Aukoton kirjausketju eli audit trail

Olet ehkä kuullut kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai verotarkastajan puhuvan audit trailista eli kirjausketjun aukottomuudesta. Se on tärkeä asia kirjanpidon virheettömyyden varmistamisessa mutta ennen kaikkea kirjanpidon lukijan näkökulmasta, olkoon lukija tilintarkastaja tai yrittäjä itse.

Kirjausketjun aukottomuudessa on käytännössä kyse siitä, että kun kirjanpidon lukija ottaa käsiinsä (tai ruudulle) minkä tahansa tositteen, hänen on voitava vaivatta kyetä tarkistamaan, miten tosite on kirjattu ja miten se on vaikuttanut tilinpäätökseen. Kun siis tilintarkastaja tai (Hirsimäki itse) ottaa käsiinsä Hirsimäen Autokorjaamon ostolaskumapin tai selaa yrityksen ostolaskuja kännykällään, hän näkee ostolaskulle tallennetun kirjanpidon tositenumeron 567. Hän voi tositenumeron perusteella tarkistaa päiväkirjalta, mille tileille tosite on kirjattu. Sen jälkeen hän voi tililuettelon tai tilikohtaisen tuloslaskelman avulla todentaa, että kirjaus on vaikuttanut esimerkiksi tuloslaskelman erään Liiketoiminnan muut kulut. (Siivouskulut kohdistetaan eli päätetään tilinpäätöksessä tähän erään). Tästä on kyse kirjausketjun aukottomuudessa tositteesta tilinpäätökseen.

Käytännössä vielä tärkeämpää on kirjausketjun aukottomuus tilinpäätöksestä tositteeseen. Autokorjaamonjohtaja Hirsimäki kauhistuu saadessaan kirjanpitäjältään maaliskuun tuloksen. Se on tappiollinen, kun vielä helmikuu vihersi plussalla. Hirsimäki lähtee selaamaan maaliskuun tuloslaskelmaa jo toteaa, että liiketoiminnan muut kulut erässä, on tolkuttoman iso summa. Hän lähtee tutkimaan tarkemmin tilikohtaiselta tuloslaskelmalta (ammattislangilla laaja tuloslaskelma) erän sisältöä ja huomaa, että markkinointikulut tilin saldo on todella iso. Pääkirjalta hän löytää 150.000 euron kirjauksen. Kirjauksen tositenumeron perusteella hän löytää Marketing-Maniacs Oy:n laskun suuruudeltaan 150.000 euroa plus arvonlisävero. Hiljattain palkattu markkinointijohtaja Antti oli pannut haisemaan ja tilannut ensi töikseen kysymättä markkinointi-imagotutkimuksen rahaa säästämättä ja laadusta tinkimättä.

Tämä esimerkki kertoo meille paitsi audit trailin käytännön soveltamisesta, myös sen että usein tilinpäätös kannattaa tehdä kuukausittain. Lisäksi se muistuttaa asianmukaisista sisäisistä kontrolleista. Antille olisi pitänyt antaa rahamääräiset rajat tilausvaltuuksiin sekä ostolaskut olisi ollut syytä hyväksyttää tilaajan esimiehellä.