Miten kauan kirjanpitoja täytyy säilyttää? Arkistointi

Kirjanpidot ja tilinpäätökset täytyy säilyttää. Myös aineisto, josta kirjanpito ja tilinpäätökset tehdään, on säilytettävä eli arkistoitava. Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla. Tiedot voi arkistoida myös paperittomasti koneellisille tietovälineille, kunhan noudattaa näistä menetelmistä annettuja määräyksiä. Kaikki kirjanpidon materiaali tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää koneellisesti.

Tositteet 6 vuotta

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista 10 vuotta

Tilinpäätös, kirjanpidot sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista  on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.

Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan ilmoitettava rekisteriviranomaiselle (kaupparekisteri, yhdistysrekisteri), kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.

Esimerkki: Jos tilikausi on 1.7. – 30.6., voi arkiston siivouksessa vuoden 2016 alkaessa tuhota tositteet, jotka ovat tilikaudelta 1.7.2008 –30.6.2009 tai sitä vanhempia ja kirjanpitokirjat, jotka ovat tilikaudelta 1.7.2004 – 30.6.2005 tai sitä vanhempia. Säädetyt ajat ovat vähimmäisaikoja.

Kannattaa muistaa, että saamiset ja useat varallisuuteen kohdistuvat rikokset vanhenevat 10 vuodessa. Myös kiinteistöjen, arvopapereiden, kaluston, koneiden ja laitteiden hankintamenon selvittäminen voi olla tarpeen 10 vuoden jälkeenkin. Myös Euroopan unionin rahasto-ohjelmasta myönnettyä tukea koskevaa kirjanpitoaineistoa säilytetään ministeriön säätämin erityissäädöksin. Palkanmaksuun ja työsuhteeseen liittyvät asiapaperit kannattaa myös säilyttää määräaikojen yli.