Ovatko kaikki tositteet tallessa?

On tärkeää tarkastaa, että maksutapahtumia tiliotteelle aiheuttaneiden liiketapahtumien eli ostojen ja myyntien tositteet ovat kirjanpidossa.

Tiliotetiedostojen tulee olla aukottomia. Myös myynnin aukottomasta kertymisestä kirjanpitoon on huolehdittava.

Palkan maksamisesta seuraa uusia liiketapahtumia: verot ja sosiaaliturvamaksut on tilitettävä sekä maksettava vakuutusmaksut (työttömyys- tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset) ja eläkevakuutusmaksut (Tyel).

Tositteiden järjestäminen

Sähköisten tositteiden numerointi syntyy kirjanpito-ohjelmaan koodatun menetelmän mukaisesti. Tämä menetelmä voi olla myös jokin algoritmi, joka yksilöi tositteen numerointia vastaavalla tavalla. Joka tapauksessa tositteiden yksilöinnin tulee olla järjestelmällistä, selkeää ja loogista. Tositteita tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.

Paperitositteet pitää järjestää aikajärjestykseen kirjanpitoa varten. Järjestäminen on selkeintä silloin, kun tositteet lajitellaan laatunsa mukaan eri sarjoihin. Tositteet numeroidaan juoksevasti sarjan sisällä. Tositesarjat erotetaan toisistaan esimerkiksi lajinumerolla tai numeroimalla eri sarjat eri tuhat- tai 10-tuhatluvuilla (3001, 3002, 3003,... 4001, 4002, 4003,... 5001, 5002, 5003, ...).

Mappeja ja erilaisia lajittelun apuvälineitä kannattaa käyttää apuna, kun paperitositteita järjestetään kirjauskuntoon ja tarkistetaan. Yrityksen asioita hoitavalta kirjanpitäjältä kannattaa kysyä neuvoa joustavimman menetelmän löytämiseksi. Epämääräisten paperikasojen järjestäminen kirjauskuntoon vaatii aikaa ja vaivaa. Sen tähden tositeaineisto kannattaa pitää koko ajan järjestyksessä tai skannata tai valokuvata nopeasti, näin tositeaineistosta voidaan tehdä kirjanpitokin nopeasti. Järjestyksessä olevista tositteista löytyvät myös helposti tiedot, joita esimerkiksi maksuliikenteen ja perinnän hoitamisessa tarvitaan.