Auktorisointivaatimukset kiristyneet merkittävästi
Auktorisoinnin saavuttaminen tilitoimistolle on nykyisin vaikeampaa kuin koskaan. Viimeisen vuoden aikana tilitoimistoille on asetettu kymmeniä uusia auktorisointivaatimuksia. Tämä kehitys on osa taloushallintoalaan vaikuttavaa laajaa trendiä, jossa viranomaisten, rahoitusalan toimijoiden ja asiakkaiden odotukset kirjanpidon sekä taloushallinnon palvelujen laadusta ja luotettavuudesta nousevat. Yhä tiukemmat säännökset asettavat uusia vaatimuksia sekä tilitoimistojen toiminnalle että niiden henkilöstön osaamiselle.
Jo vuosia auktorisoiduilta tilitoimistoilta on vaadittu muun muassa sitä, että yrityksen oma talous on kunnossa, tilitoimistolla on riittävä osaaminen, toimisto on laatinut toimeksiantosopimukset kaikkien asiakkaiden kanssa ja että toimisto toimii riippumattomasti.
Nykyisin vaaditaan lisäksi muun muassa seuraavia asioita:
- kirjallinen, ja vähintään vuosittain toimeenpantava tapa asiakastöiden laadun varmistamiseksi
- ilmoittajansuojelulain mukainen riippumaton ilmoituskanava (Whistleblowing)
- määrämuotoinen ja vähintään vuosittain toteutettava menettely vaarallisten työyhdistelmien tunnistamiseksi, ehkäisemiseksi ja valvomiseksi
- kirjallinen tai muuten selkeä menettelytapa, jolla tilitoimisto arvioi, riittävätkö toimiston resurssit toimeksiantosopimusten mukaisten työtehtävien ja muiden töiden hoitamiseksi sovitussa aikataulussa
- tietokoneiden sekä mobiililaitteiden tallennustila ja mahdolliset muistikortit kryptattu
- sähköpostipalveluun kirjautumisessa otettu käyttöön monimenetelmäinen todentaminen (2FA/MFA) tai vastaava ratkaisu käyttäjätunnus/salasanaparin lisäksi
- kaikkien työntekijöiden kanssa laadittu kirjallinen salassapitosopimus
- laatinut rahanpesulain mukaisen riskiarvion rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien tunnistamiseksi ja arvioimiseksi
- tehokkaat menettelytavat sekä sisäinen valvonta pakotteiden ja jäädyttämispäätösten noudattamisen varmistamiseksi
Listaa voisi jatkaa paljon pidemmälle. Yksittäisiä auktorisointivaatimuksia on nykyisin liki 90 kappaletta. Vaatimuksia löytyy esimerkiksi osaamisen, resurssien hallinnan, laadun hallinnan, raportoinnin, dokumentoinnin, tietoturvan, tietosuojan ja rahanpesulain alueilta.
Sääntely muuttuu jatkuvasti, auktorisointi seuraa
Auktorisointivaatimusten kiristyminen tuskin jää viime vuoden ilmiöksi. Sääntely-ympäristö muuttuu jatkuvasti. Erityisesti teknologian ja kansainvälisen talouden kehitys tuo uusia vaatimuksia myös suomalaisille tilitoimistoille. Digitalisaation, automaation ja tekoälyn hyödyntäminen sekä vastuullisen liiketoiminnan korostaminen vaikuttavat jatkossakin auktorisointikriteereihin.
Kiristyneet vaatimukset ja auktorisointivalvonta ovat saaneet aikaan sen, että auktorisoinnin piiriin on hakeutunut yhä vähemmän tilitoimistoja. Vastaavasti moni aiemmin auktorisoitu tilitoimisto on luopunut auktorisoinnista – joko vapaaehtoisesti, tai siten, että valvova elin Taloushallintoliitto on joutunut poistamaan auktorisoinnin. Kymmenen vuotta sitten auktorisoituja tilitoimistoja oli 660 kappaletta, viime vuonna 560 kappaletta, tällä hetkellä enää 520 kappaletta. Toki kehitykseen ovat osaltaan vaikuttaneet myös toimialan yritysjärjestelyt.
Tilitoimistojen asiakkaiden kannalta edellä kuvattu auktorisoinnin kiristyminen on luonnollisesti ollut positiivista. Auktorisoidut taloushallinnon palveluntuottajat ovat entistä parempia ja myös aiempaa tiukemman syynin kohteena. Tilitoimistot joutuvat jatkuvasti ponnistelemaan säilyttääkseen auktorisointinsa.
Muutokset vaativat sekä investointeja osaamiseen että selkeitä prosesseja ja vastuullista johtamista. Lopputuloksena asiakkaat saavat entistä turvallisempia ja laadukkaampia palveluita, mutta myös toimijoiden välinen kilpailu ja kustannuspaineet kasvavat. Auktorisoinnin kehitys on osa laajempaa muutosta, jossa laadun ja läpinäkyvyyden merkitys kasvaa, ja tilitoimistot joutuvat jatkuvasti uudistumaan vastatakseen yhteiskunnan ja asiakkaiden odotuksiin.
Nyt on hyvä aika valita taloushallinnon palveluntuottajaksi auktorisoitu tilitoimisto.
