Tosite

Tosite on liiketapahtuman todistusaineisto. Keskeistä siinä on tietosisältö. Tositemerkintöjä voi, kannattaa ja joskus pitääkin täydentää. Esimerkiksi edustuskulutositteeseen merkitään ketkä ja miksi olivat kestittävinä.

Tositteen merkintöjen on oltava selkeitä, pysyvällä tavalla tehtyjä ja niin yksikäsitteisiä ja yksiselitteisiä, että selviää, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä ja että tositteen tietosisällön perusteella on mahdollista laatia liiketapahtuman kirjanpitomerkintä. Tositteiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja tositteen antajan nimellä ja osoitteella varustettuja. Tosite voidaan muuttaa toiseen muotoon kirjanpidon laatimista varten, esimerkiksi paperilasku pdf-kuvaksi tai käteiskuitti valokuvaksi – yhtä kaikki menetelmän on oltava sellainen, että ne voidaan liittää kirjanpidon osaksi.

Tosite voi siis olla sähköinen tai paperia. Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta osasta.

Tositeaineistoa ovat tiedostot tai kopiot yrityksen lähettämistä laskuista, kassakoneen tarkkailunauhat, yritykselle osoitetut, hyväksytyt verkkolaskut, alkuperäiset paperiset tai skannatut ostolaskut, tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat: rahtikirjat ja lähetteet, pankin tiliotteet ja tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot.

Jos yrityksen pankkitililtä tehdään käteisnostoja kirjanpitäjä tarvitsee tositetiedon siitä, mihin tarkoitukseen nosto on tehty. Erityisesti silloin, kun kirjanpitovelvollisen kirjanpidon hoito on annettu tilitoimistolle, on olennaisen tai poikkeuksellisen liiketapahtuman todentavaan tositteeseen perusteltua liittää kirjanpitovelvollisen hyväksyntä.

Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu "haaleneva" kuitti ei kelpaa kirjanpitoon. Tällaisesta tositteesta on otettava valokopio, valokuva tai liikkeestä on pyydettävä säilyvällä tavalla kirjoitettu kuittijäljennös.