Miten ja kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee arkistoida

Arkistoinnin toteutustavat

Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä. Kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai-htm-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.

Arkistoinnin järjestäminen on juridisesti yrityksen johdon vastuulla, vaikka usein tilitoimisto hoitaakin käytännön toteutuksen. Yrityksen vastuulla on, että verotarkastaja tai konkurssitapauksessa pesänhoitaja voi lukea kirjanpitoa paperilla tai koneen ruudulta.
Käytännössä tärkeimmät muistettavat asiat ovat:

  • Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina (vaikkapa DVD-levyllä) tilitoimisto luovuttaa aineiston yleensä vuosittain asiakkaalle. Yrityksen on ymmärrettävä arkistoida se huolella.
  • Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, yrityksen pitää varmistua että kirjanpito-ohjelmisto on yrityksen käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa. Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, aineisto tulee ajaa tiedostoiksi tai tulostaa paperille.

Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Käytännössä kirjanpito koostuu usein osakirjanpidoista, joita voivat olla esimerkiksi myyntireskontra, ostoreskontra ja palkanlaskenta sekä pääkirjanpidosta.

Lisäksi luettelossa kirjanpidoista ja aineistoista kuvataan myös kirjanpitoaineiston säilytystavat. Kuvauksesta esimerkkinä:

  • Kirjanpito säilytetään yrityksen pääkonttorissa CD-levyllä pdf-muodossa TAI
  • Yrityksen kirjanpito säilytetään Ohjelmistomaakarit Oy:n pilvipalvelussa, NetCountor-ohjelmistossa
  • Yrityksen kirjanpito säilytetään pdf-muodossa Dropboxissa (tunnukset ja salasana säilytetään yrityksen toimistossa) lukuun ottamatta kululaskuja, jotka säilytetään paperilla pääkonttorilla.

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on äärimmäisen tärkeä dokumentti monestakin syystä. Jos yrityksessä tulee henkilövaihdoksia, uudet vastuuhenkilöt saavat tiedon mistä kirjanpito löytyy. Jos yritys menee konkurssiin, pesänhoitaja voi ottaa kirjanpidon haltuunsa ja saattaa sen tarvittaessa loppuun.

Kirjanpitoaineiston säilytysajat

Alla on kuvattu kirjanpitoaineiston lakisääteinen vähimmäissäilytysaika.

Tositteet – 6 vuotta
Tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto tarkoittaa käytännössä kirjanpidon pohjalta laadittuja viranomaisilmoituksia, kuten arvonlisävero- ja tuloveroilmoitukset.

Tilinpäätös, kirjaukset, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista – 10 vuotta
Tilinpäätös, kirjanpidot (eli tehdyt kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä), tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kannattaa muistaa, että nämä ovat vain vähimmäissäilytysaikoja. Esimerkiksi eräät EU-tuet edellyttävät pidempää säilytystä. Työlainsäädäntöön puolestaan sisältyy velvoite antaa työtodistus 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.

Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen ilmoitettava Kaupparekisteriin, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu. Jos taas yritys asetetaan konkurssiin, pesänhoitaja ottaa kirjanpitoaineiston haltuunsa.