Maksunsaajan tarkistus – vaikutusta lähinnä verkkopankki- ja mobiilipankkimaksamiseen
Lokakuussa voimaan tuleva EU:n pikamaksuasetus nopeuttaa maksujen siirtymistä euroalueella. SEPA-pikasiirtojen lähetys ja vastaanottaminen tulee pakolliseksi kaikille euroalueen pankeille ja maksupalveluntarjoajille.
Maksunsaajan tarkistus on erinomainen turvaominaisuus verkkopankkimaksuissa
Pikamaksuasetukseen sisältyy myös pankeille velvoite tarjota 9. lokakuuta 2025 alkaen niin sanottua maksunsaajan tarkistusta (Verification of Payee eli VoP). Ennen maksun tarkistusta pankin järjestelmä varmistaa, että lähetetyssä maksuaineistossa oleva maksun saajan nimi ja tilin omistajan nimi vastaanottavassa pankissa täsmäävät.
Peruslogiikka on yksinkertainen:
Tilinnumero ja yrityksen nimi maksuaineistossa:
FI4250001510000023 ja Mottonen Engineering
Tilinnumero ja yrityksen nimi vastaanottavassa pankissa:
FI4250001510000023 ja Matti Möttösen konepaja Oy
Jos tiedot eivät täsmää, järjestelmä ilmoittaa asiasta maksua tekevälle käyttäjälle. Tämä on erinomainen keino maksuhuijausten estämiseen, kun yksityishenkilö tai pk-yrittäjä on suorittamassa maksua pankin palvelussa eli verkkopankissa tai mobiilipankissa. Pankki ilmoittaa maksajalle vastaako maksuaineiston nimi tilinomistajan nimeä kokonaan, lähes kokonaan tai ei ollenkaan (”match”, ”close match” tai ”no match”). Käyttäjä voi joka tapauksessa maksaa laskun, mutta maksaminen virheilmoituksesta huolimatta vähentää pankin vastuuta virheellisistä maksuista.
Voit lukea asiasta lisää esimerkiksi Danske Bankin tiedotteesta.
Maksunsaajan vahvistuksen soveltaminen taloushallinnon ohjelmistoissa on haasteellista
Miten maksunsaajan tarkistusta sovelletaan yritysten taloushallinto-ohjelmistosta tehtävään ostolaskujen maksatukseen tai palkkajärjestelmästä tehtävään palkanmaksuun? Nämä ovat luonteeltaan massatoimintaa eikä yksittäisten maksujen käsittelyä. Asiassa on tunnistettu seuraavat merkittävät haasteet:
- Pikamaksuasetus velvoittaa ainoastaan pankkeja ja maksulaitoksia tarjoamaan maksunsaajan tarkistusta. Vastaavaa velvoitetta ei ole säädetty ohjelmistoille, joista maksuaineistoja pankkiin lähetetään. Alustavien tietojen mukaan toimintoa ei ole toteutettu useimpiin talous- ja palkkahallinnon ohjelmistoihin. Osaan maksuliikenneohjelmistoista toiminto on toteutettu tai toteutuksessa. Toimintamalli voisi olla esimerkiksi:
- Kirjanpito- tai palkkaohjelmisto tuottaisi maksuaineiston maksuliikenneohjelmistoon.
- Maksuliikenneohjelmistosta aineisto siirrettäisiin pankkiin, joka antaisi palautteena tiedot maksunsaajien oikeellisuudesta.
- Tämän jälkeen aineiston voisi lähettää pankkiin maksatukseen.
- Eri pankkien ratkaisut ovat erilaisia, mikä tee sujuvasta toteutuksesta ohjelmistotaloille haasteellisempaa. Osa pankeista tarjoaa maksunsaajan vahvistukseen web services -rajapintaa, osa erillistä API-rajapintaa ja osa portaalinäkymää.
