Maksunsaajan tarkistus – huomioitavaa tilitoimiston ja asiakkaan välisessä sopimisessa
Kerroimme aiemmassa tiedotteessamme EU:n pikamaksuasetuksen pankeille asettamasta velvoitteesta tarjota asiakkailleen niin sanottua maksunsaajan tarkistusta (Verification of Payee eli VoP). Ennen maksun tarkistusta pankin järjestelmä varmistaa, että lähetetyssä maksuaineistossa oleva maksun saajan nimi ja tilin omistajan nimi vastaanottavassa pankissa täsmäävät. Tämä palvelu tuli käyttöön verkkopankkimaksamisessa 9.10.2025.
Monet ohjelmistotalot ovat sisällyttämässä maksatustoimintoonsa mahdollisuutta hyödyntää maksunsaajan tarkastus –palvelua. Ratkaisut vaihtelevat ohjelmistoittain ja myös pankkikohtaisesti. Perusidea kuitenkin on se, että maksaja lähettää ennen varsinaista maksatusta taloushallinto-ohjelmistosta tai palkkaohjelmistosta maksuerän pankkiin tarkastettavaksi. Palautteena pankki antaa tiedot, miten maksuaineistossa olevat maksunsaajien nimet ja tilinomistajien nimet vastaanottavissa pankeissa täsmäävät. Palautteessa voi käydä ilmi, että osa nimistä eivät vastaa toisiaan lainkaan tai vastaavat vain osittain. Maksunsaajan tarkastustoiminto tulee saataville moniin taloushallinto-ohjelmistoihin ja mahdollisesti myös palkkaohjelmistoihin lähikuukausien aikana.
Vaikka ohjelmistossa olisi valmius maksunsaajan tarkastuspalvelun hyödyntämiseen, toiminnon soveltaminen tilitoimiston ja asiakkaan yhteiseen prosessiin on haasteellista. Ostolaskuja tai palkka-aineistoja voi sisältyä yhteen maksatuserään satoja tai tuhansia. Maksunsaajien nimissä on runsaasti epävastaavuuksia. Ostolaskuissa maksunsaajan laskulla oleva nimi voi olla aputoiminimi ja vastaanottavan pankin tiedoissa on virallinen nimi. Ostolaskulla voi lukea asunto-osakeyhtiön sijaan As oy. Palkkaohjelmistoissa on yleensä työntekijän nimi, mutta pankissa voi olla puolisoiden yhteinen tili. Nuorien henkilöiden palkkoja tai palkkioita voidaan maksaa vanhempien tilille. Vastaavia esimerkkejä on varmasti lisääkin.
Miten asiakkaansa maksatusta hoitavan tilitoimiston tulisi toimia, kun maksunsaajan tarkastus antaisi ohjelmistoon tiedon, että osalla saajista nimi ei vastaa ja osalla vastaa osittain? Voiko tilitoimisto näistä ilmoituksista huolimatta maksaa aineistot? Etenkin palkat on syytä saada maksuun oikeina päivinä ja ostolaskujen maksatuksessakaan ei haluta olennaisia viiveitä.
Asiassa kannattaa huomioida seuraavat taustatiedot:
- Pikamaksut lähtevät maailmalle sekunneissa. Pankkien mahdollisuus pysäyttää esimerkiksi huijauslaskuihin perustuvat maksut on paljon aiempaa vähäisempi.
- Pankit eivät vastaa menetyksistä, jos maksaja suorittaa maksun vaikka maksuaineiston tiedot eivät vastaa saajan pankissa saajan nimeä ja tilinumeroa.
Tilitoimiston on syytä sopia menettelyistä asiakkaan kanssa viimeistään silloin, kun maksunsaajan tarkastus on tulossa mahdolliseksi tilitoimiston käyttämässä ohjelmistossa. Teoriassa vaihtoehtoja ovat esimerkiksi:
- Sovitaan, että asiakas ottaa kantaa poikkeamiin (ei vastaa, vastaa osittain). Sovitaan menettelystä ja huomioidaan asia maksatuksen aikatauluissa.
- Sovitaan, että maksunsaajan tarkastusta ei hyödynnetä. Sovitaan ja dokumentoidaan prosessi, jossa laskujen ja maksunsaajatietojen oikeellisuus varmistetaan prosessin aiemmissa vaiheissa.
Jos ohjelmistossa on käytössä maksunsaajan tarkastus ja tilitoimisto ei ole sopinut asiasta asiakkaan kanssa asianmukaisesti, on tilitoimisto vahingon sattuessa hankalassa asemassa. Erityisesti silloin, jos laskujen hyväksyntäprosessista ei ole sovittu yksityiskohtaisesti ja kirjallisesti.
Muistutuksena vielä:
Maksatusprosessin turvallisuus kuntoon
Turvallinen maksuliikenne edellyttää koko maksatusprosessin tarkastelua ja suunnittelua.
- Miten varmistetaan, että maksatukseen pannaan vain oikeiksi todettuja laskuja
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutiedot saadaan ja tallennetaan järjestelmään oikein
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutietoja ei päivitetä asiattomasti
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutietoa ei muuteta maksatusprosessissa
Sama kontrollitarve koskee luonnollisesti myös esimerkiksi palkanmaksua.
Asiakkaan ja tilitoimiston on päätettävä riittävä kontrollitaso ja määritettävä sovellettavat kontrollikeinot. Kontrollikeinoja ovat esimerkiksi toimittajien ja palkansaajien perustietojen ylläpidon ja varsinaisen maksatuksen eriyttäminen eri henkilöille, neljän silmän periaate maksatuksessa sekä huolellinen ostolaskujen asiatarkastus. Hyvä tapa aloittaa kehitystyö on tutustua huolella omien ohjelmistojen tarjoamiin mahdollisuuksiin kuten käyttöoikeusmäärityksiin, lokitietojen seurantaan ja reaaliaikaisiin hälytyksiin.
