgångspunkter

Branschstandarden är avsedd för tjänsteföretag inom ekonomiförvaltning som utifrån ett uppdragsavtal producerar löneräkningstjänster för en kund.

Syftet är att beskriva de handlingssätt genom vilka en aktör inom ekonomiförvaltningstjänster kan säkerställa sitt eget arbete. I regel innehåller branschstandarden inga anvisningar gällande innehållet i föreskrifterna i lagstiftningen gällande löneräkning eller tillämpningen av dessa. Ekonomiadministrationsförbundets guide LFR-guide Löneförvaltningstjänst i redovisningsbyrå (PHT-opas Palkkahallintopalvelu tilitoimistossa) innehåller anvisningar för bland annat tjänster och praxis inom löneräkning och löneförvaltningstjänster.

2. Produktion av löneräkningstjänst

Tjänsten produceras med iakttagande av gällande lagstiftning och anvisningar som styr löneräkning, uppdragsavtal, god sed inom branschen samt Ekonomiadministrationsförbundets branschstandard TAL-STA. Tjänsten dokumenteras på tillbörligt sätt antingen genom att använda blanketter som tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning själv har utarbetat eller kvalitetsblanketter som producerats av Ekonomiadministrationsförbundet.

2.1 Krav för förtrogenhet, utredning och säkerställande

Tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning borde ha eller borde utan dröjsmål införskaffa en förtrogenhet med kundens affärsverksamhet till den del som detta har betydelse för en högklassig skötsel av uppdraget. För utförandet av uppdraget är det viktigt att utreda och dokumentera kundspecifika handlingssätt, till exempel lokalt avtalade villkor.

Kunden själv eller kundens företrädare ansvarar för att materialet på vilket uppdraget baseras är korrekt, tillräckligt och fullständigt. Vid behov skaffar tjänsteföretaget inom ekonomiadministration i mån av möjlighet tilläggsutredningar för att löneräkningen ska kunna utföras korrekt.

2.2 Anpassning av kundens interna rutiner och anvisningar som ges till kunden

När ett tjänsteföretag inom ekonomiförvaltning utför ett uppdrag borde företaget klargöra för kunden väsentliga frågor i anslutning till tjänsten. Ansvarsfördelningen och anvisningarna gällande uppdraget borde gås igenom samt uppdateras och utvärderas regelbundet.

Kunden bör hjälpas att inse att ansvaret för iakttagande av arbetslagstiftningen och kollektivavtal ligger hos kunden själv och att tjänsteföretaget inom ekonomiadministration inte fattar beslut om dessa för kunden.

Tjänsteföretaget inom ekonomiadministration borde tillsammans med kunden bedöma och anpassa sådana interna rutiner hos kunden som på ett väsentligt sätt påverkar utförandet av uppdraget så att tjänsten kan produceras på bästa möjliga sätt.

Kunden borde vid behov ges handledning i att kontrollera sakinnehållet i löneräkningsmaterialet samt i leveransen av detta.

Tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning har inte skyldighet att kontrollera kundens material på ett aktivt sätt, men ifall tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning upptäcker brister i bokföringsmaterialet, borde man försöka ta upp frågan med kunden. Vid behov bör man ge en skriftlig anmärkning i enlighet med KL2004 Allmänna avtalsvillkor.

När tjänsterna avslutas ser tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning tillsammans med kunden till att vardera för sin del uppsäger fullmakter som gjorts för att genomföra tjänsten.

Tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning ska ge kunden handledning i bikostnader i anslutning till löneutbetalning samt kundens skyldighet att följa upp att försäkringsbetalningarna i anslutning till arbetsgivarverksamhet är tillräckliga.

2.3 Uppgifternas konfidentialitet

På grund av känsligheten i uppgifterna i löneräkningen betonas konfidentialiteten.

Om inget annat uttryckligen har avtalats, lämnar tjänsteföretaget uppgifter gällande löneräkning och tar emot uppdrag gällande löneräkning endast av utsedda kontaktpersoner hos kunden.

Ifall en myndighet eller en annan instans begär löneräkningsuppgifter, ska mottagarens rättighet att motta uppgifterna säkerställas. Uppgifterna lämnas skriftligt.

3. Rapporter som produceras för kunden

Tjänsteföretaget inom ekonomiförvaltning bör utöver de obligatoriska löneräkningsrapporterna producera endast de rapporter för kunden vilka har avtalats i uppdragsavtalet eller separat.

Rapporterna baseras på information som kunden levererar, till vilken del kunden ansvarar för att rapporten är korrekt.

Det rekommenderas att löneräkningen utan dröjsmål levererar uppgifter om löneutbetalning till den instans som sköter om den ekonomiska rapporteringen.