- Maksatus taloushallinto- ja palkkaohjelmistoista on massatoimintaa toisin kuin yksittäisten maksujen tekeminen verkkopankissa. Maksunsaajan tarkistustoiminto antaa alkuvaiheessa paljon virheellisiä hälytyksiä, jotka pitäisi tarkastaa. Esimerkiksi monissa palkkaohjelmistoissa voidaan tilin yhteyteen tallentaa vain palkansaajan nimi ja jos pankissa tilinomistajaksi on merkitty molemmat puolisot, voisi tästä seurata ”hälytys”. Monesti yrityksen nimi myyntilaskulla saattaa myös olla osin tai kokonaan eri kuin sen pankkitiedoissa.
Maksunsaajan tarkistus ei siis ainakaan alkuvaiheessa yleensä vaikuta tilitoimistojen ja yritysten työprosessiin, kun maksatusta hoidetaan ohjelmistoista eräsiirroilla. Jos maksunsaajan vahvistusta ei ole otettu käyttöön yrityksen tai tilitoimiston eräsiirtomaksatuksessa, kaikki sujuu kuten ennenkin.
Maksuliikenteen kontrolleja ei muutoinkaan ole mielekästä toteuttaa viime metreillä eli maksatushetkellä. Käytännössä vääristä maksunsaajatiedoista saatujen ilmoitusten käsittely aiheuttaisi viiveitä maksatukseen, koska selvittely ja päätöksenteko maksusta edellyttäisi myös tilitoimiston asiakasyrityksen hyväksyntää.
On myös syytä muistaa, että maksunsaajan tarkistus antaa ilmoituksen, jos maksunsaajan nimi ja tilinhaltijan nimi eivät vastaa toisiaan. Se ei kuitenkaan estä maksun tekemistä. Tarkistus on siis omiaan estämään lankeamista huijauslaskuihin, mutta se ei estä taloushallintojärjestelmään tunkeutunutta rikollista tai kavallukseen sortunutta taloushallinnon ammattilaista tekemästä perusteettomia maksuja.
Maksatusprosessin turvallisuus kuntoon
Turvallinen maksuliikenne edellyttää koko maksatusprosessin tarkastelua ja suunnittelua.
- Miten varmistetaan, että maksatukseen pannaan vain oikeiksi todettuja laskuja
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutiedot saadaan ja tallennetaan järjestelmään oikein
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutietoja ei päivitetä asiattomasti
- Miten varmistetaan, että toimittajan maksutietoa ei muuteta maksatusprosessissa
Sama kontrollitarve koskee luonnollisesti myös esimerkiksi palkanmaksua.
Yrityksen tai tilitoimiston on päätettävä riittävä kontrollitaso ja määritettävä sovellettavat kontrollikeinot. Kontrollikeinoja ovat esimerkiksi toimittajien ja palkansaajien perustietojen ylläpidon ja varsinaisen maksatuksen eriyttäminen eri henkilöille, neljän silmän periaate maksatuksessa sekä huolellinen ostolaskujen asiatarkastus. Hyvä tapa aloittaa kehitystyö on tutustua huolella omien ohjelmistojen tarjoamiin mahdollisuuksiin kuten käyttöoikeusmäärityksiin, lokitietojen seurantaan ja reaaliaikaisiin hälytyksiin.
Laskuttajat huomio!
Varmistakaa, että laskullanne on yrityksenne virallinen nimi ja sama virallinen nimi on myös yrityksenne pankkitiedoissa. Tai ainakin, että nimet vastaavat toisiaan. Tämä on erityisen tärkeää, jos laskutatte massana kuluttajia ja mikroyrityksiä, jotka maksavat laskunne verkkopankissa. Nimien täsmäämättömyys aiheuttaa varmasti ruuhkaa asiakaspalvelussanne ja pahimmassa tapauksessa myös maksuviiveitä.
Kiitokset TW-laskennan asiantuntijoille Noora Westerbergille ja Lasse Turuselle huolellisesta ja aikaa vievästä selvitystyöstä eri pankkien ja ohjelmistotalojen kanssa!
